Az iratkezelők és irattárosok alapvető tudnivalói. Jegyzet az iratkezelők és irattárosok továbbképzéséhez (Budapest, 1988)

Dr. Barcza Tibor: Az iratkezelésre és iratképzésre vonatkozó jogszabályok

munkakör elismertsége semmilyen formában sem megfelelő, ezenkívül a képesítés megszerzésének feltételei sincsenek meg); a levéltárban található vagy odakerülő iratok kutathatóságáról; a levéltári anyagok jellegével és a velük kapcsolatos tennivalók mikéntjéről; a magyar levéltárak szervezeti rendszeréről. Végezetül intézkedett arról, hogy a rendelet hatályba lépésével egyidejűleg a megelőző valamennyi jogszabály — kivéve a 45/1958. Korm. sz. rendeletet, valamint a 130/1957. IM sz. utasítást — érvényét veszti. (A kivételként említett jogszabályok hatálya az 1969. előtt keletkezett iratokra terjedt ki a jövőben is.) A rendelethez „Melléklet' is tartozik, amely kifejezetten az iratkezeléssel és irattározással foglalkozik. Kötelezte a főfelügyeletet ellátó országos hatáskörű szerveket saját iratkezelési szabályzatuk és a felügyeletük alá tartozó szervek egységes szabályzatának elkészítésére. Ezt követően kellett e mintaszabályzatok alapján az egyes szerveknek összeállítani saját iratkezelési szabályzatukat, amit azután a közvetlen felügyeleti szerv hagy jóvá. (A jóváhagyott szabályzatban foglaltak alapján és annak megfelelően kellett megszervezniök a szerveknek az iratkezelésüket.) Az iratkezelési szabályzat egy példányát a szerv köteles az illetékes levéltárnak megküldeni, és ugyanígy kell eljárnia abban az esetben is, ha szervezetében vagy feladataiban változások következnek be és ezért szabályzatát módosítani kell. (Máig ható probléma, hogy a levéltárak a szabályzatoknak csak véleményezői, nem pedig jóváhagyói, így előfordulhat, hogy olyan szabályzat is jóváhagyásra kerül, amelynek szakmai színvonala ezt nem indokolja.) A „Melléklet" irányt szab az iratkezelési szabályzat elkészítéséhez, hogy a szerv a speciális szükségleteinek megfelelően tagolja és építse fel mind a szabályzatot, mind az irattári tervet és szóljon valamennyi, az irat keletkezésétől a levéltárba történő átadásig lezajló folyamatról, feladatról. Előírja, hogy az irattári terv tartalmazza az irattári tételszámokat, valamint a selejtezést megelőző őrzési és az ezt követő átadási idők meghatározását. Foglalkozik az iratok nyilvántartásba vételével, amelynek módját a szervekre bízza. Az irattár és az irattározás kérdéseivel kapcsolatban előírja az irattári terv, az irattári tételszámok szerint történő irattározást; az irattári raktári jegyzék (térkép) készítésének és használatának a kötelezettségét; külön-külön az osztály- (átmeneti, operatív), illetve a központi irattár ismérveit és feladatait, az iratok osztályirattárból központi irattárba való átadásához átadási jegyzék készítését és a meghatározott őrzési idő betartását; a szerv vezetőjének a kötelezettségét az irattár számára megfelelő helyiség és egyéb feltételek biztosítására, nehogy az iratokat bármiféle veszély fenyegethesse. Intézkedés történt az irattári terv előírásainak megfelelő, legalább ötévenként végrehajtandó iratselejtezésről; a selejtezési jegyzőkönyv összeállításáról és a benne foglalt adatokról; a levéltár — a selejtezést 30 nappal megelőző — értesítéséről, mely a selejtezési szándékot illetve a selejtezéshez engedély kérését kell hogy tartalmazza. Igen fontos az az előírás, miszerint a kiselejtezett iratok megsemmisítése vagy nyersanyagként való felhasználása kizárólag a levéltár jóváhagyása, hozzájárulása után történhet meg. A levéltárnak történő iratáadásról szólva kimondja, hogy ennek átadási jegyzék kíséretében kell lebonyolódnia; az iratoknak az irattári rendnek megfelelő bontásban kell átadásra kerülniök; az átadás az átadó szerv kötelessége, és az ezzel kapcsolatban felmerülő költségek is őt terhelik. A szerv megszűnése esetére úgy rendelkezik, hogy a megszűnő szerv vezetője az iratok további elhelyezése előtt legalább nyolc nappal köteles ezt a tényt az illetékes levéltár tudomására hozni miheztartás végett. Az 1969-es jogszabályokról összefoglalóan megállapítható, hogy keletkezésükkor jól regisztrálták a korabeli viszonyokat, őszintén törekedtek az iratokkal kapcsolatos kérdések — értve ezen mind a levéltári, mind az iratkezelési- irattári problémákat — megoldására és igyekeztek irányt szabni és irányt mutatni a jövőre is. Az, hogy a jogszabályok gyakorlati végrehajtása csak részben sikerült, elsősorban az 1969-et követő időszak egyre fokozódó nehézségeinek és az objektív feltételek folyamatosan növekvő hiányának tudható be. Ez a mai napon azonban meglehetősen nagy gondot jelent mind a levéltári, mind az iratkezelési- irattári munkaterületen. Éppen ezért általános az elvárás arra nézve, hogy mielőbb sor kerüljön olyan új jogszabály kibocsátására, amely egyrészt alkalmazkodik a jelenhez, másrészt a jelen ismeretében reális útmutatást adhat a jövőhöz.