Levéltári kézikönyv (Budapest, 2009)
6. Állományvédelem és reprográfia
586 • 6. Állományvédelem és reprográfia szét, ezért sokszor elhanyagolják ezeket. Ahhoz, hogy a katasztrófaterv hatékony legyen, szükséges, hogy a benne foglalt feladatok sokaságát egy elkötelezett és megfelelő szakértelemmel és tapasztalatokkal bíró szakember koordinálja. A katasztrófatervet nemcsak akkor kell elővenni, amikor vészhelyzet van, hanem naprakészen kell tartani, ez tehát egy folyamatosan végzendő feladat. Akkor lehet igazán sikeres egy katasztrófaterv, ha szervesen kapcsolódik az intézmény fenntartási és karbantartási folyamatához. A leggyakoribb hiba az, hogy a levéltár dolgozói nem ismerik kellően és nem gyakorolják be a katasztrófatervben meghatározott feladatukat. Az is előfordul, hogy nem jól becsülik meg egy katasztrófa bekövetkezésének esélyét, nem tartanak különösen veszélyesnek egy kockázati tényezőt, ezért nem fektetnek hangsúlyt a felkészülésre. Esetleg egy előre valóban nem látható, különösen nagy katasztrófa következik be (például háború), amire nem lehetett felkészülni. A katasztrófaterv hatékony alkalmazását akadályozhatja az is, ha nem megfelelően vizsgálják a káreseményt, így bizonyos körülményeket, tényezőket figyelmen kívül hagynak. A fenti hibák elkerülése érdekében néhány alapszabályt mindenképpen be kell tartani egy katasztrófahelyzetben. A legfontosabb minden esetben az emberi élet védelme, a dolgozók biztonsága. Mindig meg kell győződni arról, hogy nincs-e emberi élet veszélyben. Csak megfelelő védőfelszerelésben szabad a helyszínre menni. Bármilyen tevékenység megkezdése előtt alaposan tájékozódni kell a körülményekről: mi és pontosan hol történt, milyen típusú és mértékű a kár? El kell kerülni a kapkodást, és nem szabad elkezdeni egyedül dolgozni. A helyzetről való tájékozódás eredményét, a körülményeket írásban és fotókkal is dokumentálni kell. A katasztrófaterv alapján egy szakmai csapat tervezze meg a helyszínen a mentési munkálatokat, hiszen akármilyen jó is a terv, a bekövetkező katasztrófa mindig egyedi. A tervek alapján a mentést irányító felelős személy adja ki a feladatokat és hangolja össze a munkát. A levéltári anyagot nem szabad eltávolítani a helyéről addig, amíg ki nem jelölték és elő nem készítették azt a helyiséget, ahová átvihető. A levéltári anyag mozgatása során a (további) károsodások megelőzése érdekében megfelelő alátámasztást (például műanyag ládát) és szállítóeszközt kell használni. A katasztrófahelyzet elhárítása után, a helyzet rendezését követően összegezni kell a tapasztalatokat, hogy azok mások számára tanulságul szolgálhassanak. A levéltár hatékony, szakszerű működéséhez, a levéltári anyag védelmének biztosításához tehát elengedhetetlen az intézmény állományvédelmi koncepciójának kialakítása, az alapelvek, célok megfogalmazása és rendszeres felülvizsgálata. A célok eléréséhez vezető út kijelölése, majd a konkrét feladatok meghatározása és végrehajtása a levéltár minden dolgozóját, sőt a kutatókat és látogatókat is érinti. Az állományvédelem tehát rendkívül komplex feladat, amely különböző szakemberek állandó együttműködését és a szakmai ismeretek folyamatos bővítését, frissítését igényli.
