Szabolcs-Szatmár-Beregi levéltári évkönyv 16. (Nyíregyháza, 2003)

Szegőfi Anna: Tapasztalataim és észrevételeim a tanácsi iratok selejtezése és rendezése közben

jegyzőkönyv, így ezek selejtezésének, rendezésének és segédleteinek tisztázása lett az elsődleges feladat. A jegyzőkönyvek kiemelt begyűjtésének és rendezésének munkamódszerét - azaz a kötelező rendezési tervet - a következőképpen alakítottuk ki: - valamennyi fellelhető példányt beszállítottuk a levéltárba, beleértve a fővárosnál fellelt másod, sőt harmadpéldányokat is, - darabszintü rendezést végeztünk olyan módon, hogy a példányokat összehasonlítva létrehoztuk a teljes jegyzőkönyvet, beleértve az előterjesztéseket és az egykorú mellékleteket, - a rendezést követően fennmaradó fölös példányokat kiselejteztük, - a darabszinten rendezett iratanyagot mikrofilmezésre előkészítettük; ülésenként pagináltuk, s a mikrofilmezéshez szükséges előzéklapot készítettünk, - hagyományosan értelmezett név-, hely-, és tárgymutatót készítettünk, mivel az ülések tárgysorozata kutatási célra nem bizonyult elegendőnek. A munka nem könnyű, de nagyon hasznos. A fővárosban a levéltári őrizetben lévő jegyzőkönyveknél, mintegy 60 %-os rendezettséget értünk el, a lemaradás sajnos a segédlet készítésnél jelentkezik. Természetesen a jegyzőkönyvek mutatózását számítógépes adatbázis készítésével terveztük, s ennek feltöltése időigényesebb, mint maga a rendezés. A iratrendezés, selejtezés és segédletkészítés látszólag belső levéltári szakmai ügy, de csak látszólag, mert a munkánk tematikája kihat a végeredményre, a kutató elé kerülő iratanyagra. A selejtezési, rendezési, segédletkészítési munkánk középpontjában mindig a kutathatóság, a kutatók érdeke áll. A tanácsi iratokban végzett iratértékelési, selejtezési, rendezési és segédletkészítési munkánkból a kutatók számára is leszűrhető néhány megjegyzésre méltó gondolat: - a tanácsrendszer egészét átfogó központi nyilvántartások, statisztikák, jól használhatók, elsődleges forrásnak minősülnek, - a levéltárakban alapvető selejtezési szempont, hogy a legteljesebb információt tartalmazó iratokat őrizzük, azaz a kutatást a legmagasabb szintű hivatal irataiban kell kezdeni, - a tanács erősen centralizált hivatal volt a végrehajtó bizottság irányításával, így legfontosabb forrása a végrehajtó bizottsági jegyzőkönyv, - a kutatónak soha nem szabad megfeledkeznie a korszak történelmi meghatározójáról: a mindenütt és minden szinten jelen lévő pártirányításról, s az ezt tükröző pártiratokról. A felsorolt módszerekről, legyen szó bár selejtezésről, rendezésről és segédletkészítésről - ha máskor nem, 2005-ben - döntenünk kell, akkor érkezik a levéltárakba az utolsó tanácsi iratanyag, a fond lezárul. Addig is cseréljük ki gondolatainkat, vitatkozzunk, hogy megtalálhassuk az ideális megoldást!