Mitteilungen des Österreichischen Staatsarchivs 47. (1999)

MAZANEC, Markus – VENUS, Theodor – WIRTH, Maria: Digitale Archivierung von Kabinettsakten des Österreichischen Staatsarchivs. Ein Zwischenbericht über ein gemeinsames Pilotprojekt mit der „Stiftung Bruno Kreisky-Archiv“

Neu hinzukommt bei der Erfassung eines Dokuments jedoch die Angabe einer Dokumentart: aus einer angelegten Liste möglicher Dokumentarten wie z. B. „Akten“, „Notizen“, „Interviews“ können die auf den Charakter eines Dokumentes zutreffenden Bezeichnungn gewählt und zugeordnet werden. Aufgelistet wurden dabei für die Kabinettsunterlagen von Bundeskanzler Dr. Sinowatz 41 und für den Nachlaß von Christian Broda 33 unterschiedliche Dokumentbezeichnungen, wobei es sich in der Praxis als vorteilhaft erwiesen hat, diese Dokumentarten schon zu Beginn der Anlegung eines Archivs möglichst konkret zu erfassen. D. h. neu auftauchende Dokumentarten sollten, auch wenn angenommen werden kann, daß diese eher selten Vorkommen, bereits bei erstmaligem Aufscheinen angeführt werden, da sonst nach mehrmaligem Vorhandensein nachträgliche Korrekturen nötig sind, die insbesondere dann sehr zeitintensiv sein können, wenn der zu erfassende Bestand noch nicht indiziert ist.

Zusätzlich zu den bereits genannten Beschreibungsinstrumenten einer Mappe besteht bei der Erfassung die Möglichkeit, dem jeweiligen Dokument neben Schlagworten auch Personen, auf die in dem Dokument Bezug genommen wird, aus einem eigenen Personenthesaurus zuzuweisen. Es kann also, wenn ein bestimmtes Dokument etwa eine Person behandelt oder von dieser stammt, diese speziell vermerkt werden, wodurch die zugewiesenen Personen dann ähnlich den Schlagworten in einem Verknüpfungsfenster aufscheinen. Dabei besteht nicht nur die Möglichkeit der Zuordnung des Namens, sondern es können auch Geschlecht und Herkunftsland sowie wahlweise ergänzende personen- oder funktionsbezogene (z. B. Bundeskanzler, Finanzminister) angeführt werden. Die Personenliste ist also wie auch die Schlagwortliste ständig erweiterbar und umfaßt gegenwärtig für die Kabinettsunterlagen von Dr. Sinowatz 139 und für den Nachlaß von Christian Broda 776 Einträge.

Der Scanvorgang, d. h. die digitale Erfassung erfolgt in der Regel erst nach Abschluß der vollständigen Beschreibung eines Dokuments an Hand der eben beschriebenen Möglichkeiten, wobei die Verknüpfung zwischen beiden direkt aus Archiopteryx erfolgt, d. h. der Scanvorgang der Datenerfassung unmittelbar angeschlossen ist. Dabei bietet das Programm mit der Wahlmöglichkeit zwischen Einfach- und Mehrfachscannen eine optimale Anpassung an den jeweiligen Umfang eines Dokuments. So ist auch beim Scannen eines noch so umfangreichen Dokuments mittels eines Mehrfachscanvorgangs nur eine einmalige Eingabe eines Samples notwendig, was den Scanvorgang enorm beschleunigt. Zugleich wird aber auch hier - wie beim Einfachscannen - für jede einzelne Seite ein Voransichtsbild erstellt, das - vor der endgültigen Ablage des Dokuments - entsprechend eingerichtet und optimiert (Helligkeit, Schärfe, Vollständigkeit) werden kann. So besteht insbesondere eine Auswahl an bestimmten Bildtypen wie „Schwarz-weiß- Zeichnung“, „Schwarz-weiß-Photo“, „Farbzeichnung“, etc. sowie die Möglichkeit, die Farbstärke einer Seite zu bestimmen und durch eine Umrandung unwesentliche

Digitale Archivierung von Kabinettsakten des österreichischen Staatsarchivs

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