Mitteilungen des Österreichischen Staatsarchivs 39. (1986)

FINK, Manfred: Das Archiv der Republik – ein Archiv der Zukunft? Massenschriftgutverwaltung im Österreichischen Staatsarchiv

Das Archiv der Republik

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5. Repertorisierung: Auf der Grundlage der Arbeitsschritte 1 bis 3 ergibt sich als letzter möglicher automatisierbarer Arbeitsschritt im Zwischenarchiv das maschinell erstellte Findbuch, das gleichsam als Archivbehelf gemeinsam mit den archivwürdigen Akten an das Haupt- oder Endarchiv abgegeben wird.

Erfahrungen der ausländischen Kollegen haben ganz allgemein gezeigt, daß der Wert und die Bedeutung der Automation für den Archivar in erster Linie „bei der Verarbeitung großer Informationsmengen“43) und weniger bei der Wiedergewinnung von Informationen für den Benützer liegt, öffentlichkeitsorientierte Vorhaben, also direkter Einsatz der EDV für den Forscherbetrieb, sind zumindest in Düsseldorf und Koblenz44) nicht realisiert und auch nicht ■ geplant.

Auch im AdR/ZA in der Andreasgasse werden durch den Betrieb einer Kleinrechenanlage45) seit Juli 1985 vorerst in einer ersten Phase die Einsatzmöglich- keiten im Kanzleibetrieb46) sowie bei der bestandsmäßigen Erschließung erprobt. Überlegungen, die EDV möglicherweise auch im Öffentlichkeitsbereich dem Forscher zugänglich zu machen, werden sicher erst nach erfolgreicher Bestandserschließung in den nächsten Jahren angestellt werden dürfen.

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Ein Zwischenarchiv ist von seiner Idee her nun einmal so angelegt, daß es nicht Endbewahrer ist. Die Bedingungen und Voraussetzungen, wie neue Bestände zu bearbeiten oder bereits gesichtete Bestände an das „Hauptarchiv“ abzugeben sind, werden die Aufgabenstellungen im Archiv der Republik mitbestimmen. Im allgemeinen treffen die bereits im Rahmen des Zwischenarchivs erläuterten Konzepte auch für das Republikarchiv zu, denn auch dieser Archivteil wird sowohl lang- als auch kurzfristiger Pläne bedürfen, die im Regelfall nur im Teamwork, also durch kooperative Zusammenarbeit, lösbar sind.

Doch stellen sich die Probleme im Republikarchiv etwas differenzierter und sollen anschließend einmal kurz herausgearbeitet werden:

1. Öffentlichkeitsauftrag: Während im Zwischenarchiv noch ein ausgewogenes Verwaltungs-/Archivinteresse weitestgehend die organisatorischen Tätigkeiten und Bestandsmanipulationen bedingt, die Bestände selbst aber für die Öffentlichkeit gesperrt sind, liegt die Akzentuierung im Hauptarchiv

4S) Swift Nutzung organisatorischer Methoden und technischer Hilfsmittel 25.

44) Vgl. Fußnote 36.

45) Seit 24. Juli 1985 läuft der EDV-Probebetrieb im AdR/ZA auf einer WANG- Konfiguration: 1 Festplattenlaufwerk (10 Megabyte), 1 Diskettenlaufwerk (360 KB pro Diskette) und 1 WANG-Typenraddrucker.

46) Uber Textsystem werden in erster Linie formularähnliche Erledigungen (Entlehnverkehr, Benützungsanträge) abgewickelt. Ab Jänner 1986 sollen in der Kanzlei des AdR/ZA, betreut von Sonja Gottschick, probeweise sämtliche Erledigungen über Textverarbeitung auf Disketten gespeichert werden.