Új Szó, 2008. október (61. évfolyam, 227-253. szám)
2008-10-29 / 251. szám, szerda
2008. október 29., szerda 4. évfolyam, 44. szám A munkahelyi stressz csökkentése érdekében a vezetőknek úgy kell megválasztaniuk az iroda berendezését, hogy az mindegyik munkavállaló számára megfelelő legyen Kutatók az elveszett munkaidő nyomában A szakirodalom bőven foglalkozik a munkaidő hatékony kihasználásával. Egy amerikai tanulmány szerint a dolgozók az ebédszünet és az egészségügyi tízpercek nélküli „tiszta” munkaidejükből napi több órát töltenek el egyéb dolgokra való koncentrálással. A munkavégzés hatékonysága azonban sok tényezőtől függ. FELDOLGOZÁS Amerikai kutatók felmérést végeztek, hogy a dolgozók milyen hatékonyan használják ki a munkaidejüket, hogyan tűrik a sokoldalú koncentrációt. 2005-ben egy informatikai projekt vizsgálatánál a kutató azt tapasztalta, hogy a dolgozók átlagban 11 percet töltöttek a projekt megoldásával, mivel feladataik folyton változtak. Amikor munka közben jött egy e-mail, amely a web- kutatásra vonatkozott, akkor arra koncentráltak és ez napjában többször is megismétlődött. Hovatovább, a munkaidő felében a dolgozók egymást is megszakították, mert mindig valamilyen új feladattal vagy kérdéssel álltak elő. A dolgozók 55 százaléka azonnal megnyitotta az érkező e- mailjeit, ahelyett, hogy várt volna vele az aktuális feladat végeztéig. Innen visszatérni az eredeti feladathoz pedig elég nehéz volt. Az amerikai kutató tanulmányában a következő kísérletről számolt be. Mint humánerőforrás menedzser felkért 48 embert, hogy válaszolják meg a dolgozók e-mailjeit, miközben egyre többször félbeszakította őket. A kiválasztottak az instrukcióknak megfelelően hősiesen válaszol- gatták az üzeneteket, de látszott rajtuk, hogy egyre idegesebbek, egyre frusztráltabbak lettek. A kutató tapasztalatai azt mutatták, hogy a folytonos félbeszakítás egy ideig tűrhető, de ha ez nap mint nap ismétlődik, egészen biztos, hogy a munka rovására megy. Nem mondhatjuk egyértelműen, hogy ez feltétlenül rossz - nyilatkozta, hiszen ez a világ többoldalú figyelmet követel. A jelenkor egyik legnagyobb problémája, hogy az emberek állandóan rohannak, túlterheltek és nincs idejük egy bizonyos dologra koncentrálni. Annak következtében, hogy egyre rövidebb idő jut egy feladat elvégzésére, az alkalmazottaknak folyamatosan mérlegelniük kell, hogy mi a fontosabb, az állandó stressz akadályozza a hatékony munkavégzésüket. Számokban mérhető, mennyit árthat egy téves telefonhívás vagy egy levél, amely félbeszakít egy gondolatmenetet. A megosztott figyelem - telefonhívás és levél olvasás ugyanabban az időben - szintén a munka rovására mehet. Felmérést végeztek 18-21 és 35-39 éves személyek között is. Először egy összetett feladatot kellett megoldaniuk, ahol a fiatalabb munkavállalók értek el jobb eredményt. Utána egy hasonló feladat következett, de ebben az esetben telefonhívásokkal zavarták meg a munkavégzést. Itt az idősebb korosztály szerepelt jobban. Kiderült, hogy a 35-39 év közöttiek nemcsak többször ellenőrzik saját munkájukat, de több tapasztalatot szereztek párhuzamos munkavégzés kapcsán. Természetesen nem korosztály függő a munkahelyi leterheltség érzése. Az emberek harmada úgy érzi, nincs elegendő ideje és lehetősége elvégezni, amit szeretne. A befejezetlen munka feszültséget szül, ami ronthat a munkahelyi kapcsolatokon is. Szoros kapcsolat van a túlterheltség érzés, a nincs elég idő az átgondolásra, a stresszes munka és a mérges dolgozók között. Ez itt a probléma, a munkamódszer nem jó - mondta a kutatásvezető. Andy Hines jövőkutató megkérdezett néhány személyt, hogy mikor a legkreatívabbak. A válaszok a következők voltak: séta közben, fürdés közben, de senki sem mondta, hogy amikor dolgozunk. Ezek azok a helyek, ahol a feladatok megoldásai előjönnek, és a munkahelyet meg sem említik. Joggal merülhet fel a kérdés, miért nem dolgozunk otthon, amikor valamilyen munkát el kell végezni? Ne menjünk dolgozni, mikor a feladatok mély átgondolására van szükség? Szóval az egész amerikai munkahelyet méhkashoz hasonlítsuk? - merült fel a kutatókban. Talán nem, de ahogy a vállalatok száma növekszik, a különböző iparágakban mindenki hasonló erőfeszítést tesz annak érdekében, hogy csökkentse a túlterheltséget. Azért küzdünk, hogy megtaláljuk azt az időt, amikor kreatívan gondolkozhatunk, ahelyett, hogy a tennivalókat fogalmaznánk meg - állapították meg a kutatók. Nagyon fontos, hogy adjunk időt és lehetőséget a dolgozóknak a munkaidő alatt, amikor nyugodtan gondolkozhatnak, és kreatívak lehetnek. Lynaia Lutes amerikai főkönyvelő kutatómunkája során arra az eredményre jutott, hogy az embereknek olyan helyre van szüksége, ahol nem zavarja meg őket a telefon vagy az email feladataik átgondolásában. Ennek megvalósítása elég nehéz feladat, ismerve a hazánkban is elterjedt nagylégterű irodákat, ahol helyenként 30-40 ember dolgozik egymástól 1-2 méterre. A vezető beosztású dolgozók külön szobával rendelkeznek, megkérhetik, hogy most őket se telefonon, se személyesen ne zavarják. A kisebb beosztásúak azonban ezt nehezen tehetik meg. A munkahelyi stressz csökkentése érdekében a vezetőknek úgy kell megválasztaniuk az iroda berendezését és kialakítaniuk csöndes, nyugodt helyeket, hogy az mindegyik munkavállaló számára megfelelő legyen. Egyre több amerikai nagyvállalat ismeri fel a munkahelyi „csendes idő” és „csendes szoba” jelentőségét. Az IMB tovább ment. Elindította kampányát, melyben a pénteket, kikiáltotta csendes napnak, amikor a dolgozók tartózkodnak a telefonhívásoktól és levélküldésektől, hogy saját feladataikra tudjanak koncentrálni. Más vállalatok közreműködésével meditációs termek létesültek, ahol a munka- vállalóknak lehetősége nyílik kikapcsolódni és/vagy elmélyülten felkészülni egy adott feladatra, előadásra. (HR Portál) Előbb-utóbb mindenki szembesül azzal, hogy meg kell mondania kollégájának, téves elképzelései vannak, esetleg komoly szóváltásba is bonyolódik munkatársaival Kínos kérdések, gyötrő dilemmák az irodában FELDOLGOZÁS Sokaknak problémát okoz, ha munkájuk során kollégáiknak vagy főnöküknek olykor nemet kell mondaniuk. Még akkor is, ha tudják, nem szeszélyből ellenkeznek, vagy azért, mert úgy gondolják, véleményük másoké fölött áll. A szabály: tudni kell nemet mondani. Akkor is, ha arra törekszik, hogy elkerülje a konfliktusokat. Ne hagyja, hogy minden feladatot önre sózzanak az irodában, ne bólintson rá mindig, ha a főnök arra kéri, túlórázzon - miközben elígérkezett máshova. Akkor se titkolja ellenvetését, ha az valamely munkával kapcsolatos kérdést érint. Véleményét röviden indokolja meg, így nem vethetik a szemére, hogy csak azért mond nemet, hogy ne a másiknak legyen igaza. „Nem kell hosszasan magyarázkodni. Legyen egyenes, határozott, szakszerű. Akkor is, ha nemet mond. Ez üzlet, nem személyes kérdésről van szó” - indokolja az irodai állásfoglalás szükségességét Leila Bulling Towne karriertanácsadó a Carrier Builder nevű amerikai álláskereső oldalnak. Álljon ki a véleménye mellett! Inkább meghúzza magát, mintsem hogy szembekerüljön a nagyhangú, magabiztos kollégával? Még akkor sem szól, ha az értekezleten egyik munkatársa sajátjaként tálalja az ön öüetét? Igazáért mindig álljon ki, ne hagyja, hogy kollégái átgázolva önön jussanak előre. Ha ódzkodik a nyilvános jelenetektől, négyszemközt beszélje meg a felmerülő problémát munkatársával, ám ha ez nem segít - és már a főnökkel is beszélt, aki nem akar beleszólni kettejük dolgába, esetleg nem akarja visz- szafogni az ambiciózus kollégát -, a nyilvánosság előtt védje meg magát, ötleteit, munkáját. Legyen határozott, ugyanakkor ne támadjon „ellenfelére”, igyekezzen magabiztosan, méltóságteljesen kikeveredni a kellemeden helyzetből. Ne lássák önön, hogy elbizonytalanodott, a legszívesebben elmenekülne! Meddő vitába ne bocsátkozzon, ám véleményét - egy-egy felmerülő feladat, munka kapcsán - akkor is mondja el, ha az esetleg nem egyezik a többiekével, mert előrelendítheti a kollektívát. Ne hálálkodjon vég nélkül! Az alázatos alkalmazottat nemcsak a főnök, a kollektíva is kihasználja, olykor derültség forrása is lehet. Ha saját érdekeit mindig másokénak rendeli alá, ha ugrik, ahogy intenek, mindent megtesz a többieknek, legyen szó kávéfőzésről, vagy üzenetfelvételről, ne várja, hogy felnéznek önre. Ha mindig mindent - akár többször is - megköszön, még a legapróbb gesztust is, épp az ellenkező hatást érheti el: udvariaskodása felbosszanthatja a többieket. (Ugye megvan a hajlongó alkalmazott képe, aki hajbókolva hátrál ki a szobából?) A köszönet- nyilvánítás az elemi udvariasság része, ám nem érdemes túlzásba vinni, elég, ha röviden, tömören megköszöni a szívességet. Ragozni csak akkor célszerű, ha a szívesség mértéke ezt megköveteli, vagy olyan kapcsolatban van a segítőkész kollégával, hogy ezt megteheti anélkül, hogy az illetőt bosszantaná. Kitől kérjen segítséget? Nem tudja eldönteni, kihez forduljon, ha munkával kapcsolatban van néhány kérdése, esetleg nem jut egyről a kettőre? Az a legkézenfekvőbb, ha a közel álló kollégát keresi meg, hátha ő tud segíteni, esetleg meg tudja mondani, kihez érdemes fordulni. Egyesek barátaiktól, kollégáiktól várják a megerősítést, míg akadnak olyanok, akik rögtön főnökükhöz mennek. Felettesét csak akkor kérdezze, ha tudja, érdemi segítséget kaphat tőle, kételyeivel, lényegtelen kérdéseivel ne zavarja. Ezeket próbálja megoldani egyedül, hiszen az önállóság, a problémamegoldó készség a legtöbb állásnál, ha nem is elvárás, mindenesetre kívánatos, (h)
