Szabolcs-Szatmár-Beregi levéltári évkönyv 16. (Nyíregyháza, 2003)

Szegőfi Anna: Tapasztalataim és észrevételeim a tanácsi iratok selejtezése és rendezése közben

- Ez a kényszerhelyzet eldönti a szakmai vitát - selejtezni muszáj. S ha muszáj, akkor nem szabad tovább vitáznunk, minden energiánkat és szakmai tudásunkat arra kell fordítani, hogy megoldjuk a „mit selejtezzünk" kérdést. A „mit selejtezzünk" nemcsak a mi gondunk, a nemzetközi levéltári gyakorlatban is sokat foglalkoznak ezzel a kérdéssel. Sokak által ismert példa a hollandok legutóbbi próbálkozása a PIVOT rendszer.

1 A hollandok elképzelésének lényege - ahogy mi értelmezzük - az, hogy a folyamat eredményeként megszületett információt kell menteni, bárhol is rögzítették, nem az iratot. A hollandok ezt feltehetően meg tudják csinálni, félek, mi nem, nekünk saját adminisztrációs rendszerünkből kell kiindulni, s ezen az úton megkeresni a legoptimálisabb megoldást. A selejtezési mintajegyzék Ha a magyar ügyintézés történetét vizsgáljuk, a tanácsi korszak legszembetűnőbb sajátosságának a szovjet típusú centralizált igazgatási és ennek megfelelő iratkezelési rendszer bizonyul. Ezt a sajátosságot kihasználva jutottunk arra a következtetésre, hogy a centralizált rendszert centralizált selejtezési jegyzékkel fedhetjük le. Az elméletet gyakorlattá alakítva született meg a munka segédlete; a selejtezési mintajegyzék. A selejtezési mintajegyzék készítésének és használatának ellenzői általában azzal érvelnek, hogy a jegyzékek használata nem teszi lehetővé az esetleg szükséges egyéni iratértékelést. A jegyzékek készítésének részletes ismertetésével szeretném eloszlatni ezeket a kételyeket, bebizonyítani, hogy a selejtezési mintajegyzék készítése és használata nem nélkülözi az információ tartalmak elvi értékelését. A mintajegyzékek készítésekor jól felkészült levéltárosok történészi és szakmai szempontokat is figyelembe véve értékeltek és próbaselejtezést végeztek különböző levéltárakban és különböző tanácsi szinteken. Ezzel a módszerrel készültek el azok a tanácsi selejtezési mintajegyzékek - összesen hat darab - amelyekről részletesen szeretnék beszámolni. Az a tény, hogy a tanácsi iratokhoz nem egyetlen mintajegyzéket készítettünk, már jelzi, hogy az egyes korszakok iratainak tartalmi és formai sajátosságait is figyelembe vettük. Külön jegyzéket készítettünk: - az 1950-1951 között keletkezett iratokhoz, - az 1952-1956 között keletkezett iratokhoz, 1996-ban 10 magyar levéltáros volt tanulmányúton Hollandiában. Ekkor ismerkedtek meg a PIVOT programmal. A tanulmányútról beszámoló jelent meg: Blazovics László: Magyar Levéltárosok Hollandiában, Levéltári Szemle, 1997/1. 63-70. A csoport tagja volt kolléganőm Póth Piroska, aki lefordította Robbert Jan B. Hageman: Új holland módszer az irattári anyag értékeléséhez című, a rendszerről írt alaptanulmányt. Az érdeklődők ezt a fordítást vehették, és vehetik kézbe kolléganőm szíves jóvoltából.