Mitteilungen des Österreichischen Staatsarchivs 39. (1986)
FINK, Manfred: Das Archiv der Republik – ein Archiv der Zukunft? Massenschriftgutverwaltung im Österreichischen Staatsarchiv
Das Archiv der Republik 141 Aktionsplan 2: Das AdR/ZA erstellt nach erster Bestandssichtung auf der Grundlage der Abgabeverzeichnisse eine Übergabeliste, in der die Vollständigkeit und Richtigkeit der Aktenübernahme bestätigt wird. Bei fehlenden Fristvermerken im Abgabeverzeichnis sind zu diesem Zeitpunkt die Aufbewahrungsfristen seitens des AdR/ZA vorzuschlagen. Um die Neuzugänge sinnvollerweise nach dem Prinzip der Provenienz zu erschließen, ist vorerst ein Klassifikationsschema von behördlichen Institutionen, von denen Aktenübemahmen zu erwarten sind, anzulegen. Dieses Schema muß breit gefächert und flexibel genug sein, den oft verwinkelten Wegen verschiedenartigster Behördenstrukturen der letzten 40 Jahre gerecht zu werden. Ferner sind sämtliche Zugänge in einer Zuwachskartei oder einem Zuwachsbuch mit den jeweiligen Fristvermerken festzuhalten und die einzelnen Bestände mit einer Archivsignatur zu versehen. Aktionsplan 3: Liegen im Abgabeverzeichnis von den aktenabgebenden Stellen festgesetzte oder in Übemahmelisten vom AdR/ZA vorgeschlagene und bestätigte Aufbewahrungsfristen eindeutig vor, setzt der für das Zwischenarchiv organisatorisch wohl schwierigste Funktionsablauf ein, nämlich der des Skar- tierens und Bewertens. Diese Auslesetätigkeit wird sinnvollerweise nur im Zwischenarchiv abgewickelt werden können, doch scheinen Vorstellungen, aus den Massenschriftgutbeständen 99 Prozent zu skartieren, eher dem Reich der Fantasie als der Realisierbarkeit entsprungen zu sein36 37). Technisch ist das Skartieren ein Arbeitsablauf, der am weitestgehenden den Einsatz EDV- gestützter Methoden erforderlich macht. Dies soll im folgenden Abschnitt noch einmal näher ausgeführt werden. EDV IM REPUBLIKARCHIV/ZWISCHENARCHIV „Wir müssen nur unsere Scheu vor dem Eindringen technischer und kybernetischer Neuerungen in unserem Bereich überwinden“3T). Neben der Einführung starker Plan- und Führungstechniken erzwingt vor allem die technologische Entwicklung auf dem Gebiet der Information und Kommunikation an der Nahtstelle von Archiv und Verwaltung, also im Zwischenarchiv, den Einsatz neuer Arbeitstechniken. Letztlich ausschlaggebend, diesen „kleinen Technologietransfer“ auch durch das Zwischenarchiv zu schleusen, mag wohl die sinnvolle und realistische Einschätzung sein, die Automation der archivischen Erschließung auf die Neuzugänge zu den Beständen zu konzentrieren38). 36) „Diese Funktion wird für jeden transparent, wenn man bedenkt, daß von den ursprünglich ins Zwischenarchiv gelangten Aktenmassen nur 1 Prozent oder einige Prozent in das Archiv zur dauernden Aufbewahrung gelangen sollen“: Bl aas Das Zwischenarchiv 17. 37) Rudolf Neck Der Archivar im öffentlichen Dienst in Scrinium 1 (1969) 21. 3S) Vgl. James E. O’Neill Die Anwendung der maschinellen Datenverarbeitung bei der Erstellung archivarischer Findmittel. Zusatzbeitrag der Zweiten Plenarsitzung am X. Internationalen Archivkongreß (Bonn 1984) 8.
