Az iratkezelők és irattárosok alapvető tudnivalói. Jegyzet az iratkezelők és irattárosok továbbképzéséhez (Budapest, 1988)

Zsigovits Istvánné: Az iratkezelési szabályzat és irattári terv készítése és módosítása

határozza meg az iratkezelési rendszer szervezetét, és ennek megfelelően szabályozza a szervhez beérkezett, ill. a szerv működése során keletkezett iratok átvételét, nyilvántartását, leírását, továbbítását, irattározását, selejtezését, levéltári átadását. Pontosan határozza meg az iratkezelői feladatokat, hogy az iratkezelés különböző fázisaiban mindenki tudja mi a feladata, mit kell elvégeznie annak érdekében, hogy az iratkezelés egész rendszerével hozzájáruljon a szakszerű és gyors ügyintézéshez, biztosítsa az iratok meghatározott rendszerben való gondos megőrzését és az iratokban való könnyű tájékozódást. Ennek értelmében az iratkezelési szabályzatokban pontosan meg kell határozni a szerv iratkezelésének szervezetét és formáját; az iratkezelés irányításáért és ellenőrzéséért felelős vezető személyt ill. a munkával kapcsolatos feladatait; az iratkezeléssel foglalkozó dolgozók feladatait; az ügyintézők iratkezeléssel kapcsolatos feladatait; az iratok nyilvántartásba vételének illetőleg nyilvántartásának módját; a szerv ügykezelési szabályait; az irattárba helyezés, irattározás módját, rendszerét, irattári nyilvántartását; az iratok selejtezésének módját; a levéltári átadás főbb szabályait; a megszűnt szervezeti egység vagy szerv iratai elhelyezésének, átadás—átvételének módját; az ÜT iratok megkülönböztetett kezelésének szabályait (mellékletként az ÜT ügyköröket is). A szabályzat hatálya kiterjed a szerv működése során keletkezett összes általános ügyviteli iratának kezelésére, ideértve a kép- és hangfelvételeket, gépi adathordozókat is, kivéve a párt, KISZ, szakszervezet és más társadalmi szervezetek iratait. Az „Üzemi titok"-ként minősített iratokat az általános iratokkal együtt kell iktatni, az esetek megkülönböztetett kezelésére, irattározására vonatkozó előírásokat külön vezetői (Vezig. Főig., igazgató, hív. vezető vagy elnöki) utasításban kell szabályozni. Nem tartozik a szabályzat hatáskörébe a „Szigorúan titkos" és „Titkos" minősítésű iratok kezelésének rendje. Az erre vonatkozó előírásokat az 1987. évi 5. tvr., a végrehajtására kiadott 17/1987. (VI. 9.) MT. sz. rendelet értelmében kiadott (helyi) vezetői utasításban kell külön szabályozni. b) Az irattárj terv feladata, hogy a szerv ügyköreiben előforduló teljes iratforgalmat olyan rendszerbe foglalja, hogy azzal biztosítani tudja az áttekinthető irattári rend kialakítását, egyszerűsítse, tegye könnyebbé a selejtezés munkáját és biztosítsa a levéltári értékű iratok hosszabb távon történő, védelmet nyújtó megőrzését. Az irattári terv jelentősége abban van, hogy az egy-egy ügykörbe tartozó konkrét ügyek iratait tárgyuk III. tartalmuk szerint azok ügyviteli és levéltári értékét figyelembe véve további csoportokra, irattári tételekre bontva tartalmazza. Egy irattári tételen belül azonos ügyviteli értékű vagy levéltári értékű iratok vannak. Az egyes tételek mellett szerepel az ügyviteli értékét jelentő szám, az az évszám, ahány évig az irategyüttes az ügyviteli munkához vagy hivatali ellenőrzéshez szükséges lehet, ameddig az irategyüttest meg kell őrizni. Ezért ezt a számot őrzési időnek nevezik, őrzési idejük lejárta után az iratokat ki kell selejtezni. Vannak olyan iratféleségek, amelyeknek az ügyviteli értékét nem lehet években meghatározni, mert azokra a szerv fennállásának folyamán bármikor szüksége lehet, tehát az ügyviteli értéke nem évül el, — ugyanakkor történeti értéket nem képez, — e miatt nem selejtezhetőnek kell minősíteni. Ezt a tétel mellett feltüntetett „N" betű jelzi. A történeti értékű iratfajták mellett őrzési időként feltüntetett „N" betű szintén azt jelenti, hogy az iratokat nem szabad kiselejtezni, a mellette feltüntetett évszám pedig azt, hogy annak eltelte után az anyagot a levéltárnak kell átadni. Ez az őrzési idő 15 évnél kevesebb nem lehet, mert a levéltár - a kormányrendelet értelmében — csak legalább 15 éves iratot vehet át. Ez idő alatt az iratot őrző szerv köteles gondoskodni az irattári terve szerinti levéltári anyagoknak a tvr. előírta védelméről. Ha egy szerv vállalni tudja, hogy 15 évnél tovább is biztosítja az iratvédelmetekkor a levéltári átadás idejét egységesen 20 évben is megállapíthatja. Az egyes irattári tételek az irattári terv rendszerében elfoglalt helyüknek megfelelő sorszámot kapnak. Ez az irategyüttesek rendszáma (jelzőszáma), ami az irattári tételszámot jelenti. Az irattári tervben szerepel:az ügykörök vagy a szervezeti egység megnevezése, alatta részletesen felsorolva: — az irattári tételszám, — a tételek megnevezése, — az őrzési idő (években) vagy a levéltári átadás ideje (években), — a megőrzés helye, amennyiben az irattári terv ügykörönként csoportosítva tartalmazza az irattári tételeket.