Az iratkezelők és irattárosok alapvető tudnivalói. Jegyzet az iratkezelők és irattárosok továbbképzéséhez (Budapest, 1988)

Zsigovits Istvánné: Az iratkezelés-irattározás alakulása, szervezete, funkciói

• A sorszámos iktatási rendszer Ebben a rendszerben minden iratváltás külön sorszámon történik. A beérkezett iratok illetve a saját kezdeményezésű anyagok adatait mindig a soron következő iktatószámra kell bejegyezni. A beérkezett iratra írt választ nem szabad külön sorszámon iktatni, hanem az érkezett iratnak adott iktatószámon kell elküldeni. Ezt a tényt az iktatmány során a kezelési feljegyzés rovatba kell bejegyezni. (A saját iratra érkező választ beérkező iratnak kell tekinteni, tehát külön sorszámon kell iktatni.) Az ugyanazon tárgyban keletkezett elő- és utóiratok iktatószámát kölcsönösen jelezni kell az iktatókönyv megfelelő rovatában és az iratokon is. A sorszámozás az év első munkanapján 1-gyel kezdődik és az év végéig megszakítás nélkül folytatódik. Az egy ügyben keletkezett iratokat együtt kell kezelni (az előirathoz kell szerelni az utóiratokat). Sorszámos iktatású többfordulós ügyek iratainak gyors és pontos visszakeresése csak név- vagy tárgymutató vezetésével lehetséges. • Az alapszámos iktatási rendszer A rendszer a sorszámos iktatás továbbfejlesztése útján alakult ki. Itt is minden iratváltás — hasonlóan a sorszámos iktatáshoz — külön sorszámon történik, de a többfordulós ügyek esetében az egy ügyben keletkezett iratok együtt történő kezelését alapszámnak kijelölt iktatószámon teszik egyszerűbbé. Az alapszámos rendszernek három változata van: A változatlan alapszámos rendszer lényege, hogy az ügyben elsőként keletkezett vagy elsőnek beérkezett irat (az ügy kezdő irata) iktatószámán tartják nyilván az ügyben keletkezett valamennyi iratot függetlenül attól, hogy az ügyben hány iratváltás (hány iktatószám felhasználása) történt. Ez abban az esetben is így van, ha az ügyben több éven keresztül keletkeznek iratok. Előnye, hogy az iratok együtt, a kezdő irat számán találhatók, nincs szükség az iratokon több alapszám feltüntetésére. Hátránya viszont, hogy az irategyüttest — melyben ilymódon az éveken át tartó ügy iratait elhelyezték — évek során sem lehet lezárni, később pedig fennáll az a veszély, hogy a többi irattal együtt ezeket is kiselejtezik, mégpedig előbb mint ahogy a lezárástól számított őrzési idejük lejár. Az évenként megújuló alapszámos rendszer a változatlan alapszámos rendszer észszerűsített változata. Az ügyben elsőként keletkezett irat iktatószáma lesz itt is az alapszám, akármennyi iktatószámot használnak is fel az adott évben az iratváltásokra. Ha azonban az ügy átnyúlik a következő évre, akkor az új évben elsőnek érkezett irat iktatószáma lesz az alapszám és ez így ismétlődik éveken át. Az iktatókönyvbe természetesen be kell vezetni, hogy a következő év melyik iktatószámára lettek áttéve az ügy iratai. Az iratokat az előző évi irategyüttesből minden évben ki kell emelni, és mindig a tárgyévi iratok közé kell helyezni. Előnye, hogy így az iktatókönyvet és az irategyüttest le lehet zárni, az iratok pedig mindig kéznél vannak a tárgyév iratai között. Az előrehaladó alapszámos rendszer lényege, hogy az alapszám mindig az ügyben keletkezett utolsó irat iktatószáma, tehát állandóan változik, és csak az ügyben legutolsónak keletkezett irat iktatószámával kapja meg a végleges alapszámot. Emiatt az iratokon is és az iktatókönyvben is minden esetben át kell írni az alapszámot, és az ügy iratait is folyamatosan át kell helyezni az újabb alapszámként szereplő iktatószámra. Ügyintézés szempontjából előnyös, hogy az iratok itt-is mindig együtt vannak, de kizárólag az iratkapcsolódások rendszeres vezetése esetén működik jól, ezenkívül túl sok szám kerül az iratokra. • Az alszámos iktatási rendszer E rendszer szerint 4 vagy 8 alszámos iktató könyvben történik az iktatás. Lényege, hogy minden egyes ügyben az elsőnek keletkezett vagy érkezett irat kap iktatószámot (főszám), a további iratok ennek alszámain kerülnek bejegyzésre. Az iraton a főszám és az alszám szerepel. Az ügyben keletkezett iratok (4 alszám esetén 2 iratváltás, 8 alszámén pedig 4 iratváltás) természetesen együtt kezelendők. Nem igényli az iratkapcsolatok külön történő nyilvántartását. Ha a főszámaiszámai beteltek - minta sorszámos iktatásnál — új iktatószámra, főszámra kell iktatni. Az előző főszámot mint előiratszámot kell bevezetni ennél a számnál és hasonlóan kell eljárni az új főszám esetében is, amelyet az előző