Mitteilungen des Österreichischen Staatsarchivs 28. (1975) - Festschrift für Walter Goldinger
ZITTEL, Bernhard: Planung im Archivbereich
Planung im Archivbereich 13 ten und Erfahrungen weitergeben, die dem Endziel, der besseren Personal- und Sachausstattung der Archive dienen. Methodisch empfiehlt sich bei der Bedarfsermittlung das induktive und deduktive Verfahren. Beide Wege können parallel laufen, sich aber auch überschneiden. Am Anfang der Überlegungen sollte der gut durchdachte Organisations- und Funktionsplan stehen. Er kann sich auf ein Einzelarchiv beschränken, sollte aber auch den Gesamtbereich aller Archive eines Archivsprengels umfassen. Dabei wird sich bei der ersten Prüfung bereits zeigen, daß ein standardisierter Rahmenplan zwar alle Archive einbezieht, daß daneben aber eine Reihe von Funktionen überregionaler Art nur von einem Archiv ausgeübt werden muß, allen zugeordneten Archiven aber zugute kommt. Bereits hier ergeben sich erste Folgerungen für den Personalbedarf und die fachliche Qualifikation. Nach dieser Vorüberlegung, die sich an bestehenden und bereits gut durchorganisierten Archivtypen wie an einem der zahlreich angebotenen Modelle orientieren und zugleich überprüfen läßt9), empfiehlt sich eine systematische Bestandsaufnahme aller jener Faktoren - etwa Umfang der zu betreuenden Bestände, des Benützerkreises nach seiner Interessenlage und gesellschaftlichen Schichtung -, wie sie sich im Augenbück zeigen. Die Gesamtsumme aller dieser Feststellungen bildet den Sockel, auf dem die weiteren Überlegungen bis hin zu den letzten Posten in der Aufstellung des Haushalts aufgebaut werden. Eine gut durchdachte und zugleich aus der Erfahrung erarbeitete Gesamtplanung sollte zeitlich in drei Stufen ablaufen und methodisch auf vier Voraussetzungen aufgebaut sein. Für den dreifachen Zeitschritt, die Nah-, Mittel- und Fernplanung, setzt Delmas drei, fünf und zehn bis fünfzehn Jahre an10). Die vier Voraussetzungen werden erfüllt: a) durch eine umfassende, solide und kritisch erarbeitete Bestandsaufnahme11), die sich auf gründlich angelegten Jahresberichten aufbauen läßt; b) durch Austausch der Planungsentwürfe und Haushaltsvoranschläge zwischen den einzelnen Archivverwaltungen; 9) Wir nennen hier vier brauchbare Beispiele einer Funktions- und Personalstellenbeschreibung aus der jüngsten Zeit: E. G. Franz Planning Information Manpower (Paris 1974); dsbe Libán. Formation archivistique. Création d’un centre de formation des archivistes, des bibliothécaires et des documentalistes (Paris 1974); Delmas La planification 272 ff, besonders das Kapitel: Le mécanisme de l’élaboration et les procedures d’exécution d’un plan national d’archives. Ausgezeichnete Unterlagen für die Personal- wie Sachplanung liefert Harald J0rgensen Report on the cost of archive service (Copenhagen 1973), den er, gestützt auf internationales Vergleichsmaterial, für die XIII. Table ronde in Luxemburg erstellte. 10) D e 1 m a s La planification 284 ff. u) Das zu erstrebende exakte Ergebnis wird in der Regel weder auf Anhieb noch ohne einen systematisch angelegten Fragebogen zu erwarten sein; gute Beispiele liefern dafür J0rgensen Rapport und Delmas La planification jeweils im Anhang. An Hand derart vorbereiteter Jahresberichte ließen sich im Bereich der bayerischen Archivverwaltung sehr genaue Daten über den gesamten Archivalienbestand (z. Z. 130 km) ermitteln, die bei den laufenden Neubauplanungen wertvolle Hilfe leisteten.
