Szabolcs-Szatmár-Beregi levéltári évkönyv 16. (Nyíregyháza, 2003)

Szegőfi Anna: Tapasztalataim és észrevételeim a tanácsi iratok selejtezése és rendezése közben

Ez az összevont mintajegyzék világosan megmutatta, hogy melyek azok az irattári tételek, amelyeknek az értékelése nem változott az évek során, és melyek azok a tételek, amelyeknél az egykorú ügyintézők, irattárosok és levéltárosok egyaránt bizonytalankodtak az irat értékének megítélésénél. Az összevont mintajegyzék elemzése alapján arra a megállapításra jutottunk, hogy a legkevesebb eltérés a történeti értékű iratok értékelésénél van, ez meghatározta a további munkamenetet: - Az első fázisban kijelöltük a klasszikus értelemben vett levéltári iratok körét, a hagyományosan nem selejtezhető iratokat, köztük elsősorban a testületek iratait és az éves szintű értékeléseket, valamint a tanács egészét érintő elvi iratokat. A tanács munkáját irányító felügyeleti iratok esetében, a tükröződést szem előtt tartva, az irányító szinten minősítettük nem selejtezhetőnek az iratot. - Második fázisban vizsgáltuk a 10 évnél hosszabb őrzési idejű iratok körét, átértékelve a személyiséghez fűződő jogokat, (tulajdonjog, jogsérelem, nyugdíjjogosultság) - Miután élő irattári anyag is szerepet kapott a jegyzékek összeállításánál (az önkormányzatok még használták az 1984-es tanácsi utasítást) vizsgáltuk a törvényi, ügyviteli előírásokat; mint az adótörvény, a számviteli törvény, a gyermekvédelmi törvény stb. A fenti munkafázisok végeredményeként állítottuk össze - számítógép segítségével - az egyes korszakokra érvényes, tanácsi szintekre tagolt mintajegyzék javaslatokat. Ez a mintajegyzék-változat, a korszakra érvényes egykorú utasítás selejtezhetőségi kódját is tartalmazta, és tartalmazta az előkészítő team iratértékelési javaslatát.

5 Ezeknek a munkapéldányoknak az alapján kezdtük el, lelkes megyei levéltárosok segítségével, a próbaselejtezéseket. A próbaselejtezések alapján a kollégák véleményt mondtak a munkapéldányon szereplő iratértékelési javaslatról, s ehhez csatolták a próbaselejtezés alapján kialakított értékelésüket. A többféle selejtezési javaslatot összevetve és elemezve készült el a mintajegyzék értékelhető változata. Ez az értékelhető változat még további két szakmai ellenőrzésen ment át, ennek során nagy gyakorlattal rendelkező kollégák mondták el véleményüket az egyes tételek selejtezhetőségéről. Az utolsó szakmai szűrőt a Levéltári Kollégium selejtezési munkabizottságának tagjai jelentették.

6 A selejtezési mintajegyzék természetesen annyit ér, amennyit a szakma hasznosítani tud ebből a munkából. A hasznosítás alapvető követelménye volt, hogy, megosszuk eredményeinket másokkal is. A selejtezési mintajegyzék ké5 Természetesen a selejtezhetőségi időt a könnyebb munka érdekében minden esetben és minden munkafázisban a tanácsi selejtezési kódjellel rövidítettük. 1 = 2 év, 2 = 5 év, 3 = 10 év, 4 = 15 év, 5 = 30 év, 6 = 75 év, 0 = nem selejtezhető. 6 Az elkészült mintajegyzékeket a Levéltári Kollégium, mint egy selejtezési Ajánlás javaslatát tűzte napirendjére, tárgyalása jelenleg folyamatban van.