Somogy megye múltjából - Levéltári évkönyv 21. (Kaposvár, 1990)

Borsa Iván: A megyei levéltárak és a megyék középkori oklevelei

Az időrendi mutatólapok, adatai a 31 mezőből álló adatfelvételi lap következő mezőinek kitöltését igénylik minden esetben: 1. Az időrendi mutatólap sorszáma (tulajdonképpen az évszámmal együtt azonosító szám). — 2. ADL-szám elöl hat számjegyre kiegészítve. Az a-b-c-vel tört DL-számok kiküszöbölése megtörtént oly módon, hogy azok 108001-től kaptak új számokat. — 3. Keltezés.- év-hó-nap és egy hely e-k-u betűnek, ha a nap pontosan nem állapítható meg (előtt-körül-után). — 5. Fennmaradási forma (lásd fent). — 7. Régi (a DL-be kerülés előtti) jelzet; DF esetében az a jelzet, amely alatt a fénykép eredetijét őrzik. Minthogy egy DL-szám alá több helyről is kerülhetett oklevél, az a mező ismételhető. — 8. Az oklevél kibocsátója. A mező A-B-C-D almezőkből áll. A: Az oklevélkibocsátó személy neve. Ha jogi személy a kibocsátó, az almező üresen marad; B: a kibocsátó természetes személy rangjának, a jogi személynek (város, megye, hiteleshely) pedig esetleges földrajzi megkülönböztetője; C: a természetes személy rangja, a jogi személy esetében az intézmény jellege (város, megye, hiteleshely); D: a kibocsátó rangjának, az intézmény jellegének kódszáma. Ez a mező is ismételhető, mert az oklevélnek több kibocsátója is lehet. Előfordulhat, hogy az iratnak nincs kibocsátója (határjárás szövege, leltár, számadás, zsoldjegyzék stb.), ez esetben a mező üresen marad, s helyette a 12. mezőt (irattípus) kell kitölteni. A felsorolt, kötelezően kitöltendő mezőkön kívül eredetiben fennmaradt oklevélszövegek esetében ki kell tölteni a 31. mezőt is, amely az alkalmazott pecsétek számáról és a pecsételés módjáról ad tájékoztatást. — Sor kerülhet a 6. mező (megjegyzés) kitöltésére, ha a kék cédulán adat van az oklevél csonkaságáról, olvashatatlanságáról, esetleges más évbe történt áthelyezéséről stb. A DL időrendi mutatólapjai adatainak bevitele 1988-ban befejeződött. Az egyes listák ( időrendi, oklevélkibocsátói, régi jelzet szerinti) 1985 és 1989 között kb. kétharmad részben elkészültek, hogy az egyes alkorszakok kutatói és az érdekelt levéltárosok mielőbb használhassák azokat. A DF-ben található közel 90 ezer oklevél időrendi mutatólapjainak száma előreláthatóan meg fogja közelíteni a DL rekordjainak számát, adataiknak bevitele jelenleg (1989 augusztus) 1400 körül jár. Az adatbevitel befejezése, valamint a két Mohács előtti nagy gyűjtemény időrendi mutatólapjainak összesített kiíratása ezután fog megtörténni. Ezt követően előreláthatóan 1991—1992-től a DL-regeszták adatainak bevitele megkezdődhet. Mielőtt azonban ez a munka elkezdődnék, már meg lehetne kezdeni a Diplomatikai Levéltárban egy sajátos, újszerű munkafázist. Bár — mint már szó volt róla — az 1987-es évek végétől folyamatosan készült időrendi mutatólapok és az 1945 után készült/készülő regeszták azonos alapon nyugszanak, eddig egyetlen regesztakészítőnek — ideértve e sorok íróját is — sem jutott eszébe, hogy a regeszta elkészítése előtt (esetleg után) összevesse regesztájának dátumát és oklevélkibocsátóját az időrendi mutatólap megfelelő adatával; pedig a közös alapról induló két művelet eredménye, akár az egyik, akár a másik készítőjének ( igen ritkán mindkettőnek) hibájából fő adataiban eltérhet egymástól. Egy ilyen jellegű eltérési lehetőség, ami már 1970-ben is előrelátható volt, az 1983-ban végzett próbák során beigazolódott. Az eddig észlelt eltérések emberi gyarlóságokból eredtek, ún. időrendi mutatólapok készítésekor átírások elnézése, dátumfeloldási hibák, mutatólapok és regeszták gépelésekor előfordult melléütések. — A tapasztalatok tehát azt mutatják, hogy a két levéltári segédlet egymással történő szembesítése a program második részének megkezdése előtt elengedhetetlen. E munka során el kell érni, hogy