Zemplén, 1901. január-június (32. évfolyam, 1-26. szám)
1901-01-27 / 4. szám
20. Az ügyek egyes csoportjainál a rendszerinti elintézési határidőnek általános szabályozása, a sürgetések szükségességét megszüntetni nem fogja, mert a különféle jelentések határidejének nyilvántartása s a nyilvántartásnak naponkint pótlása munkát ad. E helyett szükségesnek vélem, hogy a rendszerinti jelentések határidejéről figyelmeztető táblás kimutatások szerkesztessenek, melyek az illető jelentést tevőt naponkint figyelmeztessék a jelentés beadásának határidejére. Az egyes ügyek tárgyalásánál a határidők kiszabása rendszerint a kiadmányozásra és kézbesítésre szükséges idő figyelembe vétele nélkül történik. Sokszor megesik, hogy a határidő akkor, a mikor az ügy az intéző hatósághoz eljut, már le is járt. A határidők tehát mindenkor úgy szabandók ki, hogy a lemásolásra, a kiadmányozásra, postai vagy rövid utón való kézbesítésre elég idő maradjon. Sőt eél- szerü, hogy az előadó a határidőhöz kötött darabok soron kívül való kiadmányozása iránt intézkedjék is. Az intéző hatóságok iktatói pedig kötelezendők volnának, hogy az ügyirat külső lapjára színes irónnal feljegyezve a kiszabott határidőt, ezzel annak betartására az intéző figyelmét előre felhívják. 21. Az ügyszámok szaporodását nagyrészben az ügyeknek közbeszóló, véleményező vagy tárgyalandó intézkedések végett az egyes kebelbeli hivatalokhoz kiadmányozási úton való küldözgetése eredményezi. Ha a személyes tárgyalások életbe lesznek léptetve s a tárgyaló, véleményező, látta- mozó hivatali személyek rövid utón, hátratolva fogják az ügyeket intézni, az ügyszámok kevesbedni fognak. Az ügyszámok kevesbithetők akként is, hogy ha pl. valamely ügyre az összes szolgabiráknak és polgármesternek jelentést kell tenni vagy egy ügy intézésére több helyről kell adatokat beszerezui, csak az első jelentés iktattatik, a többire pedig ugyanazon szám „Ad“ jelzéssel rávezettetik és aztán az irattárban az alapügyhöz hozzácsatoltatik. Az irattárnok addig be nem mutatja az ügyet, mig az összes jelentések be nem érkeztek. Az előadó pe dig az egész ügyet a legmagasabb szára alatt intézi el, tehát felesleges a többinek beiktatása. Az egyenként beérkező véti vek sem volnának iktatandók, még ha jelentés kíséretében küldetnek is be s csak az alapügy iktatói száma volna Ad-jelzéssel rájuk vezetendő. * A különféle iktatók ugyanannyi névmutató készítését is szükségessé teszik. Ezen felül a központban az árvaszék, a főügyész, a pénztár, a számvevő külön- külön iktatót vezetnek, a mi sok munkaerőt igényel és teljesen felesleges. Mig az árvaszékek járásonként decentralizálva nem lesznek s az árvaszék csak mint másodfokú fórum fog müködui, a mi a közigazgatás szervezésével el nem maradhat, addig helyes, hogy az árvaszéknél külön iktatót vezettessék s külön irattára is legyen. A főügyésznek a közigazgatási ügyekre, a pénztáruoknak, főszámvevőnek külön iktatóra nincsen szüksége, mert nem képeznek különálló hivatalokat, hanem az alispán intézési hatáskörébe tartozó ügyeket látják el szakvéleményükkel, vagy ezekben tesznek jelentéseket. A főügyész, főpénztárnok és főszámvevőhöz az ügyek véleményezés végett rövid utón adandók ki, akik aztán az aktára vezessék rá véleményüket vagy az elintézés tervezetét. Ha pedig jelentéstételre külön határozattal lesznek felhiva, azt ne külön iktatói szám alatt adják be, hanem vezessék rá a kézhez vett határozatra, vagy pedig ugyanazon szám alatt tegyék meg jelentéseiket s úgy küldjék vissza nem az iktatóba, hanem az irattárnokhoz, aki aztán csatolja az előirat- hoz s mutassa be az alispánnak vagy előadónak. A nagyobb járásokban az iktató és névmutató készítésével két egyén, a központban három egyén van elfogtalva, akik feladataiknak megfelelni már alig képesek. Mert hogy történik az iktatás ? Beérkezik reggel és délután a posta, az iktató megnézi az ügydarabok tartalmát s annak alapján akként rendezi, amint azokat egyik vagy másik iktatóba bevezetnie kell. Aztán megkezdi az egyes iktatókba a bevezetést, amikor is újból meg kell nézni az ügydarab tartalmát. A beiktatás után rávezeti az érkezés évét, havát, napját, az iktatói számot, az előző számot. Vagyis minden ügydarabot kétszer néz át. Az iktatóból az ügyiratok átküldetnek az irattárba, ott az irattári különféle sorkönyvekbe bejegyeztetnek, előiratokkal felszerelve átküldetnek az előadóhoz. Az előadó elintézés utáu átküldi a kiadóhoz, ahol a különféle kiadói könyvekbe bejegyeztetik, hogy mikor érkezett, a kiadmányozás után pedig, hogy mikor lett kiadva. Az iktatói, irattári és kiadói kezelés egyszerűsítésére következőket javaslom: Úgy a járásokban, mint a központban csak egy iktató és egy névmutató vezettessék. A külömböző természetű ügyek lajstromozási számokkal — amelyek egyszersmind irattári jegyekül is szolgáljanak — már az iktatóban láttassanak el. Az iktatás ne az ügyszámon, hanem külön e célra nyomatott lapokon, úgynevezett előadói iveken eszközöltessék. Az elóadói ivül egy kettéhajtott féliv papirost használjunk, amelynek felső lapján következők legyenek előzetesen rányomva, például a központot veszem: Zeraplénvármegye alispánja. Érkezett .... év .............hó . . . napján. Iktatói . . . szám. Lajstromszám .... Előszám .... Utószám .... Kiadóba érkezett .............hó . . nap. Kiadatott .............hó . . nap. Amint az ügydarabok beérkeztek, az iktató azokat megszámlálja s ugyanannyi előadói ivet kikészítve, a számozó-géppel azokra az érkezés idejét, az iktatói számot egyfolytában rányomja. Ezután egyenként szedi elő a darabot, annak rövid tartalmát, az iktatói és előszámot a lajstrom-számmal az iktatóba bejegyzi, aztán az előadói Ívbe behelyezve, azon a lajstrom- és előszámnak üresen) hagyott helyet kitölti. Ezután az irattárnokhoz átküldi. Az irattárnok előtt már tudott az előszám, a lajstromszára, vagyis a csomag irattári jegye, könnyen megtalálhatja az előiratokat. Az előiratozás nál a csomagból kivett acta helyére egy szelet papirost tesz, amelyen előre rá lesz nyomva: Lásd .... évi . . . számú ügydarabnál s az ügydarabon az utószámnak üresen hagyott helyét kitölti. Ez feleslegessé teszi az irattári sorkönyv vezetését is, mert az irattári jegy, amely alatt a csomagok kezeltetnek, a lajstrom-szám volna. A lajstrom számként a közigazgatás minden ágára I—XII. római számot használjunk, ezen tizenkét csoportba az összes elvégzendő ügyek beoszthatók lesznek. A kiadó az átvett ügyek külzetén üresen hagyott helyre bevezeti az érkezés havát, napját s a kiadás után hasonlólag kitölti az ügydarabon az e célra üresen maradt helyet. A kiadói kezelés ezen módja feleslegessé teszi a kiadói könyvek vezetését. Az irattárnok az előadóknak, az előadók a kiadónak, a kiadó az irattárnoknak az | ügydarabokat mindég számkönyv mellett köteles átadni. A mi az ellenőrzést teljessé fogja tenni. Hogy pedig az iktató úgy az előszámot, mint a lajstrom számot fennakadás nélkül bevezethesse, utasitandók az összes hatóságok s a felek is kötelezendők, hogy beadványaik, megkereséseik vagy jelentéseiknél az ügy iktatói és lajstrom számára mindenkor hivatkozzanak: p. o igy 3781/11. 1901. * Az auyakönyvvezetők, ha az anyakönyv másodpéldánya már a levéltárban van, az első példányban eszközölt utólagos bejegyzésekről kötelesek az A. T. 26. §-a értelmében egy erre szolgáló űrlapon az alispánhoz jelentést tenni. Ezek a jelentések mind beiktattatnak és elintézésük abban áll, hogy az előadó rájegyzi : „Kiadatnak a levéltárnoknak“, a levéltárnok aztán átveszi a kiadótól és teljesiti a bejegyzést. Ezen jelentések vármegyénkben az elmúlt évben 2377 számot tettek ki. Ha egy egyén naponkint 100 ügyszámot iktatott is be, egy évben még akkor is egy hónapi idejét foglalta az le. Javaslom, hogy az állami anyakönyvvezetők azon jelentései, melyek a másodpéldányokba leendő bejegyzést tartalmaznak, általuk ne az alispánhoz, banem közvetlenül a levéltárra címezve küldessenek be. A levéltárnok a beérkezett jelentésre a sorszámot és a beérkezés napját sorozó-géppel rányomja s a bejegyzést eszközölvén, a jelentéseket évenkint egy csomagba kötegelve őrizi meg. * Úgy a közigazgatási, mint az árvaszéki irattárak már annyira túl vannak zsúfolva a rohamosan szaporodó ügyiratokkal, hogy egyrészt a kezelés napról- napra nehezebbé válik, másrészt a helyiségeket is folyton bővíteni kell, ami meg a kiadásokat növeli. Ha számba vesszük, hogy mint pl. vármegyénkben is a köz- igazgatási és árvaszéki ügyek évenkint 70—80,000 számot tesznek ki, ha ehhez csak egy fogalmi ivet és átlagban két mellékletet számítunk is, évenkint 280000 iv papirost kell az irattárba elhelyezni, ami 560 rizmát tesz ki. Az irattárban elhelyezett iratok legnagyobb része pedig rövi- debb vagy hosszabb idő elmúltával értékkel már senkire nézve sem birnak, s igy ezt a részt előbb vagy utóbb ki kell selejtezni. Úgy, de a kiselejtezés sok munkába és nagy költségbe is kerül, mert azt csak ahhoz értő emberre lehet rábízni, nehogy a felületes eljárásból valakire anyagi kár hárulják. Javaslom, hogy az egyes ügyek végleges befejezése után, akkor, amikor arra az előadó az utolsó elintézést megfogalmazta, egyidejűleg vezesse rá, hogy egy hónap, egy év, vagy X idő alatt, egészben vagy részben kiselejtezhető. Az irattári személyzet pedig minden félévben átnézi az iratcsomókat a kiselejtezést az utasítások szerint foganatosítja, s ezt az iktatóba feljegyzi. Nehogy azonban a kiselejtezésből valakire anyagi kár háruljon, a magántulajdont képező okmányok az ügy elintézésének befejeztével az illető részére kiadandók. Hivatalból beszerzett vagy a hatóság tulajdonát képező okmányokra nézve pedig a fogalmazónak a selejtezési utasítás alkalmával kell a megőrzés iránti intézkedést megtenni. Ezen javaslatom a szolgabirói és a rend. tanácsú városi irattárakra is alkalmazandó lenne, mert főszolgabiráinktól nem is kívánhatjuk, hogy értéknélkü'i papíroknak helyiségeket béreljenek, az pedig, hogy irattáraikat időközönkint a vármegye levéltárába beküldik, szintén nem helyes, mert az ilyen iratok rendesen a padlásra vagy a pincékbe kerülnek, ahol megsemmisülnek még azok az iratok is, melyek megőrzendők lettek volna, kivannak téve.
