Mitteilungen des Österreichischen Staatsarchivs 39. (1986)
FINK, Manfred: Das Archiv der Republik – ein Archiv der Zukunft? Massenschriftgutverwaltung im Österreichischen Staatsarchiv
Das Archiv der Republik 139 festzulegen. Diese Aufgaben im Teamwork zu planen, ermöglicht nicht nur, die spezifischen Inhalte und Erfahrungen verschiedener Mitarbeiter in diese Programme aufzunehmen, sondern schafft erst die Voraussetzung, in gemeinsamen Aktionsplänen die Verwirklichung dieser Zielsetzungen zu erreichen. Wie kann nun so ein organisatorisches Gerüst auf der Basis einer intakten Geschäftsordnung im zwischenarchivischen Bereich aussehen? Ein erstes langfristiges Ziel muß es wohl sein, im Sinne der „Verwaltungsfunktion“ den aktenproduzierenden Stellen, also den Zentralstellen, die Bedeutung und Wirkungsweise insbesondere eines Zwischenarchivs näher zu bringen. Dieses Ziel wird neben der Ausarbeitung verschiedener Konzepte vor allem mit wirkungsvollen Aufklärungsmaßnahmen und verstärkter Öffentlichkeitsarbeit zu bewerkstelligen sein. Erste langfristige Konzepte in diese Richtung werden a) die Erarbeitung klarer Richtlinien, die die Ministerien bei fehlender gesetzlicher Basis „motivieren“ oder verpflichten, ihre Bestände fristgerecht abzugeben, und b) die Ausarbeitung von Modalitäten, die die konkreten Anliegen und Vorbehalte der Archive und der Ministerien (Schutzbedürfnis, längere Sperrfristen sensibler Akten) berücksichtigen, sein. 2. Langfristiger Aktionsplan: Von der Theorie her ist der Weg des Aktenschriftgutes als eine simple „Einbahnregelung“38) vorgezeichnet: Die Behörde gibt archivreife Bestände an das Zwischenarchiv ab, dieses wiederum leitet das archivwürdige Material an das Hauptarchiv weiter. Dieser Austauschprozeß gibt dem Zwischenarchiv seine Aufgabenstellung. In der Praxis sollte jedoch verstärkt darauf Bedacht genommen werden, daß nicht nur nach dem langfristigen Konzept die Abtretungen von Akten erreicht, sondern daß diese Übernahmen auch noch zu bereits verhandelten Zeitpunkten auch wirklich durchgeführt werden. Es muß also ein langfristiger Aktionsplan erarbeitet werden, der unter Rücksicht auf organisatorische Strukturen eine gleichmäßige Arbeitsauslastung im Zwischenarchiv und zeitverschoben auch im Hauptarchiv ermöglicht. Es muß daher dringend eine rhythmische (vielleicht im Verhältnis zur abzugebenden Aktenmenge stehende) Intervallisierung der Aktenübemahmen erarbeitet werden. Dies aus zweifacher Zielsetzung: a) Die planungstechnisch notwendige Periodisierung ermöglicht es den Zentralstellen (und auch dem Archiv), Aktenübemahmen zu planen und sie auch langfristig durch begleitende registraturtechnische Maßnahmen (Ordnungsarbeiten in den Registraturen, Ausfertigung von intakten und brauchbaren Abgabeverzeichnissen) vorzubereiten. b) Das Zwischenarchiv selbst ist erst durch eine Periodisierung in der Lage, seinem institutionellen Auftrag im Sinne der „Nachbetreuung“ (Entlehnverkehr mit den Ministerien) sowie der Vorbereitung zur „Endlagerung“ (Skartie- rung bzw. Sichtung der Bestände) sinnvoll, zeit- und sachgerecht nachzukommen. 35 35) Blaas Das Zwischenarchiv 15.
