Az iratkezelők és irattárosok alapvető tudnivalói. Jegyzet az iratkezelők és irattárosok továbbképzéséhez (Budapest, 1988)

Zsigovits Istvánné: Az iratkezelési szabályzat és irattári terv készítése és módosítása

3. A készítés során követendő szempontok A szerveknek az iratkezelési szabályzatuk és irattári tervük elkészítéséhez a felügyeleti szervük által kiadott minta iratkezelési szabályzatok szolgálnak útmutatóul, a minta irattári tervek pedig általánosságban tartalmazzák azokat az iratféleségeket, amelyek az irányításuk alá tartozó szervek feladatkörében általában előfordulnak, ügykörönként csoportosítva vagy szervezeti egységenként felsorolva tartalmazzák a szervezeti egységek által általában ellátott ügyek iratainak tételes felsorolását és meghatározzák az azok őrzéséhez ill. a levéltárba adásához szükséges őrzési időt. Sorszámmal látják el az így felsorolt tételeket és üres sorszámokat hagynak ki az egyes ügykörök végén vagy szervezeti egységek iratai után arra az esetre, ha az irattári tervet újabb tételekkel kell kibővíteni, hogy azok a rendszerbem helyükre kerülhessenek. A mintaszabályzatok szabad kezet adnak a szerveknek arra nézve, hogy hogyan szervezzék meg, ill. hogyan alakítsák ki iratkezelésüket és csak azt korlátozzák, hogy az iratkezelés szervezeti formája centralizált, decentralizált vagy vegyes lehet. Viszont ezek közül a szerv a sajátosságainak és lehetőségeinek szem előtt tartásával maga választhatja ki a számára legmegfelelőbbet. A szabályzatok a főbb iratkezelői feladatok szabályozásához nyújtanak szempontokat, gondolunk a postai küldemények átvételére, elhozatalára, a nyilvántartásra, az ügyviteli feladatok ellátására (ügyintéző kijelölése, kiadványtervezet készítése, kiadványozás, leírás, összeolvasás, elküldés), az irattározásra, selejtezésre, levéltári átadásra. Az érintett szerveknek a felügyeleti hatóságuk által kiadott mintaszabályzatok és irattári tervek alapján kellett elkészíteniük és 1972. január 1 -el életbe léptetniük egyedi iratkezelési szabályzatukat és irattári tervüket. A szervek többsége ezt meg is tette. Az is előfordult azonban, hogy a minta irattári terveket többen változtatás nélkül másolták át saját részükre és a mintaszabályzatokat is csekély változtatásokkal adták ki. Ezek a tervek és szabályzatok hibásnak bizonyultak, a gyakorlatban nem tudták az iratkezelési—irattározási feladatokat realizálni, ugyanis a mintaszabályzatokban és -tervekben megadott szempontokat csak mint irányelveket kellett volna figyelembe venni az anyagok kidolgozása során. Hogy a helyi konkrét iratkezelői feladatokat hol, kik és milyen iratkezelési rendszerben végezzék, a szervek Szervezeti és Működési Szabályzata valamint Ügyviteli Szabályzata keretei között a szervek dönthetik el. A Szervezeti és Működési Szabályzat tartalmazza a szerv felépítésének ábráját (szervezeti séma) és pontosan meghatározza a szerv, azon belül az egyes szervezeti egységek feladatkörét, létszámát, az ott dolgozók munkaköri feladatait, aláírási jogát stb. Az Ügyviteli Szabályzat utyanakkor azt tartalmazza, hogy a szerv feladataitól függően milyen ügyek intézését köteles ellátni, fenntartásához milyen ügyek intézése tartozik, valamint kötelezően írja elő az ügyintézési szabályokat és egyes ügyek vonatkozásában azok nyilvántartását. Ezek a szerv sajátosságaiból adódó döntően meghatározó szempontok, mind az iratkezelési rendszer megszervezéséhez, mind az iratkezelés szabályozásához. Az Ügyviteli Szabályzat alapul szolgál az irattári terv összeállításához is, a feladatkörébe utalt, és a fenntartásához szükséges ügykörök ill. az azokban előforduló irategyüttesek összeállításához, rendszerbe foglalásához. A szabályzatok készítésekor — különösen az iratkezelés megszervezése (szervezete) és a nyilvántartási mód meghatározása tekintetében további szempontként mint befolyásoló tényezőket — figyelembe kell venni a szerv rendbeli nagyságát. Nyilvánvalóan sokkal bonyolultabb megszervezni egy kiemelt nagyvállalat iratkezelését mint egy kis szövetkezetét. Ugyanígy figyelembe kell venni a szerv területi elhelyezkedését is. Egyszerűbb az iratkezelés megszervezése még egy nagyvállalat esetében is, ha egy irodaépületben helyezkednek el az ügyintéző szervezeti egységek. (Az nem befolyásoló tényező, ha a szerv termelő üzemei esetleg távol esnek, mert többnyire azokban a napi operatív ügyek iratai vannak pl. jelenléti ívek, rendészeti iratok, termelési kimutatások stb. és ezek az iratféleségek nem jelentenek gondot a nyilvántartás rendszerének meghatározásában. Az ügyviteli értékük is — mint részadatokat tartalmazó iratféleségek, sokszorosított anyagok — általában csak 1—3 évre terjed, és bár igaz, hogy ezek az iratok egy-egy szerv irattermelésének nagy hányadát tehetik ki, csak az irattározás és selejtezés vonatkozásában okozhatnak problémát. A szabályzatok és tervek készítésekor az ilyen jellegű iratok rendszeres selejtezésére is gondolni kell.)