Az iratkezelők és irattárosok alapvető tudnivalói. Jegyzet az iratkezelők és irattárosok továbbképzéséhez (Budapest, 1988)

Zsigovits Istvánné: Az iratkezelés fázisai

Eljárás TÜK iratok esetén A TÜK iratok átvételére csak a TÜK kezelésével megbízott személy jogosult. Előfordul, hogy posta útján küldenek TÜK iratokat. Ezeket — ha postai kézbesítő hozza, akkor — a TÜK kezelő veheti át. Ha a postafiókból a meghatalmazott veszi át (a többi irattal együtt), a központi iktató- vagy kezelőiroda köteles azonnal a TÜK kezelőjének — hitelesített TÜK kézbesítőkönyvben aláírás ellenében — átadni. Ha posta útján küldik a TÜK iratokat ajánlottként, kettős borítékban elhelyezve kell feladni őket. A belső borítékon kell szerepeltetni a „TÜK" jelzést, tehát a külső boríték felbontása még nem sérti a bontás tilalmát. 3. Az iratok nyilvántartásba vétele A 30/1969. kormányrendelet mellékletében foglalt irányelvek pontos meghatározást adnak a nyilvántartásba vétel időpontjára, a nyilvántartás tartalmi vezetésére és felhívják a figyelmet a nyilvántartás rendszerének és módjának célszerű megválasztására. Eszerint az iratokat a keletkezésük ill. beérkezésük időpontjában kell nyilvántartásba venni. A nyilvántartásnak az iratok azonosításához szükséges adatokat kell tartalmazni, történhet központilag vagy szervezeti egységenként (tehát centralizált vagy decentralizált rendszerben), iktatással vagy a szerv ill. az irat jellegének megfelelő más célszerű módon. a) Az érkeztetés Az irat kézhezvételének (illetve beérkezésének) dátuma döntő szerephez juthat az ügyvitelben, különösen ha az intézkedés megtétele, kötelezettség teljesítése határidőhöz kötött. Ezért az érkeztetés a nyilvántartás egyik legfontosabb adata. Központi szervezetű iratkezelési rendszerben, ha a központi iktatóiroda vezetője jogosult a küldemények felbontására, a dolog egyszerű: a küldeményt átveszi, felbontja, az átvétel dátumát rávezeti, majd iktatják az iratot és továbbítják az ügyintézőhöz. Csak arra kell ügyelni ill. azt kell megoldani, hogy azokra az iktatandó iratokra, amelyeknek bontási jogát a szerv vezetője fenntartotta magának, illetve amelyek bontására csak a címzett jogosult, a címzett írja fel a kézhezvétel dátumát. Ezeket a küldeményeket úgy kell eljuttatni hozzájuk, hogy még aznap visszakerüljenek az iktatóhelyre, hogy lehetőleg még az ügyintéző is megkaphassa az iktatott iratot az érkezés napján. Célszerű ezért ezeket a küldeményeket külön naplóba bevezetni és aláírás ellenében visszavárólag átadni a címzettnek, hogy az iktatóiroda figyelemmel tudja kísérni az irat iktatásra történő visszakerülését. Azokat az iratokat is érkeztetni kell, amelyek nem tartoznak az iktatandó iratok körébe, vagy nyilvántartásba vételük az ügyintéző szervezeti egységnél más módon történik. Ezeken az iratokon a cím felett kell feljegyezni (dátumbélyegzővel vagy kézzel) az érkezés keltét „érkezett. . . év . . . hó...nap", majd az érkeztetőkönyvvel az illetékes ügyintézőhelyre kell eljuttatni az iratokat. Az érkeztetőkönyvben a dátum, a feladó és az átvétel aláírására szolgáló rovatok kitöltése szükséges, tehát mely napon érkezett, honnan érkezett és hová került, ki vette át ügyintézésre. Vegyes szervezetű iratkezelési rendszerben a központi kezelőiroda feladata, hogy a szerv címére érkező minden küldeményt átvegyen illetőleg a postafiókból elhozza, és rövid úton továbbítsa azokat az illetékes iktató helyekre. Ilyen szempontból megkönnyíti a munkájukat, ha a feladó a borítékon feltünteti a címzett szervezeti egység vagy az ügyintéző nevét. Csak azokat a küldeményeket kell felbontaniuk, amelyekre a címzett nincs felírva. Ekkor nekik kell megállapítani az irat tartalmából, hogy hová kell továbbítani az iratot, mely szervezeti egység illetékes a nyilvántartásba vételére és ügyintézésére. A központi kezelőiroda dolgozói — abban a pillanatban, amikor a küldeményt átvették a kézbesítőtől vagy elhozták a postafiókból — átvették a felelősséget is a küldemény rendeltetés szerinti helyére való továbbításáért. Ritkán, de előfordulhat, hogy a postán elvész a küldemény, vagy hiányos, pontatlan címzés miatt csak késve jut el a szerv címére. Az is előfordulhat, hogy a feladó a levele keltétől számítva napokkal, hetekkel később adja fel küldeményét. Ezekben az esetekben a kezelőiroda dolgozóinak — a felelősség megállapítására - elfogadható módon igazolni kell, hogy a küldemény mikor érkezett meg a szerv címére és ők mikor juttatták el a rendeltetés helyére.