Mitteilungen des Österreichischen Staatsarchivs 47. (1999)

MAZANEC, Markus – VENUS, Theodor – WIRTH, Maria: Digitale Archivierung von Kabinettsakten des Österreichischen Staatsarchivs. Ein Zwischenbericht über ein gemeinsames Pilotprojekt mit der „Stiftung Bruno Kreisky-Archiv“

Markus Mazanec - Theodor Venus - Maria Wirth

Bildteile wegzulassen, wodurch es möglich ist, die verschiedensten Dokumentarten in bestmöglicher Qualität zu erfassen. Es ist für den Scanvorgang also unerheblich, ob es sich um Handschriften, Druckschriften oder Zeitungsberichte mit Photos handelt, wie sie sowohl Sinowatz-Archiv als auch im Broda-Archiv Vorkommen.

Hinsichtlich der Zeitdauer, die ein Scanvorgang in Anspruch nimmt, ist jedoch die Qualität des Originals entscheidend, wobei dieser um so kürzer ist je besser ein Dokument erhalten ist. So hat das Scannen von Originalzeitungsausschnitten sowie Durchschlägen aus den fünfziger Jahren aus dem Nachlaß von Christian Broda zumeist mehr Zeit in Anspruch genommen als die Verknüpfung von Dokumenten aus den Kabinettsunterlagen von Bundeskanzler Dr. Fred Sinowatz. Vereinfacht gilt also, daß das Scannen von jüngeren Dokumenten weniger Zeit in Anspruch nimmt als jenes von älteren, wenn auch diese in guter Qualität wiedergegeben werden können, hierfür aber häufig erst verschiedene Kombinationen von Bildtypen und Farbstärken ausprobiert werden müssen. Der vollständige Scanvorgang einer einzelnen Seite kann dabei 40 Sekunden bis einige Minuten dauern, während in einer Stunde inklusive der Objektbeschreibungen im Durchschnitt zwischen 30 und 60 Seiten-jeweils abhängig von der Anzahl der anzulegenden Mappen und Dokumente und der Qualität der einzelnen Dokumente - gescannt wurden.

Insgesamt erlaubt das Programm somit, sowohl was seine Scanfunktion als auch die umfassende Dokumentenbeschreibung betrifft, eine nahezu optimale Erfassung eines Aktenbestandes, die sich bei der Recherche nach bestimmten Objekten als vorteilhaft erweist. Für die Dokumentenrecherche in einem Bestand bietet das Programm Archiopteryx drei große Recherchewerkzeuge mit denen anhand der bekannten Fakten die gewünschten Informationen in einem Bestand aufgefunden werden können.

Dabei handelt es sich zum einen um den bereits angeführten Datenbank- Explorer, der die hierarchische Struktur des Bestandes visuell wiedergibt. D. h. hier kann der aufgebaute Themenbaum mit seinen Haupt- und Unterthemen sowie den dazugehörenden Mappen und Dokumenten betrachtet werden, wobei zunächst nur die Hauptthemen aufscheinen und per Mausklick die unteren Strukturebenen angezeigt werden, die dann durchgeblättert werden können. Es handelt sich hier also vorwiegend um ein Suchinstrument, das eine rasche Orientierung in einem Bestand ermöglicht und selbst Personen, die ein Archiv noch nicht gut kennen, einen Überblick hierüber geben kann.

Zum anderen kann anhand der verschiedenen Objektlisten wie etwa der Boxen-, Mappen- und Dokumentenliste in einem Bestand recherchiert werden, wobei hier auch die Möglichkeit besteht, aus den bereits erwähnten Verknüpfungsfenstem weitere Detailanzeigen zu betrachten. So kann etwa durch ihr Anklicken eine bestimmte Mappe aus der Mappenliste gewählt werden und die im Verknüpfungsfenster angezeigten Dokumente angesehen werden oder aus der Dokumentenliste ein Dokument betrachtet und die näheren Angaben zu einer zugewiesenen Person auf294