Mitteilungen des Österreichischen Staatsarchivs 39. (1986)
FINK, Manfred: Das Archiv der Republik – ein Archiv der Zukunft? Massenschriftgutverwaltung im Österreichischen Staatsarchiv
138 Manfred Fink Dachorganisationen handelt. Übernommen werden nur Akten; andere Archivalien, wie Karten und Pläne, Bilder oder Filme sind direkt dem Haupt- oder Endarchiv anzubieten. Auf der Grundlage der oben entwickelten Funktionsbeschreibung läßt sich wiederum die Aufgabenbeschreibung ableiten: 1. Entlastungsprinzip: Das Archiv der Republik/Zwischenarchiv übernimmt lediglich Akten, um Registraturen von Zentralstellen, obersten Behörden und Einrichtungen sowie Dachorganisationen der Wirtschaft so früh wie nötig zu entlasten. 2. Verwahrungsprinzip: Das Archiv der Republik/Zwischenarchiv verpflichtet sich, für die Dauer der von den abgebenden Stellen festgesetzten Fristen das Aktenschriftgut sachgemäß zu verwalten und diesen Stellen zugänglich zu erhalten. 3. Ausleseprinzip: Das Archiv der Republik/Zwischenarchiv scheidet nach Ablauf der festgesetzten Fristen skartreifes Material aus und übergibt dem Haupt- oder Endarchiv das archivwürdige Schriftgut. Beide Ansatzpunkte, sowohl Funktions- wie Aufgabenbeschreibung sind Prämissen oder Vorbedingungen für den internen Organisationsablauf im Archiv der Republik/Zwischenarchiv. Hier gilt es nun zu überdenken, inwieweit herkömmliche Methoden den qualitativen und quantitativen Anforderungen einer Massenschriftgutverwaltung anzupassen bzw. in welcher Form im Archivbereich neue Methoden für neue Bedingungen zu entwickeln sind. MANAGEMENT IM REPUBLIKARCHIV/ZWISCHENARCHIV Ganz allgemein gilt es einmal, „die Leistungs- und Organisationsstruktur stärker an Methoden der Wirtschaft zu orientieren“32), bzw. die Methoden auf „ihre Anwendbarkeit für moderne archivfachliche Programme“33) zu prüfen. Daß sich für erste Versuche auf diesem Gebiet der zwischenarchivische Bereich als vordringlich quasi anbietet, untermauert die Theorie, daß es nicht nur Aufgabe eines Zwischenarchivs ist, Akten nach ihrem historischen Wert zu filtern, sondern vielmehr Methoden allgemeiner Natur auf ihre Brauchbarkeit und ihre Einsatzmöglichkeiten im archivischen Bereich zu testen. In diesem Zusammenhang bieten sich folgende Möglichkeiten an: 1. Plantechniken und Elemente der Gruppendynamik: Sobald Funktions- und Aufgabenbeschreibung in deutlichen Grundzügen vorliegen, ist eine möglichst „klare Bestimmung der Ziele der Dienststelle erforderlich“34). Dabei sind sowohl die Beschreibung der langfristigen als auch kurzfristigen Ziele schriftlich zu erarbeiten und in einer Prioritätenliste deren Rangordnung 32) Colin Pit son Die Anwendung von Methoden der Wirtschaft in Archiven. Zusatzbeitrag der Zweiten Plenarsitzung am X. Internationalen Archivkongreß (Bonn 1984) 3. 33) Michael Swift Nutzung organisatorischer Methoden und technischer Hilfsmittel. Hauptvortrag der Zweiten Plenarsitzung am X. Internationalen Archivkongreß (Bonn 1984) 4. 34) Ebenda 8.
