Mitteilungen des Österreichischen Staatsarchivs 39. (1986)
FINK, Manfred: Das Archiv der Republik – ein Archiv der Zukunft? Massenschriftgutverwaltung im Österreichischen Staatsarchiv
140 Manfred Fink Soweit Flexibilität in allen Erscheinungsformen kreativer Zusammenarbeit wünschenswert und deshalb auch vorauszusetzen ist, demnach auch bei der Kooperation „zwischen Archiv“ und Verwaltung, so muß dennoch in erster Linie darauf Bedacht genommen werden, daß dieses langfristige Konzept, größere Aktenübernahmen in beispielsweise zehnjährigen Intervallen durchzuführen, durchgezogen werden muß. In starrer Form auch deshalb, da ansonsten keinerlei kurzfristige Aktionspläne, die den internen Arbeitsablauf im Zwischenarchiv betreffen, entwickelt werden können und dann letztlich auch diese Verzögerungen bei den Abgaben an das Hauptarchiv weitergegeben werden. 3. Kurzfristige Aktionspläne: Unter der Prämisse, daß in einem Zehnjahreszyklus die Zentralstellen ihre Registraturen an das Archiv der Republik abzugeben bereit sind, fallen im Zwischenarchiv jährlich durchschnittlich zwei Zentralstellen zur Betreuung an. Ist eine gleichmäßige Arbeitsauslastung in dieser organisatorischen Form gewährleistet, sollten im Zwischenarchiv zwei bis drei kleine Projektteams (zu etwa drei bis vier Mitarbeitern) ausreichen, die bestandsmäßig erforderlichen Manipulationen vorzunehmen. D. h. sämtliche Aktionspläne, die dann im konkreten Fall auszuarbeiten sind, sollten im Sinne einer geschlossenen handwerklichen Bearbeitung nicht aufgesplittert, sondern im Teamwork ausgeführt werden. Aktionsplan 1: Abgabe und Übernahme von Schriftgut in das Archiv der Republik/Zwischenarchiv: das AdR/ZA übernimmt Akten aus Zentralstellen, obersten Behörden und Einrichtungen sowie Organisationen der verstaatlichten Wirtschaft nur mit genauen Abgabeverzeichnissen, aus denen die Geschäftszahlen und Betreffe (im Fall zugrunde gelegter Aktenpläne oder Aktenverzeichnisse), Laufzeiten und Aufbewahrungsfristen klar und unmißverständlich hervorzugehen haben. Ist die Aufbewahrungsfrist mit 30 Jahren nach Ende der Laufzeit limitiert, gilt es zu klären, in welchen begründeten Fällen diese Aufbewahrungsfrist überschritten werden kann. Aus dem von den aktenproduzierenden Stellen zu übergebenden Abgabeverzeichnis muß das AdR/ZA die klare Provenienz und die mit der Übernahme auferlegten Bedingungen in bezug auf die zwischenarchivische Verwaltung genau erkennen können. Bei fehlendem oder mangelhaftem Abgabeverzeichnis können Aktenübemah- men abgelehnt werden, bei fehlenden Angaben über Aufbewahrungsfristen behält sich das AdR/ZA das Recht vor, den aktenabgebenden Stellen Aufbewahrungsfristen vorzuschlagen und diese Bestände dementsprechend zu betreuen. Schwierig und technisch wichtig wird die für den Arbeitsablauf notwendige Vereinheitlichung von Aktenübernahmen sein. Unterschiedliche Qualität von Aktenverzeichnissen oder Aktenplänen oder mangelhaft betreute Registraturen in den abgebenden Stellen lassen diesbezügliche Probleme vor allem in der Anfangsphase erwarten.
