Az iratkezelők és irattárosok alapvető tudnivalói. Jegyzet az iratkezelők és irattárosok továbbképzéséhez (Budapest, 1988)

Zsigovits Istvánné: Az iratkezelés-irattározás alakulása, szervezete, funkciói

főszámhoz utóiratként kell bejegyezni. Az ügy iratait az utóirathoz kell elhelyezni, a további iratváltásokra pedig az új főszám alszámait kell felhasználni. Az alszámos iktatókönyvek használata a több iratváltással járó ügyek nyilvántartására kifejezetten alkalmas. • A főlajstromos iktatási rendszer Ebben a rendszerben nem az egyes iratok, hanem az ügyek kapnak nyilvántartási számot, ú.n. főlajstromszámot, és naptári évre való tekintet nélkül, az ügyben keletkezett valamennyi irat a főlajstromszámon belül alszámot kap. (Megjegyezzük, hogy fő lajstromszám ként használható az irattári tételszám olymódon, hogy a tételen belül az iratok alszámokat kaphatnak. Különösen a nem iktatandó iratok esetében érdekes ez. Sorszámos iktató könyvből is adható iktatószám és használható fő lajstromszám ként pl. egy szervezeti egység egy témában keletkező ügyeinek nyilvántartására. A gyakorlatban ez gyakran megtörténik, mert a szervek feladatkörétől függően előfordulnak olyan iratféleségek, amelyeket nem kell és nem is célszerű darabonként iktatni.) b) Gazdasági szervek esetében A gazdasági szerveknél nehezebb körülmények között alakult ki a megfelelő színvonalú iratkezelésirattározás. Az államosítást követően az elsődleges cél a termelés megszervezése volt. Voltak ugyan ügyviteli rendelkezések, amelyek az ügyek intézésének kötelező előírásait tartalmazták, de az ügyvitel szervezésével, az iratkezelés és irattározás szabályozásával még nem foglalkoztak. A kapitalista vállalatoknál jól bevált iratkezelési—irattározási rendszer — a nyilvántartások hiánya miatt — az új követelményeknek már nem felelt meg. (A kapitalista vállalatoknál az iratkezelést irattározást szabályozó, kötelező jellegű előírások nem voltak, a munkát alapvetően a gazdaságosság szem előtt tartásával, egyéni megfontolások alapján szervezték meg. Általában olyan iratkezelési—irattározási rendszert alakítottak ki, amelyben nem az egyes iratokat kellett iktatni, hanem bizonyos irategyütteseket, vagyis egy-egy dosszié tartalmát tartották nyilván. Mivel a kapitalista üzemek általában közvetlen kapcsolatban álltak a vevőkkel, szállítókkal, és a velük folytatott levelezésük igen terjedelmes és a számukra a legfontosabb volt, a levelezést úgy rendszerezték, hogy minden nyilvántartásban történő keresgélés nélkül is gyorsan meg lehessen találni a szükséges iratokat. Erre a legcélszerűbbnek a levelező partnerek szerint csoportosított sorozatok kialakítását tartották. Minden levelező partner számára külön dossziét nyitottak és abban helyezték el a tőle beérkezett levelet és mellé tették a válaszlevél egy másolati példányát is. A levelező partnerek szerinti iratsorozatokat — a könnyebb és gyorsabb megtalálás érdekében - betűrendben állították fel. Ez volt az ú.n. önmutatós módszer, amely nem igényelt nyilvántartást. Központi irattár nem volt, az iratokat az egyes osztályokon helyezték el.) Az államosítás után — a megváltozott társadalmi-politikai körülmények között — az állami vállalatok függő viszonyba kerültek a felettes szervektől, hatóságoktól. Újfajta kapcsolatok jöttek létre a párt- és társadalmi szervekkel, emellett kapcsolatba kerültek más állami vállalatokkal és társszervekkel is. Újabb és újabb iratfajták keletkeztek, amelyek többnyire határidőhöz kötött intézkedéseket igényeltek. Tömegessé vált az iratok termelése, tömegszerűvé vált az ügyek intézése és egyúttal követelménnyé vált a gyorsabb ügyintézés is. Ezek a körülmények természetszerűleg igényelték volna az iratkezelés korszerűsítését, de az ügyviteli rendelkezések csak az ügyek elintézésének kötelező előírásaira szorítkoztak, vállalati iratkezelést szabályozó rendelkezés nem készült. Ezért az ügyintézők igyekeztek a munkájukhoz szükséges iratokból legalább egy biztonsági példányt megszerezni, amelyet azután belátásuk szerint, több-kevesebb hozzáértéssel rendszerezve vagy anélkül, asztalfiókokban, szekrényekben tároltak. Azokat az iratokat pedig, amelyekre az ügyintézésben már nem volt szükségük, az „elfekvő" iratok számára kijelölt helyiségbe, rendszerint a minden másra alkalmatlan pincébe rakták le. Az állandóan növekvő iratforgalom elengedhetetlenné tette az iratok nyilvántartását. A vállalatok iratkezelésében általában az egyszerű sorszámos iktatás terjedt el. Olyan iktatókönyveket használtak, amilyet éppen be tudtak szerezni és az a gyakorlat alakult ki, hogy központilag iktattak minden beérkező iratot és ezután juttatták el az ügyintéző helyre, ahol rendszerint ismét iktatásra került. Ameny-