Jároli József: A Békés Megyei Tanács, Végrehajtó Bizottsága és szakigazgatási szervei iratai 1950-1990. Ismertető leltár - Segédletek a Békés Megyei Levéltárból 1. (Gyula, 2006)
A tanácsok működésének történeti áttekintése
is tüntette az aktán, milyen rendszámon kell nyilvántartani az érkeztetett ügyiratot. Az egész rendszer áttekintését, alkalmazását Botár Olivér: Magyar közigazgatási számrendszer (Bp., 1949.) című segédlete tartalmazza, amelyben, alfabetikus sorrendben is megtaláljuk a legfontosabb ügycsoportokat. (Természetesen ezt használták a korabeli iktatókban is, de a kutató számára is hasznos segédlet.) 1950-ben Botár Olivér munkájaként megjelent a számrendszer magyarázó kötete is, amely mintegy elméleti alapvetését jelenti a rendszernek. A rendszámos iktatás hátrányait, a nem teljesen decimális rendszer okozta besorolási nehézségek kiküszöbölését célozta a 178/1951. (IX. 30.) MT számú rendelet „Az állami szervek iratainak csoportszámos nyilvántartása" címmel. (Megjelent a Belügyi Közlöny 1951. december 12.1. évf. 28. számában.) A csoportszámos rendszer útmutatója, amelyet ugyancsak az előbbi Belügyi Közlöny tartalmazott, részletes kezelési utasításokat adott az új kezelési rendszer használatával kapcsolatban. Az 1952. január 2-ától bevezetésre került csoportszámos iktatás sokban hasonlatos az előzőhöz, azonban annak hiányosságait - a szándék szerint - korrigálva adott új rendszert. A sorozatos közigazgatási változtatások, átszervezések ideje volt ez, azonban a változásokat a rendszámrendszer nem tudta rugalmasan követni, mert egy adott közigazgatási struktúrát vett alapul. A csoportszámos iktatás a tárgyi (funkcionális) elvet követte, ami lehetővé tette, hogy a funkciókat, ügyköröket ne kelljen átcsoportosítani, ha egy-egy közigazgatási átszervezés történt. Az egyes tárgyak decimális rendszerbe sorolása is következetesebb volt, az iratkezelés során nem kellett minden alkalommal mind a négy számjegyből álló csoportszámot használni. (A csoportszám első tagja a főcsoportot, a második a csoportot, a harmadik szám az alcsoportot jelentette.) Itt azonban az iktatószám következetesen a csoportszámból, a csoportszámon belüli sorszámból és négy alszámból állt, mert itt ugyanis minden iratfordulót alszámokkal láttak el, míg a korábbi rendszerben csak az ötödiktől kezdték az alszámok adását. A rendelet útmutatója részletesen közli a csoportszámok rendszerbeli tagolódását, a betűrendes felsorolását is. A jogszabály lehetőséget biztosított arra is, hogy az iktatást végző kezelőiroda számára az országosan egységes csoportszámsorból helyben összeállítható legyen a munkájukban használatos csoportszámok listája, és ennek alkalmazásával történjék meg az iratok nyilvántartásba vétele. Példa a csoportszám felépítésére: 9525 Anyakönyvi okiratok kiállítása 9520 alcsoport (anyakönyvezés) 9500 csoport (személyi állapot ügyei) 9000 főcsoport (rendészet, igazságügy) Az iktatás itt is ügynyilvántartó kartonokon történt, a kartonok sorrendjét a csoportszámok sorrendje határozta meg. Az egyes csoportszámokon belül ábécé vagy egyéb tagolási lehetőséget is használtak. A kartotékrendszeren kívül, az ügyirattal együtt került az irattárba az iratjegyzék. A tíz tárgyi alapon kialakított főcsoport: 1. Államhatalmi és államigazgatási (költségvetési) szervek, vállalatok (gazdálkodó egységek) általános ügyei
