187917. lajstromszámú szabadalom • Eljárás mikrofilmtechnikai laboratóriumok vagy egyéb ügyviteli feldolgozó rendszerek mobilizálására, járművekre szerelve, helyszíni felvételezéshez
1 J 87 917 2 A találmány tárgya eljárás és berendezés ügyviteli iratok, műszaki és egyéb iratanyagok, dokumentációk mikrofilmtechnikai és reprográfiai rendszerű, eddig e célra berendezett laboratóriumokban végzett feldolgozási munkáinak a vállalatoknál, intézményeknél, irat- 5 tárakban, rajz-, ill. tervtárakban, vagy a megbízók által kívánt helyszínen szolgáltaíásszerű elvégzése. Ismeretes, hogy napjainkban mind gyorsabban növekszik a különféle kiadványok, dokumentumok és iratanyagok mennyisége. Ezek gyors növekedésének hatása, 10 kezelésük gondja nap mint nap jelentkezik az ipari-, kereskedelmi-, szövetkezeti vállalatok és intézmények stb. ügyviteli munkaterületein ezekkel kapcsolatos adatok, információk rendszerezése, elhelyezése, megőrzése, illetőleg gyors visszakeresése terén. Egy-egy ügyviteli, ill. irodaépület tervezésénél újabban rendszerint csak a mindennapi munkavégzésekre terveznek irodahelyiségeket és mind kevesebb hely marad az iratanyagok tárolására, továbbá sok problémát okoz az egyes információk rendszerezett megőrzése, megtalálása és kiértékelése. Emellett még számolni kell azzal az időigényes munkával is, amelyet a szükséges információk készítésére, összegyűjtésére és rendszerezésére kell fordítani. Tovább növeli még a krónikus helyhiányt a mind nagyobb területen alkalmazott ügyviteli- és számítástechnikai gépek és ezek által előállított iratok, papírok tömeges mennyisége is. Nehezíti a tárolást, hogy az irodákban előforduló papírok — nagy tömegben nagy súlyt képeznek, — viszonylag igen nagy kiierjedésűek, ill. helyigény űek, — nagyságuk, alakjuk különbözősége, — a papírok nagyban különböző minősége, melyek ugyancsak befolyásolják a tárolás módját, időpontját stb. A felsoroltak miatt a raktározás, illetve az irattározás igen nagy gondot okoz. Sok helyet igényel a nagytömegű, különböző nagyságú és alakú iratanyag rendszerezett, megfelelő tárolása. Az irodákban tárolt iratanyaggal szembeni követelmények egyike, hogy gyorsan lehessen megtalálni. Ez egyaránt vonatkozik a levelezésre, a dokumentációra, a bizonylatokra stb. és más egyéb ún. ügyviteli iratokra. A gyors ügyintézés megköveteli, hogy az intézés alatt lévő ügyekre vonatkozó előzményeket, az ún. információkat, a lehető leggyorsabban és időben kapja kézhez az ügyintéző. A megfelelő technikai eszközök hiánya a nagytömegű iratanyag több szempontú rendezését nehezíti vagy esetleg lehetetlenné teszi, de feltétlenül gátolja a gyors felhasználást. A hosszas keresgélés gyakran fizikai fáradtságot, idegeskedést és munkaidő kiesést idéz elő, nem beszélve arról az eszmei kárról, amit a késve, vagy egyáltalán nem kapott, ill. talált információ jelent. Sok gondot okoz az iratok biztonságos megőrzése is. A nem selejtezhető, illetve hosszú időn át megőrzendő iratokat egyfelől nagyon gondosan kell őrizni, másfelől mégis könnyen hozzáférhetővé kell tenni, hogy a napi ügyintézéshez szükséges iratokat gyorsan ki lehessen keresni, egy-egy ügyirat elvesztése pedig pótolhatatlan veszteséget is okozhat az intézménynek. Külön gondot okoz az ügyiratok szállítása, illetve a megfelelő kezelő ill. tároló egységekhez való továbbítása. Gyakran előfordul, hogy nagy súlyú iratcsomagot kel! postán szállítani, melyek csomagolása, postán feladása tetemes munkát okoz és emellett komoly költséget jelent a postaköltség iSTovább lehetne még sorolni azokat a hátrányos szempontokat, amelyek a már elmondottakkal együtt ugyancsak indokolják, hogy keresni kell valamilyen megoldást és rendszert, amellyel az említett nehézségek csökkenthetők vagy legyőzhetők. Az előzőekben felsorolt problémák megoldására az ügyviteli dokumentumok mikrofilmezése nyújt lehetőséget. Az ügyviteli mikrofilmezés eszközeinek kiválasztásakar lényeges szempont volt annak — a vállalatok számára 15 r< ndkívüli előnyökkel járó - megoldásnak a keresése, hogy az iratanyagot ne kelljen összegyűjteni, csomagolni, a mikrofilmezés helyére szállítani és ezzel kapcsolatos adminisztrációs munkákat is elvégezni, hanem a mikrofilmezés eszközei kerüljenek a dokumentumokat tároló 20 I elyiségekbe. Ezt a találmány szerint a mikrofilmezés közlekedtethető ún. mobil rendszerben megoldásával látjuk megvalósíthatónak, oly módon, hogy annak teljes folyamata az igénylő vállalatnál történhet éspedig mikro- Tlmtechnikai és reprográfiai műveletek, ill. kitűzött fel- 25 idatok elvégzésére is alkalmas módon berendezett közlekedtethető laboratóriumban oly módon is, hogy szükség :setén némely berendezési egységek innen kiválaszthatók, és közvetlenül a dokumentumok tárolási helyén, ill. ott meglévő berendezésekkel kapcsolatban is üzemeltct- 30 hetők legyenek. A találmány szerint a mikrofilmezés új eljárása biztosítja annak a szabvány előírásainak ellenőrizhető betartásával történő elvégzését. Az iratanyagok használati és tárolási helyükön előkészítésük után ugyanis a választott 35 csoportosításban és rendezetten munkafolyamaíszerűen vihetők a helyszíni közelségben lévő mikrofilm felvevő kamerába és abban folyamatosságuk ellenőrizhető biztonságával készíthetők a felvételek, melyek a helyszínen folyamatosan végezhető előhívás, másolás után olvasó 40 készüléken ellenőrizhetők, papírra visszanagyíthatók, vetíthetők. Amennyiben megsemmisítés szükséges, a kiválasztott iratanyagok a mobil berendezésben lévő géppel megsemmisíthetek. A mikrofelvételek archív és aktív csoportosítása, 45 nyilvántartásba vétele, az irattár elhelyezése stb. helyszíni ellenőrzés mellett történhet. A találmány szerinti eljárás és elvégzendő feladatnak megfelelően összeállított inikrofilmtechnikai és reprográfiai berendezésekkel végzett mikromásolásokkal új in- 50 formációk feldolgozásának, tárolásának, visszakeresésének és felhasználásának létesítési lehetőségét, illetve fejlesztését is megoldja. A találmány szerinti eljárást és annak foganatosítás! berendezéseit az alkalmazási példákat szemléltető csatolt t>5 rajzok alapján az alábbi leírás ismerteti bővebben. A rajzokon az 1, ábra mikrofilmtechnikai, ill. dokumentáció fotólaboratórium felszerelési és üzemi berendezéseinek közlekedtethető ún. mobil járműtérbelí elrendezését szemoU lélteti, melyek hivatkozási számaik szerint a következők: 1 a jármű és 1/a annak padlózata, melyen elhelyezve láthatók: a 2 jármű vezető ülés, 3 ülőhelyek, 4 munkaasztalok, pj. iratanyagok rendezésére, 5 ügyirati, ill. mikrofilm fel-2
