Az iratkezelők és irattárosok alapvető tudnivalói. Jegyzet az iratkezelők és irattárosok továbbképzéséhez (Budapest, 1988)

Dr. Barcza Tibor: Az iratkezelésre és iratképzésre vonatkozó jogszabályok

2. Az egyes szervcsoportokra vonatkozó jogszabályok ismertetése a) Minisztériumok (Gazdasági szervek) Építésügyi és Városfejlesztési Minisztérium A minisztérium a 45/1958. Korm. sz. rendelet megjelenését követően adta ki a felügyelete alá tartozó szervek számára a 27/1959. (Ép. Ért. 16.) ÉM SZ. utasítást, amelyet az 1969. előtt keletkezett iratok selejtezésénél ma is figyelembe kell venni. A Házkezelési Igazgatóság iratkezelésével kapcsolatban szintén megjelentek rendelkezések, a HKI/12/1963—311.167/1963. továbbá a 17/1965. HKI sz. szabályozáso k. 1969. után jelent meg a 20/1971. (Ép. Ért. 27.) ÉVM sz. utasítás, a minisztérium felügyeletébe tartozó szervek iratkezeléséről. Az utasítás szól az iratok ügykörök szerinti csoportosításáról és ajánlja az irattári tételek további bontását. Elrendeli az irattári tervbe olyan iratok felvételét is, amelyek az általános szabályok szerint nem iktatandók és amelyek a vállalati irattártól elkülönítve kezelendők. Ugyanakkor tiltja az ú.n. átfutó iratok iktatását. Számkeretet javasol a szervezeti egységek nyilvántartására és ismerteti a különböző iktatási formákat, a közülük való választást a szervekre bízva. A tárcához tartozó vállalatok, szervek speciális jellegének megfelelően ajánlja az iratok, a tervrajzok és egyéb dokumentumok tárolását és a tárolt anyag jelzetelését. Előírja az iratoknak az irattárban tételszámok szerint történő csoportosítását, azon belül pedig a sor- és alapszámok növekvő sorrendjében való lerakását. Szabályozza a tervrajzok az ezekkel összefüggő iratok valamint a tervrajz másolatok tervtárba adását is. A selejtezésre és a levéltári átadásra vonatkozó előírások megegyeznek az 1969. évi jogszabályok rendelkezéseivel. Igazságügyi Minisztérium A minisztérium alaprendelete a 130/1957. (IK 20.) IM sz. utasítás volt és ezt követte időrendi sorban a 121/1957., a 114/1962. (IK 19.), a 38-1-409/1962. Bv. {büntetésvégrehajtás) sz., a 116/1963., a 102/1965. (IK 1.), a 104/1965. (IK 9.), a 111/1965. (IK 7.), a 108/1967. (IK 7.),a 118/1967. (IK 1968. 1.), a 108/1968. (IK5.)ésa 110/1968. (IK6.) IM sz. utasítások. 1969. óta a 108/1971., majd a 109/1981. (IK 5.) IM sz. utasítás került kiadásra az igazságügyi szervek iratainak kezelésére, irattározására és selejtezésére. Hatályuk valamennyi igazságügyi szervre kiterjed, így a bíróságokhoz tartozóan a közjegyzőkre, telekkönyvi hatóságokra, végrehajtói irodákra, bírósági gazdasági hivatalokra valamint a Büntetésvégrehajtás Országos Parancsnokságára és alárendelt szerveire is. Az 1981. évi utasítás intézkedik az iratok nyilvántartásáról és rendszerezéséről, kötelezővé teszi a tételszámok használatát, szabályozza a selejtezést és az iratok levéltári átadását. Ipari Minisztérium A jelenlegi minisztériumot alkotó három jogelőd (Kohó- és Gépipari, Nehézipari, Könnyűipari Minisztérium) tárca külön-külön készítette el saját mintaszabályzatát. A Kohó- és Gépipari Minisztérium kiadta a 8.280/1958. KGM sz., majd a 71.085/1971. KGM sz. utasítását, a Nehézipari Minisztérium a 27/1959. (NIM. É. 13.) NIM sz., a 32/1960. (NIM. É. 21.) NIM sz., valamint a 31/1971. (NIM. É. 32.) NIM sz. utasítását, végül a Könnyűipari Minisztérium a 45/1959. (Kip. É. 37-38.) Kip. M. sz., majd az Mb-511/1971. Kip. M. sz. utasítását. A három minisztérium egyesülése után 1985. júliusában jelent meg az Ipari Minisztérium Igazgatási és Jogi Főosztálya által szerkesztett lü—307/1985. sz. Mintaszabályzat a vállalati iratkezelési szabályzatok és irattári tervek elkészítéséhez. A szabályzat megkülönbözteti a központosított (centralizált), az osztott (decentralizált) és a vegyes iratkezelési formát az egy központi helyen nagy iratforgalmat lebonyolító, a területileg külön levő részlegekkel rendelkező valamint az egy helyen levő, de önálló részlegekkel rendelkező szervek számára.