Kovács Petronella (szerk.): Isis - Erdélyi magyar restaurátor füzetek 5. (Székelyudvarhely, 2006)
Orosz Katalin: A Magyar Országos Levéltár állományvédelmi programjának kialakítása egy statisztikai állapotfelmérés eredményeinek felhasználásával
Az Országos Levéltárban 1949 óta folyik restauráló-konzerváló tevékenység. Eleinte egy, majd 1965-től két restauráló műhelyben végezték a restaurátorok és könyvkötők a károsodott iratok mentését. A műhelyekben a restaurálás széles körben elismert színvonalra fejlődött, a megelőző állományvédelmi munkát egy külön kis csoportra bízták. A ’70-es években ez a tevékenység még ritkaságnak számított, és többnyire a klimatikus viszonyok mérésére és a raktárak portalanítására korlátozódott. Sajnos a csoportot rövid idő után felszámolták és gyakorlatilag ismét csak restaurálás és könyvkötés folyt a levéltárban. A mai értelemben vett megelőző állományvédelem az 1980-as évektől kezdődően fokozatosan vált egyre fontosabbá az intézmény tevékenységében. A változások az addigra már 21 fős Állományvédelmi osztály kezdeményezésére történtek, de esetlegesek voltak és nem terjedtek ki a levéltár egészére. Inkább az egyes problémák megoldására tett javaslatokról volt szó, amelyek nem mindig találkoztak a levéltárosok egyetértésével. Komplex állományvédelmi felügyelet Az osztály munkatervébe 1993-ban került be az ún. komplex állományvédelmi felügyelet, ami rendszeres, valamennyi anyagőrző-osztályon történő helyzetfelmérésen alapult. A felügyelet célja az volt, hogy átfogó képet kapjunk a gyűjtemény állapotáról, elhelyezéséről, kezeléséről, azért, hogy a tapasztalatok alapján az állományvédelmi intézkedéseket a tényleges helyzetből kiindulva lehessen meghozni. Albrechtné Kunszeri Gabriella főosztályvezető egy kérdőívet állított össze, amit az egyes gyűjteményekért felelős levéltáros kollégáktól kapott információk alapján töltött ki. A kérdőív a következő témaköröket tartalmazta: • Az iratok bekerülése a levéltárba • Raktári körülmények (klíma, takarítás, biztonság, műszaki állapot stb.) • Tárolóeszközök • A levéltári anyag mozgatása • Kutatási körülmények • Másolatkészítés • Kölcsönzés • Kiállítás • Állományvédelmi tevékenység • Állományvédelmi ismeretek A kérdőívek összesítése után nyilvánvalóvá vált, hogy a raktárak klimatikus, műszaki és higiéniai állapota, valamint a tároló eszközök többsége nem megfelelő. Problémák voltak a levéltári anyag használatával és kutatásával kapcsolatban, valamint azzal is szembesültünk, hogy a kollégák állományvédelmi ismeretei nagyon hiányosak. Ez a felmérés még nem adott információt a dokumentumok állapotáról, csak a tárolási körülményekről és a használatról, azonban így is nagyon hasznosnak bizonyult. A levéltár savmentes bélésű hullámkarton dobozokat gyártatott a Dunapack gyárral 3 méretben, és megindult a csomókban tárolt levéltári anyag átdobozolása. A raktári klíma ellenőrzése céljából hajszálhigrométereket szereztünk be, és helyeztünk ki a raktárakban. Módosításra került az iratkölcsönzési szabályzat, megszüntették az iratok postai úton történő szállításának lehetőségét. Felmerült a dolgozók állományvédelmi képzésének szükségessége és megindultak ennek előkészületei. UPAA felmérés a levéltári anyag minősítésére 1999-ben a Holland Nemzeti Levéltár főigazgatója felajánlotta, hogy átadják nekünk a holland szakemberek által kifejlesztett általános levéltár minősítő eljárást (Universal Procedure for Archive Assesment, UPAA). Ez áttörést jelentett az Országos Levéltár állományvédelmi tevékenysége szempontjából. Az eljárás során ugyanis egy statisztikai módszer segítségével viszonylag kis idő-ráfordítással jó megközelítésű képet kaphatunk a levéltári gyűjtemény állapotáról, a leggyakoribb károsodási típusokról és a károsodás mértékéről. Az összesítést a gyűjtemény egyes részeire is el lehet végezni. Az eredmények alapján pedig konkrét állományvédelmi program készíthető. 2000 és 2003 között elvégeztük a MÓL három épületében a felmérést és az eredményeket összesítettük. A felmérés lényege, hogy egy statisztikai módszer segítségével kiválasztanak kb. 300 mintát, ami a teljes gyűjteményt reprezentálja, majd a minták állapotát megvizsgálják, és adatlapon rögzítik a tapasztaltakat. Végül számítógépes kiértékelést végeznek, és ebből következtetnek a gyűjtemény állapotára, a leggyakoribb károsodási típusokra. A felmérés nem a restaurálási szükséglet megállapítására, hanem a gyűjtemény rendeltetésszerű használhatóságának mérésére szolgál. Az eredmény alapján meghatározhatók a konkrét állományvédelmi feladatok. Az UPAA felmérés a gyakorlatban 1. Mintavétel a levéltári gyűjteményből 2. A minták kiértékelése a megfelelő segédeszközökkel (definíciók, adatlap, károsodási adatlap) 3. Az eredmények összesítése számítógépes program segítségével A felmérés sarkalatos pontja a minták kijelölése, vagyis az, hogy a kiválasztott kb. 300 minta jól reprezentálja a teljes gyűjteményt. Ezt csak a statisztikai módszer pontos betartásával és alapos dokumentálással lehet megnyugtatóan biztosítani. A legcélszerűbb, ha a felmérést két-fös csoport végzi. Az első lépés a mintavétel előkészítése, ami alapvetően meghatározza a felmérés eredményességét. 103
