Az iratkezelők és irattárosok alapvető tudnivalói. Jegyzet az iratkezelők és irattárosok továbbképzéséhez (Budapest, 1988)

Zsigovits Istvánné: Az iratkezelési szabályzat és irattári terv készítése és módosítása

az irattározásért, iratselejtezésért és a levéltári átadásért felelős személyt. A felelősök jogait és kötelességeit rögzíteni kell, és ugyancsak részletesen kell szabályozni az iratkezelés szervezetének megfelelően az iratkezelői és ügyintézői feladatokat is. Az elintézett iratokat mind a központi, mind a vegyes szervezetű iratkezelési rendszerben az iktatás helyén — tehát annál a szervezeti egységnél — kell irattárba helyezni, ahol iktatták. Pontosan le kell írni az elintézett iratok irattárba helyezésével járó iratkezelői feladatokat (az iktatókönyvbe mely bejegyzések megtétele esedékes, az iratokat gyűjtőbe kell helyezni stb.) azaz szabályozni kell az iktatókönyvi bejegyzések megtételére, az átmeneti irattárba helyezésre vonatkozó iratkezelői feladatok elvégzésének módját. Rendelkezni kell az átmeneti irattározás rendjéről és meg kell határozni, hogy hány évig kell átmeneti irattárban kezelni az iratokat. Le kell írni a központi irattárba adás rendjét, a központi irattári rend kialakítását, az irattári nyilvántartások készítését és módját, a selejtezés szabályait és módszerét, meghatározva a nem selejtezhető iratok körét. Szólni kell a levéltári átadásról és mikéntjéről. Osztott szervezetű iratkezelési rendszerben az egymástól valami oknál fogva elkülönülő szervezeti egységeken belül önálló iratkezelési rendszert lehet szervezni. Számukra a szabályozást külön-külön, részletesen kell megadni. A szabályzatokkal szemben minden esetben az az elvárás, hogy feleljenek meg a szerv szervezeti felépítésének, jól illeszkedjenek a szerv ügyrendjében meghatározott feladatokhoz, az ügyintézés meghatározott menetéhez, és rugalmasan tudják követni a belső szervezeti és ügymeneti változásokat. b) Az irattári terv összeállítása kapcsán valamennyi szervezeti egység vezetőjétől kérni kell, hogy az ügyintézők, előadók, iratkezelők bevonásával készítsék el a szervezeti egységek által intézendő ügyek iratainak ügykörjegyzékét. A jegyzékben ügykörönként részletesen sorolják fel, hogy melyek a szervezeti egység (önálló ügyintéző(k), előadó(k)) feladatkörébe utalt rendszeresen ellátott ügyek; melyek a szorosan vett feladatkörbe nem tartozó, de általuk ellátott ügyek; melyek a nem iktatott, de általuk ellátott ill. irattározott iratok, bizonylatok, nyilvántartások; valamint milyen egyéb iratokat őriznek. Úgy sorolják fel az egyes ügykörökön belül a tárgyuk szerint kialakított irategyütteseket, ahogy azokat a gyakorlatban együtt lehet kezelni. Az irategyüttesek megnevezését konkrétan adják meg (pl. „jegyzőkönyv" nem elegendő, mert ha azok az igazgató tanácsülések jegyzőkönyvei, akkor nem selejtezhető levéltári anyagnak kell tekinteni, ha pedig — rendszerint helyileg ugyanott — a VDB jegyzőkönyvei, akkor 5 év után selejtezhetők). Az irategyütteseket lehetőleg úgy kell kialakítani, hogy egy tételbe azonos őrzési idejű iratok kerüljenek, vagyis azonos ügyviteli értékükből adódóan együtt lehessen kezelni őket. Adják meg azt is, hogy az egyes tételeknek a nyilvántartását milyen jogszabály írja elő, mások kezelésére milyen nyilvántartást alkalmaznak vagy javasolnak. A beérkezett ügykörjegyzékek alapján állítható össze az irattári terv és dolgozható ki a nyilvántartás rendszere. Személyesen kell ellenőrizni és egyeztetni a szervezeti egységeknél az általuk megadott ügykörjegyzékek adatait. Ha egy-egy iratcsoporton belül ügyviteli értékű és levéltári értékű anyag is van, szét kell választani őket pl. a mérlegek közül külön tételbe kell sorolni a részadatokat tartalmazó (havi, negyedéves), illetve az éves mérlegbeszámolót, mivel az előbbieknek csak ügyviteli értékük van, míg az utóbbi történeti értékkel bír. A szervezeti egységek által megadott és ellenőrzött ügykörjegyzékek alapján meg kell állapítani az irattári terv tételeit, rendszerezni kell őket, az egyes tételeknek jelzőszámot, azaz az irattári terv rendszerében elfoglalt helyét mutató tételszámot kell adni. Meg kell határozni a tételek selejtezéséhez vagy levéltárba adásához szükséges őrzési időt. Az irattári terv rendszerét tekintve lehet szervezeti felépítést követő vagy ügykörökre épülő. A szervezeti felépítést követő irattári terv elkészítése és használata egyaránt egyszerű, ugyanis a szervezeti egységek által kialakított irategyütteseket a nekik legmegfelelőbb módon foglalja rendszerbe. Az ügyintézőknek, előadóknak nem kell keresgélni, sőt hamar fejből is meg lehet jegyezni az általuk ellátott ügyek tételszámait. Hátránya, hogy átszervezések alkalmával a szervezeti változásokat nem tudja követni, mivel a megszűnt szervezeti egység feladatkörét más szervezeti egység veszi át. Az irattári tervben az átszervezett egység tételeit az átvevő szervezeti egység tételeihez kell új tételszámra átsorolni. Ezért az új szabályzat és irattári terv kiadásakor nem szabad a régi irattári tervet