A Magyarországi Reformált Egyház Egyetemes Konventjének Jegyzőkönyve 1938.

1938. április 27-28.

442 1. sz. melléklet. tandó helyre. Ha a rendszer már az egykorú ügykezelésben jött létre (proveniencia-rendszer), semmiesetre sem változtatható meg, ha ellenben a helyreállítandó rendszer későbbi mesterséges rendezés eredménye, e helyett más rendszer is alkalmazható. Az utólagosan képzett mesterséges rendszer a rend helyreállításánál az esetben mellőzendő, ha nem mutatkozik gyakorlati szempontból kielégítőnek s ha egyúttal a helyreállítására fordítandó munkával megfelelőbb új rendszer is képezhető. 26. §. Az ilyen rendezéseknél és minden olyan esetben, mikor a rendezendő anyagban eddig semmiféle felismerhető rendszer nem volt, az iratanyag kronologikus rendbe szedendő. Az anyag tehát, miután teljesen egybegyűjtetett, a kelet éve és hónapja szerint sorba szedendő s a hónaponbelül sorszámmal látandó el. Az iratra az év, hónap és a sorszám feljegyzendő s e sorrendnek megfelelőleg készítendő az irat rövid, de a lényeges tartalmat magában foglaló kivonatával az anyag elenchuskönyve .(lajstromkönyve) és a vezérszavakat tartalmazó mutatókönyv. 27. §. Olyan rendezendő levéltárban, amelynek anyaga nagyterjedelmü, az általános kronologikus sorrend helyett az anyag több tartalmi csoportba osztható be és a csoporton belül valósítandó meg a kronologikus sorrend. Ilyen csoportok a levéltári anyagot képző szerv szerkezeti tagoltságának, az anyag belső természetének és sokféleségének megfelelőleg képezhető, de kerülve az anyag túlságos szétaprózását. (Pl. ilyen csoportok lehetnek: 1. Egyházközigazgatási, 2. Missziói, 3. Iskolai. 4. Anyakönyvi. 5. Gazdasági, stb. ügyek.) 28. §. Ha a rendezésre nem szoruló anyag segédkönyveiben (elenchusok, mutatók, stb.) kisebb hiányok mutatkoznak, ezek a meglévő segédkönyvek rendszerének megfelelően pótlandók. 29. §. Szervesen egymáshoz tartozó iratok a rendezésnél is együtt tartandók. 30. §. A folyó közigazgatásban most képződő anyag jövendő levéltári rendjének érdekében is minden egyházi hatóság, hivatal és intézmény köteles évenkénti iktatókönyvet vezetni és ehhez betüsoros mutatót készíteni. Kisebb ügyforgalom (évi kb. 200—300 tétel) esetén egyszerű futószámos iktatás, nagyobb ügyforgalom esetén az alapszámos iktatás felel meg. Az utóbbi esetben mindazok az ügyiratok, amelyeket ugyanaz az ügy hoz létre, évenként közös alapszám alá foglalandók s ez az alapszám az ügyre vonatkozó azévi első iktatószámmal azonos. Az egyes ügyek iratai szükség esetén átviendők az újabb évre. Alapszámos rendszer esetén sorszámkönyv készítendő, amely megmutatja az egyes iktatószámok alapszámait. Az iktatókönyvek, betűsoros mutatók és más segéd könyvek a levéltárban a vonatkozó évek anyagával kapcsolatosan őrzendők.