Csorba Csaba (szerk.): Borsodi levéltári évkönyv 5. (Miskolc, 1985)
STUDIA ARCHIVISTICA - Seresné Szegőfi Anna: Borsod vármegye főispáni helytartójának iratai (1861-1865)
az ügydarab tartalma. A fejlécen meghatározott "tartalma" kifejezés ténylegesen fedi a valóságot, nem rövid tárgy megjelölését, hanem az irat tartalmának leírását tartották szem előtt. Ebbe a rovatba feljegyezték azt is, hogy a válasz, vagy jelentés milyen számú utasításra vagy megkeresésre érkezett, ez az azonos ügyre vonatkozó iratok felkutatásánál nagyon hasznos útmutató. Az iktatókönyvben külön rovat szolgált a kezelési feljegyzésekre: Az elintézés alakja, kihez intéztetett és rövid tartalma fejléccel. Ebben a rovatban jegyezték fel a kiadmány címzettjét, nevével és pontos címével, valamint az intézkedés mikéntjére vonatkozó megjegyzéseket, pl. a tudomásul szolgál, elintézési módot. Végül az iktatókönyvben külön rovat van a határidők illetve az átadási időpontok pontos feljegyzésére. “Mikor adatott a jegyzői hivatalnak fejléccel. Az iktatókönyv nyomtatvány utolsó rovata: Mely gyűlésben olvastatott fel, s annak száma: ide egyéb megjegyzés hiányában az azonos ügyre vonatkozó iktatószámokat jegyezték fel a már ismertetett számon. Ez a rovat szövegével, a gyűlésekre, a testületi ügyintézésre utalással, egyben azt is jelzi, hogy a korábbi megyei igazgatás használta ezt a nyomtatványt, a királyi biztos új nyomtatványok készítését nem tartotta szükségesnek. Az iktatókönyvet abc rendszerű név, hely és tárgymutató egészítette ki. A mutatókönyvben az irat rövid tárgya meglett az ügyre vonatkozó iktatószámok felsorolását találjuk, így a kutatásnál az iratösszefüggések feltárására is használható. A mutatókönyv igen jól szerkesztett nem ritka a több vezérszavas mutatózás így biztonsággal lehet rá támaszkodni. Az irat útja a hivatalban a levéltárnál ért véget. Az erősen centralizált igazgatás alapkövetelménye a jól szervezett és következetesen rendben tartott irattár illetve levéltár léte. A provizórium korában is tudták ezt, s a királyi biztos igen nagy gondot fordított a levéltár állapotára, az iratkezelésre, tette ezt egyrészt saját érdekében, másrészt a helytartóság egyenes utasítására. A levéltári kezelésre vonatkozó ügyviteli utasítása fennmaradt az i- ratok között: "Utasítás a Megyei levéltárnok és személyzete részére. A személyes és tulajdoni jogokra vonatkozó és a megyei levéltárban létező családi magán okmányok v. hivatalos irományok továbbá a kiváltságokat és szabadalmakat tartalmazó oklevelek, végrendeletek, alapítványi intézkedések, polgári, büntető, árva és úrbéri ügyek, valamint a felsőbbhatósági intézmények sat. nem csak lelki ismeretes kezelést, de a legszigorúbb felügyeletet és őrködést szükségelvén a Megyei levéltárnoknak és segéd személyzetének ezennel kötelességévé teszem, s rendelem a mint következik. 1-ször. A Megyei levéltárban létező irományok s okmányok csakis az illető feleknek és egyéneknek habár ön magok által tétettek volna is le, csak magam, az alispán vagy törvényszék Írásbeli engedélye folytán adandók ki. 501
