Szabolcs-Szatmár-Beregi levéltári évkönyv 16. (Nyíregyháza, 2003)

Szegőfi Anna: Tapasztalataim és észrevételeim a tanácsi iratok selejtezése és rendezése közben

- az 1957-1973 között keletkezett iratokhoz, - az 1974-1984 között keletkezett iratokhoz, - az 1984-1990 között keletkezett iratokhoz, - az építési iratokhoz. A kételkedők meggyőzése érdekében részletesen beszámolok a munka folyamatáról, bizonyítva a jegyzékek szakszerűségét, a készítők körültekintését. A munka 1989-ben kezdődött, három levéltár: a fővárosi, a hevesi és a nógrádi részvételével. A munkatársak megkezdték az elméleti előkészítést, a selejtezési alapelvek kidolgozásával. Az elvekről egyesületi tanácskozást is tartottunk, olvashatták a Szemlében." Ezután kezdtük meg a próba-selejtezéseket és a mintajegyzékek elkészítését. Kiinduló pontunk a tanácsi iratok kezelésére készült irattári tervek, illetve selejtezési ügykörjegyzékek voltak.

3 Ezeknek a jegyzékeknek a hibáit - a kollégák emlékezhetnek rá - már a megjelenésüket követően felismertük és megpróbáltuk kijavítani. Azért kell megállapítanom, hogy csak próbáltuk, mert sem az 1973-ban elvégzett korrigálásokat, sem az 1984-es javításokat nem lehetett és lehet visszamenőleg alkalmazni, ez igen fontos szakmai szempont. Nemcsak fontos, de megalapozott is, egy korszak iratainak értékét nem lehet egy másik korszak iratainak alapján elvégzett értékeléssel mérni. Gondoljunk a legegyszerűbb példára: a járási tanácsok működése idején a városok és községek iratainak értékelési szempontjait nem alkalmazhatjuk a járások megszűnése utáni időszakra. Ugyanakkor a visszamenőleges alkalmazás tilalmából következik, hogy ha törvényesen járunk el, akkor például van olyan korszak, amikor van építési irat a levéltárban és van olyan korszak, amikor nincs. A levéltárak ezt a problémát igyekeztek saját hatáskörben elintézni, olyan módon, hogy az irattári tervtől eltérően, nem engedélyeztek olyan selejtezést, ami az egyes irattípusok eltérő selejtezési idejéből származó anomáliákat okozott. Jó példa erre az említett építési iratok mellett, az ipari és kereskedelmi engedélyek iratanyaga, melyet selejtezhetősége ellenére általában átvettek a levéltárak. A tanácsi iratok selejtezésével foglalkozó team számára egyetlen megoldás kínálkozott, az azonos irattípusok értékelését - a maradandó érték messzemenő figyelembe vételével - egységesíteni kell. A selejtezési elvek meghatározása és a már említett széleskörű megvitatása után számítógép segítségével készítettünk egy összevont selejtezési mintajegyzék munkapéldányt, amelyben az irattári tételek ábécé rendjében egymás mellé került az adott tétel értékelése 1960-, 1973-, 1984-ből.

4 Az összevont jegyzékről elsőként azt állapítottuk meg, hogy a napi selejtezési munkához terjedelme miatt nem alkalmazható, az iratértékelésekhez, mint segédeszközt lehet használni. 2 Szegőfi Anna: A levéltárak iratértékelési és selejtezési feladata. Levéltári Szemle, 1999/3. 13— 28.; Szaniszló Ferenc: Alapelvek a tanácsi iratok levéltári selejtezéséhez. Levéltári Szemle, 1999/3.28-32. 3 A selejtezési időket is meghatározó ügyviteli utasítások időrendben: 1/1960. KE., 8/1973. (TK. 51.)MTTH„ 2/1984. (TK. 28.) MTTH. 4 Az összevont jegyzék számítógépes változata Budapest Főváros Levéltárában hozzáférhető.