Mitteilungen des Österreichischen Staatsarchivs 39. (1986)
FINK, Manfred: Das Archiv der Republik – ein Archiv der Zukunft? Massenschriftgutverwaltung im Österreichischen Staatsarchiv
142 Manfred Fink Der wohl im Sinne der Anwendung unbestrittenste und weitestgehend erprobte Bereich ist der Einsatz der Elektronischen Datenverarbeitung als „gehobene Schreibmaschine“ (Textverarbeitung) im Kanzleibetrieb. Zu differenzieren und auf die Bedürfnisse und spezifisch archivfachlichen Aufgabenstellungen der jeweiligen Archivabteilungen anzupassen gilt es jedoch EDV-unterstützte interne Arbeitsabläufe. Einschlägige Referate am diesjährigen Deutschen Archivtag39) sowie die Besichtigung von EDV-Einrichtun- gen in Düsseldorf40) und Koblenz41) haben gezeigt, daß viele Archive gleichen Problemstellungen hinsichtlich der Verwaltung und Erschließung ihrer Bestände gegenüberstehen und auch ähnliche Lösungsmöglichkeiten anstreben. Die archivfachlichen Einsatzmöglichkeiten sollen an dieser Stelle unter besonderer Berücksichtigung des zwischenarchivischen Bereiches einmal angeführt werden: 1. Archivische Erschließung im Zwischenarchiv durch Speicherung und Aktualisierung sich ändernder Informationen über Akten- oder andere Schriftgutbestände vom Zeitpunkt ihrer Übernahme bis zu ihrer Abgabe in das Endarchiv. In diesen Aufgabenbereich fällt die Erstellung von stets aktuellen Zuwachs-, Bewertungs- und Kassationslisten, also durchwegs wertvolle Hilfsmittel der zwischenarchivischen Arbeit. 2. Verwaltung der Bestände: Die EDV kann für den Nachweis der Lagerungsarten von Schriftgut in großen Magazinen erfolgreich eingesetzt werden, um den vorgegebenen und beschränkten Lagerraum in optimaler Weise zu nützen. 3. Klassifikation der Bestände: Mit EDV können die Neuzugänge auf der Basis der im vorhergehenden Kapitel besprochenen Klassifikationsschemen nach Pertinenz- oder Provenienzprinzip ungleich leichter indiziert werden. 4. Personaldatenerfassung: In diesem Zusammenhang wäre die für den zwischenarchivischen Bereich wünschenswerte, jedoch sehr arbeitsaufwendige EDV-unterstützte Personaldatenerfassung der von den Ministerien ausgeschiedenen Personalakten vorstellbar42 * *). 39) 57. Deutscher Archivtag vom 7. bis 9. Oktober 1985 in Hannover mit dem Thema „Rationalisierung im Archivwesen - Möglichkeiten und Grenzen“. 40) Besichtigung der EDV-Einrichtungen im Hauptstaatsarchiv Düsseldorf und Gespräch mit Horst Romeyk am 10. Oktober 1985. Vgl. auch Horst Romeyk EDV und Archive (Veröffentlichungen der staatlichen Archive des Landes Nordrhein-Westfalen, Reihe E: Beiträge zur Archivpraxis 2, Siegburg 1981). 41) Besichtigung der EDV-Einrichtung im Bundesarchiv in Koblenz sowie Gespräche mit Siegfried Büttner und Wolf Buchmann am 11. Oktober 1985. Vgl. Wolf Buchmann Automated Data Processing in the Archives of the Federal Republic of Germany. Beitrag zum Seminar: Data Processing in the Archives in Ottawa vom 23. bis 27. September 1985, Manuskript. 42) Von August bis Oktober 1985 wurden im AdR bereits 7.000 Personalakten des Bundesministeriums für Unterricht (Reihe 3: Wissenschaftliche Hilfskräfte und Assistenten) auf EDV gespeichert.
