Csorba Csaba (szerk.): Borsodi levéltári évkönyv 5. (Miskolc, 1985)

STUDIA ARCHIVISTICA - Seresné Szegőfi Anna: Borsod vármegye főispáni helytartójának iratai (1861-1865)

jegyzést is megtaláljuk az iraton, pl: "Magány tudomásul szolgál", ez a feljegyzés akkor került az iratokra, ha a helytartóság a főispán személyére vonatkozó értesítéseket közölt, vagy a lakossággal szembeni magatartásra vonatkozó utasítást, instrukciót,

A hivatalba érkező, ott elintézett iratokat érkezéskor iktatták. Az iktatás sorszfunos rendszerű; bár a válasz azonos iktatószámot kapott, az esetleges közbülső intézkedések iratai, pl, a szolgabírói jelentések, melyeknek a- lapján összeállította a főispán a helytartóságnak szóló jelentést, már más iktatószámot kaptak. Különösen fontos, nagy jelentőségű, főként politikai jellegű ügyeknél, vagy statisztikai kimutatások készítése esetén a sorszámos iktatásban különböző számon szereplő, de egy ügyre vonatkozó iratokat egymás mellé helyezték. Ilyen esetekben az iktatókönyvben is szerepel az ösz- szetartozás jelzése olyan formán, hogy az utóbb keletkezett iktatószámnál feljegyezték az előszámot, az előszómnál utalás azonban nincs. Az iratok ennek ellenére a legelsőként szereplő iktatószám alatt kerültek irattárba.

Az iktatóhivatalban az iratot érkeztették, ezt a tényt az irat külzetének felsó sarkába "Vétel" és a dátum jelzésével rögzítették. A dátum a kor szokásainak megfelelően a nap, a hónap rövidítése, az évszám sorrendben következik. Az érkeztetés jelölése után jegyezték fel az iktatószámot: a sorszámot törve a megkülönböztető jelzéssel. A főispáni általános iratanyag jelzésére a KB jelölés szolgált. 1862 elejéről elnöki iratok is fennmaradtak, Ezek egy másik sorozatot képeznek, ugyancsak sorszámos iktatással és "ein." megkülönböztető jelzéssel. Az elnöki és az általános iratok megkülönböztetése 1862 februárja után megszűnik, a segédletek hiánya miatt ennek pontos dátuma nem állapítható meg.

A beiktatott és a főispán által láttamozott iratok a leíró és kiadó irodába kerültek. A leírásra és kiadmányozásra vonatkozó feljegyzések ugyancsak a külzeten az alsó sarokban találhatók: "tiszt, és exped." megjegyzéssel, dátummal és a kiadó szignójával. Az elintézett és kiadmányozott irat visszakerült a főispánhoz, aki aláírásával hitelesítve az iratokat "ad acta" tette.

Az iratok nyilvántartására és a visszakeresés biztosítására a kiadó hivatalban kétféle segédkönyvet vezettek. Elsődlegesen nyilvántartási célt szolgált az évente felfektetett sorszámos iktatókönyv. A bekötött nyomtatványok első adata az iktatószám, egy-egy oldalon ÍO iktatási hellyel, ennek az volt a gyakorlati haszna, hogy a számtévesztés így szembetűnőbb volt. A második rovat: Kitől jött a beadvány, annak kelte és száma: szembetűnő ennek a rovatnak mindenkor gondos kitöltése, úgy a beadvány keltét, mint iktatószámát illetően. Erre a helytartóság szoktatta rá az ügyintézőket azzal, hogy szigorúan számonkérte a hivatkozási számokat. Az iktatókönyv fontos adata:

500