Szabolcs-Szatmár-Beregi levéltári évkönyv 16. (Nyíregyháza, 2003)
Szegőfi Anna: Tapasztalataim és észrevételeim a tanácsi iratok selejtezése és rendezése közben
zékek az esetek egy részében nem is a levéltárban készültek, hanem az átadás előkészítésekor az irattárakban. 10 A lehetőség ellenére csak korlátozottan használtuk az iratjegyzéket, mivel benne a kutatás korántsem olyan egyszerű, mint a mutatóban; a teljes jegyzék átolvasása az egyetlen keresési lehetőség. A mutatók és iratjegyzékek elterjedésének új irányt adott a számítógép, amelynek kihasználásával szakmai, elméleti szinten bővebben is kellene foglalkoznunk. A szakmai, elméleti vita azért is szükséges lenne, mert a próbaselejtezéseink során megállapítottuk, hogy a raktárainkban felhalmozott egykorú iratkezelési segédletek legjobb esetben is csak 50 %-ban képviselnek történeti értéket, tárolási szempontból és állományvédelmileg problémásak, kiváltásuk és ezzel kiselejtezésük a helyhiány enyhítése miatt indokolt lenne." Mindehhez természetesen hozzátartozik, hogy az egykorú segédletek pótlása, vagy kiváltása darabszintü rendezési és segédletkészítési munkát jelent, idő és szakember igényét senkinek sem kell számokkal bizonyítani. Az egykorú iratkezelési segédletek hiányának pótlása érdekében kezdtük el a darabszintű segédlet funkcióját - vagy inkább egyes funkcióit - a középszintűnek minősülő raktárjegyzékek bővítésével pótolni. A feladat egyszerű volt, a raktárjegyzékben rögzítjük azokat az információkat, amelyek az irattári segédletekben megtalálhatók lennének, és amelyeket ezeknek a segédleteknek a hiányában is fel tudunk tárni. A megoldás gyakorlata korszakonként változó: - 1950-195l-ben a doboz szintű raktárjegyzékben felsoroljuk valamennyi rendszámot és hozzárendeljük a szöveges tárgyát. A Botár-féle meghatározást összevetjük az iratanyaggal és a tényleges tárgyat rögzítjük. - 1952-1956 között hasonlóan járunk el a csoportszámmal. A csoportszám meghatározásánál nagyobb volt a tanácsok választási szabadsága, ezért itt a tárgymeghatározásnál nagyon gondosan kell eljárni. - 1957-1973 között a sorszámos iktatás semmiféle pontosítást nem tesz lehetővé, legfeljebb az ügyintéző szervezeti egység meghatározását keretszámos iktatás esetén. - 1974-1990 között visszatérünk a rendszámnál és csoportszámnál jól bevált módszerhez és felsoroljuk valamennyi előtalált ügykört, a tárgymeghatározással együtt. A segédletek sorában külön kiemelten kell foglalkoznunk a jegyzőkönyvek segédletelésével. A tanácsi iratokban folytatott selejtezési vizsgálatok során nyilvánvalóvá vált, hogy az intézmény legfontosabb és legalapvetőbb forrása a A jegyzék készítésének elrendelése törvény adta jogunk lett azáltal, hogy a levéltári törvény az iratok segédletekkel együtt történő beszállítását írja elő. Érdemes lenne megfontolni, hogy szakmailag megfelelő iktató programok segítségével újra nyilvántartásba vegyük a levéltárba került maradandó értékű iratokat. Ezzel számítógépes levéltári darabszintü segédletet készítenénk, amely a segédlet hagyományos levéltári feladatai mellett megoldaná az iratkezelési programok kompatibilitásának, jogtisztaságának - jelenleg megoldhatatlannak látszó - kérdéseit is.
