Az iratkezelők és irattárosok alapvető tudnivalói. Jegyzet az iratkezelők és irattárosok továbbképzéséhez (Budapest, 1988)

Zsigovits Istvánné: Az iratkezelés fázisai

ZSIGOVITS ISTVÁNNÉ AZ IRATKEZELÉS FÁZISAI 1. A küldemények átvétele A szerv illetőleg az annak dolgozói részére érkező küldeményeket hivatalos munkaidő alatt a központi iktatóiroda vagya központi kezelőiroda dolgozói vehetik át. Ha a szerv a postahivatalból fiókot bérel, gondoskodnia kell arról, hogy a meghatalmazással rendelkező dolgozó minden munkanapon — szükség esetén több alkalommal is — a küldeményeket zárható táskában elhozza. Postai vagy hivatali kézbesítőtől is kizárólag a központi iktató, vagy kezelőiroda dolgozói vehetnek át küldeményeket. A hivatali kézbesítő által hozott küldemények átvétele kézbesítőkönyvben, aláírás ellenében történik. Az ügyfél által személyesen benyújtott beadványt — ha a központi iktatóiroda veszi át, az ügyvitel előtt azonnal iktatni kell, ha más helyen történik az átvétel, akkor igazolni. A vétíwel érkező küldeményeket csak a címzett veheti át a vétív aláírása ellenében. (A vétívet vissza kell küldeni a feladónak.) A bankpostai küldemények átvétele az egyéb postai küldeményekkel együtt történik. Pénz és értékküldemények átvételére a címzettek illetve azok megbízottai jogosultak. A küldemények átvételekor ellenőrizni kell azok épségét. Az olyan küldeményekre, amelyeknek a burkolata sérült, vagy azon a felbontás jelei megállapíthatók, rá kell vezetni, hogy „sérülten érkezett" vagy ,felbontva érkezett" és keltezéssel ellátva alá kell írni és az átadóval (kézbesítővel) ezt a tényt el kell ismertetni. 2. A küldemények felbontása, ellenőrzése, minősítése A szerv címére érkező küldemények felbontására a szerv vezetője illetőleg az általa megbízott személy jogosult. Ezt a jogosultságot csak olyan személy kaphatja meg a szerv vezetőjétől, aki erre minden tekintetben alkalmas, tehát gyors áttekintéssel és ügyismerettel rendelkezik, ismeri a szerv szervezeti felépítését, ügymeneti rendjét, az ügyvitelben dolgozókat, lehetőleg a feladatkörükbe utalt ügyek körét is és a hivatali titoktartás szempontjából is megbízható. A küldemények felbontásának jogát a vezetők központi szervezetű iratkezelési rendszerben általában a központi iktatóiroda vezetőjére bízzák, vegyes szervezetű iratkezelési rendszerben pedig a központi kezelőiroda, részben a feladatkörük szerint illetékes szervezeti egység vezetőit bízzák meg. Ha a központi iktatóiroda vezetője bonthatja a küldeményeket, az iratot azonnal nyilvántartásba veszik, és rövid úton — az illetékes szervezeti egység vezetőjén keresztül — még érkezése napján az ügyintézőhöz eljuttatják. Vegyes szervezeti formában a központi kezelőiroda dolgozóinak nyilvántartásba vételi feladatuk nincs. Ezért a kezelőirodán csak azon küldemények felbontására jogosultak, amelyeknek a felbontása után derül ki, hogy az irat ügyintézésére, nyilvántartásba vételére melyik szervezeti egység illetékes. Az iratkezelési szabályzatban kell meghatározni azon küldemények körét, amelyeket minden esetben felbontás nélkül kell a címzetthez eljuttatni még abban az esetben is, ha egyébként a központi iktatóiroda vezetője jogosult a felbontásra. Ezt helyileg a szerv vezetője határozza meg. Az ilyen küldeményeknél mindig alaposan fontolóra kell venni annak az okát, amiért az általános felhatalmazás alól kiemelik. Általában felbontás nélkül kell az illetékeshez továbbítani az MSZMP, KISZ, Szakszervezet és más társadalmi szervezetektől, illetve a részükre érkező küldeményeket, az üzemi orvos, az SZTK ügyintéző, a személyzeti (fő)osztály részére érkező küldeményeket. Minden esetben felbontás nélkül kell a címzetthez továbbítani a megállapíthatóan névre szóló, valamint azokat a küldeményeket, amelyek bontásának jogát a vezető fenntartja magának. Kizárólag a címzett jogosult más személynek általános vagy egyedi esetekben felhatalmazást adni, külön felhatalmazás nélkül csak a vezető jogosult az ilyen küldemények felbontására is.