Az iratkezelők és irattárosok alapvető tudnivalói. Jegyzet az iratkezelők és irattárosok továbbképzéséhez (Budapest, 1988)

Zsigovits Istvánné: Az iratkezelési szabályzat és irattári terv készítése és módosítása

ZSIGOVITS ISTVÂNNÉ AZ IRATKEZELÉSI SZABÁLYZAT ÉS IRATTÁRI TERV KÉSZÍTÉSE ÉS MÓDOSÍTÁSA 1. Az iratkezelési szabályzat és az irattári terv szükségessége Az iratkezelés korszerű megszervezését, helyi szabályozását az ügyintézés tömegessé válása, ennek következtében az ügyviteli munka és az iratforgalom gyors növekedése valamint az iratok nagymértékű felhalmozódása tette szükségessé. Közel két évtizeden keresztül nem állt a különböző szervek részére olyan támpont, aminek alapján könnyebbé, gördülékenyebbé tehették volna az ügyviteli munkát. Az iratkezelés helyi megszervezéséről szabályozásáról, illetve az iratkezelési szabályzatok és irattári tervek egyedi elkészítéséről az 1969. évi 27. tvr. és a 30/1969. (IX. 2.) Korm. sz. rendelet intézkedik. Az ágazati szerveknek a végrehajtási utasítás mellékletében megadott irányelvek figyelembe vételével kellett — a helyi sajátosságoknak és lehetőségeknek megfelelően — megszervezni az ügyviteli munkát segítő iratkezelést. Ennek alapja az iratkezelési szabályzat, amelynek célja, hogy az iratkezelési feladatok elvégzését a korszerű ügyvitel igényeinek megfelelően és a modern technika által nyújtott lehetőségek figyelembe vételével úgy szabályozza, hogy ezzel a szerv rendeltetésszerű működését, feladatainak gyors és eredményes megoldását, tevékenységének hatékony ellenőrzését valamint az iratok biztonságos megőrzését elősegítse, és az ügyvitelben már nem szükséges, történetileg értéktelen iratok selejtezését megkönnyítse. Az irat és a levéltári anyag fogalmát az előzőekben már megismertük, amelyek meghatározásából egyértelműen kitűnik, hogy az iratok összességén belül csak egy részük rendelkezik olyan tartalommal, amely a történeti érték kategóriájába sorolja őket. Ezeket az iratféleségeket „iratvédelemben kell részesíteni", azaz iratvédelmet nyújtó körülmények között kell megőrizni a levéltári átadásig. Az iratok nagyobb része ezzel szemben — ugyancsak tartalmától függően - ügyviteli értékkel bír. Ezeket az iratféleségeket addig kell megőrizni, amíg az ügyvitelben szükség lehet rájuk, de úgy, hogy a nyilvántartások alapján bármikor, bármelyik irat keresgélés nélkül kiemelhető legyen. Ezt követően ki kell őket selejtezni, hogy feleslegesen ne terheljék az irattárat. Ilyen értelemben tehát az iratokat — tartalmuktól függően értékük szerint — két nagy csoportba lehet sorolni, a nem selejtezhető iratokra, amelyek kisebb része az ügyviteli értékét megőrzi és véglegesen irattárban marad, illetve amelyek jelentősebb hányada történeti szempontból értékes tartalommal, adatokkal rendelkezik és levéltárba kerül; valamint a selejtezhető iratokra, amelyeket ügyviteli értéküktől függően rövidebb-hosszabb ideig őriznek, de mindenképpen csak az ügyek folyamatos intézéséhez szükséges tényeket és adatokat rögzítik. Ezeket az iratféleségeket addig kell megőrizni, amíg azt a szerv folyamatos működése, tevékenységének ellenőrzése és a személyes felelősség megállapítása szükségessé teszi, utána - tehát ügyviteli értékük megszűnését' követően — ki kell selejtezni. (Ezek képezik az iratok túlnyomó többségét.) Mivel a szervek működése során keletkező iratok tömege csupán ügyviteli értékkel bíró és csak kisebb része képez levéltári anyagot, elsődlegesen a szervek ügyviteli érdeke fűződik ahhoz, hogy az irattáraikban tárolt irataik rendezett, áttekinthető, könnyen hozzáférhető állapotban legyenek, amit pedig csak egyedileg megszervezett, jól szabályozott iratkezelési és irattározási rendszerük megteremtésével érhetnek el. Ezért van szükség az iratkezelési szabályzatra az irattári anyagok megfelelő szétválasztásához, osztályozásához pedig az irattári tervre. Az iratkezelési szabályzatot és az irattári tervet a szerveknek önállóan kell elkészíteniük. 2. A szabályzat és a terv feladatai aj Az iratkezelési szabályzat feladata, rendeltetése, hogy a szerv hatáskörének, ügyköreinek, iratforgalmának, szervezeti felépítésének és tagolódásának valamint személyi feltételeinek pontos ismeretében