Postai és Távközlési Múzeumi Alapítvány Évkönyve, 2002
Leskó Norbert: Informatika a múzeumban
Leskó Norbert Informatika a múzeumban Gyakran megesik, hogy a kulturális örökségünkhöz kapcsolódó információ legalább olyan fontos, mint maga a tárgy vagy dokumentum. A Telefónia Múzeum kiállításában szereplő, 1915-ben gyártott Ericsson telefonkészülék értékét például növeli az az információ, hogy I. Ferenc József osztrák császár és magyar király számára készült. Sok tárgyi emlék örökre elveszett az évszázadok során, és így azokat csupán a fennmaradt rajzok és leírások alapján ismerjük. Az egyszerűség kedvéért a továbbiakban többnyire a kézzelfogható és a múzeumi gyűjteményben megtalálható kulturális emlékeken keresztül mutatom be a múzeumokban kezelt információtípusokat - gyűjteményi, kezelési, marketing és digitális -, de a legtöbb megállapítás igaz az épített és környezeti emlékekre is. Magyarországon a legtöbb múzeumban a gyűjteményekre vonatkozó nyilvántartási információk tárolása papír alapú (naplók, leltárkönyvek, leírókartonok stb.) rendszerben történik. A legújabb múzeumi nyilvántartási szabályzat lehetővé teszi az adatok számítógépes adatbázisokban történő tárolását, de az évenkénti záráskor még mindig szükség van az adatok kinyomtatására és a kinyomtatott lapok aláírására. Ez a digitális aláírási rendszerek elterjedésével és elfogadottá válásával elkerülhető lesz. Az egyes nyilvántartási elemek háromdimenziós tárgyakról tartalmaznak leíró és kezelési információkat. A tárgyakról referencia és beazonosítási céllal vagy a reprodukálhatóság érdekében fénykép készül. Az egyes elemek gyakran kapcsolódnak más tárgyakhoz vagy akár teljesen más típusú információhoz. Sokszor kötődik egy tárgyhoz a dokumentumtárban megtalálható leírás, levél, napló, kiadvány, újságcikk, fénykép vagy akár térkép. A kapcsolt információ segítségével a tárgyak életre kelnek eredeti szociális, gazdasági, történelmi vagy tudományos környezetükben. A múzeumok általában gazdag fotó-, hang- vagy filmgyűjteménnyel rendelkeznek, segítve ezzel a rögzített elemek megismerését. Továbbá gyakori az olyan irodalmi referenciák gyűjtése és bemutatása, amelyek a tárgyakhoz vagy gyűjteményekhez kapcsolhatók közvetve vagy közvetlenül. A múzeumok kezelő szervezetei sok olyan információt hoznak létre, használnak és osztanak meg, amelyek távol állnak a gyűjteményektől. Jellemző példa a pénzügyi és alkalmazotti információk kezelése. Ha egy múzeum boltot is üzemeltet, akkor külön készletnyilvántartás is szükségeltetik. A dolgozók leveleket írnak, éves jelentéseket készítenék, kitöltik az éves statisztikai kérdőíveket. Külső forrásból származó információt keresnek, és tárolnak olyan témakörökben, mint például biztonságtechnika, dokumentáció, vonatkozó törvények. A múzeumok a látogatóikkal és egyéb partnereikkel történő kapcsolattartás részeként újságokban, szórólapokon és egyéb kiadványokban publikálnak. A kiállításokról, valamint gyűjteményekről katalógusok és leírások készülnek. 64
