Az iratkezelők és irattárosok alapvető tudnivalói. Jegyzet az iratkezelők és irattárosok továbbképzéséhez (Budapest, 1988)

Zsigovits Istvánné: Az iratkezelési szabályzat és irattári terv készítése és módosítása

hatályon kívül helyezni, hanem az annak alapján rendszerezett irattári anyag selejtezésére, levéltárba adására továbbra is a régi irattári terv lesz az érvényes. Emiatt a régi irattári terv által rendszerezett irattári anyagot is — a lehetőség szerint — el kell különíteni az újabb iratoktól. Az ügykörökre épülő (funkcionális) irattári tervek a szerv feladatkörében ellátott ügyek iratait főcsoportonként foglalják rendszerbe, függetlenül attól, hogy a főcsoporton belüli ügyeket melyik szervezeti egység végzi, pl. az „igazgatási ügyek" főcsoportba tartozik a szerv igazgatásával kapcsolatos valamennyi tétel, tekintet nélkül arra, hogy iratai melyik főosztályon keletkeztek. Belső szervezeti változás miatt az ügykörökre épülő irattári tervet nem kell átdolgozni, megváltoztatni, a tételek az eredeti rendszerben elfoglalt helyükön maradnak. Ez a terv elsősorban központi szervezetű iratkezelési rendszerben alkalmazható, mert az irattári rendet iratfajtánként elkülönítve alakíthatják ki és ez a rend hosszútávon áttekinthető, a régi ügyek iratai is gyorsan visszakereshetők. Újabban egyes vállalatoknál vegyes szervezetű iratkezelési rendszerben is — a gyakori átszervezések miatt - áttértek az ügykörökre épülő irattári tervek alkalmazására. Az irattározási rendszert szervezeti egységenként, ezen belül iratfajtánként elkülönítve tudják a gyakorlatban kialakítani. Az irattári tervet - mint látható — tehát úgy kell elkészíteni, hogy pontos tájékoztatást adjon az adott szerv teljes iratállományáról; a szerv ügyköreinek ismeretében tárgyi tételek szerint csoportosítsa az iratokat; a tételeket úgy fogalmazza meg, hogy azok hűen fejezzék ki a hozzájuk tartozó iratféleségek tartalmát; az őrzési időket a levéltári és jogszabályi előírások figyelembe vételével határozza meg. 4. Az iratkezelési szabályzat és az irattári terv módosítása Az iratkezelési szabályzatok módosítása, kiegészítése akkor szükséges, ha a szerven belüli szervezeti változások vagy az ügyvitel korszerűsítése indokolja. Ha a szervezeti változás olyan nagy mértékű, hogy a szerv iratkezelési rendszerének teljes megreformálását igényli, akkor a szabályzatot felül kell vizsgálni, és az új felállásnak valamint a korszerű ügyviteli igényeknek megfelelően át kell dolgozni, új szabályzatot kell készíteni. (3—5 évenként ebből a szempontból érdemes felülvizsgálni a szabályzatot.) Az irattári terv módosítása, kiegészítése állandó feladat. Amennyiben év közben kiderül, hogy vannak kihasználatlan tételek vagy keletkeztek olyan iratok, amelyeket a meglévő tételekbe nem lehet besorolni, úgy ezeket az észrevételeket az érintett szervezeti egységeknek már a tárgyév során a saját irattári tervükben elő kell jegyezni, az év végén pedig az iratkezelésért, irattározásért felelős vezetőnek be kell jelenteni, és egyúttal írásos javaslatot kell tenni az új tételszámok bevezetésére. Az illetékes vezető feladata, hogy az irattári tervet összhangba hozza a szervezeti egységek ügyköreiben bekövetkezett változásokkal és azoknak megfelelően kiegészíttesse vagy módosíttassa az irattári tervet. A szabályzat illetve a terv módosítását az illetékes levéltár véleményének figyelembe vételével kell elvégezni és az irattári tervet jóváhagyásra az illetékes ágazati minisztériumba fel kell terjeszteni. Gondoskodni kell arról, hogy a szabályzatban illetve a tervben eszközölt módosításokat, kiegészítéseket a szerven belül minden érintett dolgozó szabályzatába illetve irattári tervébe bevezessék, a módosított vagy átdolgozott szabályzatot és tervet megkapják és megismerjék, a továbbiakban pedig a gyakorlati munkájukban alkalmazzák.