Mitteilungen des Österreichischen Staatsarchivs 47. (1999)

MAZANEC, Markus – VENUS, Theodor – WIRTH, Maria: Digitale Archivierung von Kabinettsakten des Österreichischen Staatsarchivs. Ein Zwischenbericht über ein gemeinsames Pilotprojekt mit der „Stiftung Bruno Kreisky-Archiv“

einen Umfang zwischen einer bis mehrere hundert Seiten haben können. Erforderlich war hier im Gegensatz zu den Kabinettsunterlagen von Bundeskanzler Dr. Fred Sinowatz jedoch zumeist eine Erfassung in kleinen Objekten, da dieser Nachlaßteil großteils unzusammenhängend ist und insbesondere eine Menge an vereinzelten Zeitungsberichten umfaßt. Verknüpft wurden die einzelnen Dokumente dabei großteils vollständig, wenn auch hier beim Vorhandensein einer Vielzahl von Zeitungsberichten wie etwa zum Fall Habsburg eine Auswahl getroffen wurde. Darüber hinaus wurde beim Vorliegen von persönlichen Unterlagen aus Datenschutzgründen zumeist nur auf deren Existenz verwiesen und die einzelnen Objekte nicht gescannt.

Konkret gestaltet hat sich der Erfassungsprozeß mit Archiopteryx als einem sehr benutzerfreundlichen Programm, dessen Anwendung keine besonderen Vorkenntnisse technischer Natur oder ein spezielles Computer-Know-how erfordert, dabei folgendermaßen: entsprechend dem „Regal-Box-Mappe-Dokument“-System, auf dem das Programm in Abhängigkeit der einzelnen Archivobjekte aufbaut, müssen die erfaßten Dokumente zuerst einem Regal zugeordnet werden, in welches dann die Boxen mit den hierin befindlichen Mappen und Dokumenten, abgelegt werden können.

Dabei wurde sowohl für das Sinowatz-Archiv als auch für das Broda-Archiv lediglich ein einziges virtuelles Regal geschaffen, in das dann alle vorhandenen Boxen gestellt wurden. Wirkliche Regalnummem können jederzeit nachträglich vergeben werden. Den Boxen wird hiernach eine kurze Bezeichnung gegeben, unter welcher sie dann in alphabetischer Reihenfolge in der entstehenden Boxenliste, die für eine spätere Recherche relevant ist, aufscheinen.

Detaillierter als die einzelnen Boxen können aufgrund der verschiedenen vorgesehenen Beschreibungsinstrumente die einzelnen Mappen bezeichnet werden. So kann diesen nicht nur ein Titel gegeben werden, unter welchem sie dann - wie auch die Boxen - in einer entsprechenden Liste aufgeführt sind, sondern es ist hier auch möglich ihren Umfang sowie den Zeitraum, über den sich die darin befindlichen Dokumente erstrecken, anzugeben. Vor allem besteht hier die Möglichkeit, einen Kommentar zu verfassen, was sich in der Praxis als besonders vorteilhaft erwiesen hat. Hierdurch kann der Inhalt einer Mappe näher beschrieben werden, beispielsweise, welche Dokumente sich in einer Mappe zu einem bestimmten Thema befinden. Es kann aber auch auf Mappen und Dokumente mit einem ähnlichen Inhalt verwiesen werden oder schlicht angeführt werden, ob in einer Mappe Dokumente mehrfach Vorkommen. Diese Kommentiermöglichkeit stellt eine wichtige Hilfestellung zur Unterscheidung von verwandten Mappen für die spätere Recherche dar, wobei es sich jedoch generell empfiehlt, die Mappe bereits möglichst genau zu betiteln.

Des weiteren wird jede Mappe auch einem Thema zugeordnet und beschlagwor- tet werden, wodurch eine weitere Option für spätere Recherchen geschaffen wird,

Digitale Archivierung von Kabinettsakten des österreichischen Staatsarchivs

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