Jároli József: A Békés Megyei Tanács, Végrehajtó Bizottsága és szakigazgatási szervei iratai 1950-1990. Ismertető leltár - Segédletek a Békés Megyei Levéltárból 1. (Gyula, 2006)
A tanácsi ügyiratkezelésre vonatkozó legfontosabb ismeretek
0000 Alkotmány, közjog, államigazgatás és külügy 1000 Vallás, tudomány, művészet 2000 Igazságügy 3000 Szociális gondoskodás és egészségügy 3600 Közmunka és középítésügy 4000 Állambiztonság, honvédelem 5000 Közbiztonság, közrend és rendészeti igazgatás 6000 Pénzügyek, nemzetgazdaság 7600 Közlekedés, fuvarozás és hírtovábbítás 8000 Földművelés, mezőgazdaság, őstermelés 8800 Közellátás 9000 Ipar, bányászat 10000 Állami gazdálkodás ellenőrzése, anyagelosztás és ármegállapítás Az egyes közigazgatási osztályok alapján iktattak a megyei tanácsi szakosztályok is, természetesen ők már az alosztályok, csoportok számait is használták, hiszen egyedi ügyeket regisztráltak. A rendszám tehát áll egy négyjegyű (esetenként ötjegyű) számból, amely az ügy ágazati besorolását, közigazgatási osztályát, alosztályát, ügycsoportját adta meg. Pl. 5237 községnevek, helynevek megállapítása stb. A Békés Megyei Tanács V. B. Titkársága irataiban található négy Békés megyei új község végleges nevének megállapítására vonatkozó 1950. évi iratok a következő rendszámokon találhatók: 5237-2/1/1950. Pusztaecseg-Ecsegfalva, 5237-4/1/1950. Szabadkígyós, 52376/1/1950. Kamut, 5237-7/1/1950. Kardoskút. A perszámok az jelzik, hogy az egyedi ügyet a rendszámon belül milyen sorszámon iktatták. Egy sorszámon 4 iratpárt tarthattak nyilván, ha már 5. iratforduló is volt, akkor a továbbiakat már ún. iratjegyzéken tartották nyilván. A második perszám az iratjegyzék számát jelenti. A rendszámok bontására az abc betűit, vagy egyéb jelzőszámokat is alkalmazhattak. Példa a rendszám felépítésére: 5237-4/1/1950. Szabadkígyós nevének végleges megállapítása 5237^4/1/1950. az iktatás sorszáma (alszám) a rendszámon belül 5237-4/1/1950. az iratjegyzék száma, amelyre az 5. aktát iktatták 5237 közigazgatási csoport (községnevek és helynevek megállapítása, új községek alapítása) 5200 közigazgatási alosztály (vármegyék, városok, községek közigazgatása) 5000 közigazgatási osztály (közbiztonság, közrend, rendészeti igazgatás) A rendszámokhoz kötődő ügyeket ún. ügynyilvántartó lapon, iktató kartonokon iktatták, amelyek a fenti adatokat és az ügyirat tárgyát is tartalmazták. Ezért ehhez az önmutatós rendszerhez nem készült külön tárgy-, személynév mutatókönyv. A keresett rendszámokat tartalmazó kartonok egyenkénti átnézésével lehet kikeresni a megfelelő ügyet. A rendszámos iktatási rendszert a minisztériumok, országos főhatóságoktól a községi tanácsokig egyaránt alkalmazták, a leiratot stb. megküldő hatóság fel
