Levéltári kézikönyv (Budapest, 2009)
6. Állományvédelem és reprográfia
6.3. Állományvédelmi koncepció és stratégia kidolgozása ■ 583 6.3.6. Katasztrófaterv A katasztrófaterv célja az előre nem látható környezeti katasztrófákra és kisebb vészhelyzetekre (mint például tűzre, árvízre vagy csőtörésre, beázásra) való felkészülés, valamint az, hogy a katasztrófa bekövetkezésének esélyét és bekövetkezése esetén a kártételt minimálisra csökkentsük. Minden katasztrófaesemény három fázisra bontható: a megelőző szakaszra, a katasztrófa bekövetkezésére és a helyreállítás szakaszára. A katasztrófatervnek mindhárom szakaszra pontos iránymutatást kell tartalmaznia. A terv készítése optimális esetben a kockázatbecslés megállapításain alapszik, amennyiben nincs ilyen terv, akkor első lépésként a kockázati tényezők azonosítását kell elvégezni. Mivel a katasztrófaterv a levéltári épületre vonatkozik, beleértve a gyűjteményt, a berendezést, az eszközöket és a dolgozókat is, sokféle szempontot kell figyelembe venni, és elkészítése sokrétű szaktudást igényel, ezért azt mindenképpen egy szakértői csoportnak kell kidolgoznia. A terv sok kis független, de egymással összefüggő résztervből áll össze, így biztosítható, hogy lehetőleg minden eshetőségre felkészüljön az intézmény. A katasztrófát megelőző szakaszra vonatkozóan a terv megelőző intézkedéseket és felkészülést tartalmaz. A megelőző intézkedések közé sorolhatók az épület működtetésére és karbantartására vonatkozó utasítások, valamint a feltárt kockázati tényezők megszüntetésére irányuló intézkedések (például a tűzoltó rendszer rendszeres ellenőrzése vagy egy régi, rossz állapotú vízvezetékcső kicserélése). A felkészülési terv biztosítja azt, hogy az azonosított katasztrófahelyzetet kezelni lehessen, arra megfelelően reagáljanak az intézmény dolgozói. Idesorolható a mentéshez szükséges eszközök beszerzése és állapotuk folyamatos ellenőrzése, valamint a munkatársak kiképzése arra, hogy különböző vészhelyzetekben hatékonyan tudják menteni a levéltári anyagot (tudják, hogy milyen sorrendben és milyen módon kell menekíteni az iratokat egy adott raktárból, ismerjék a védőeszközök tárolási helyét és használati módját, stb.). A katasztrófa bekövetkeztekor a mentés, a kárelhárítás a feladat. Ennek hatékonysága a felkészülési terv alaposságán és a dolgozók megfelelő képzésén, gyakorlottságán múlik. A katasztrófa után a károsodott levéltári anyag helyreállítását kell elvégezni. Erre a legnehezebb felkészülni, hiszen nagyon sokféle vészhelyzet alakulhat ki, és ennek megfelelően sokféle károsodás keletkezhet, amelyeket nem lehet előre felmérni. A tapasztalat azt mutatja, hogy a levéltárakban és a könyvtárakban a víz a leggyakoribb károsító tényező. Bár ennek forrása sokféle lehet, az árvíztől a beázáson vagy csőtörésen keresztül egészen a tűz oltásakor használt vízig, az eredmény minden esetben azonos. Erre az eshetőségre mindenképpen fel kell készülni. A megelőző intézkedések, a felkészülés, a mentés és a helyreállítás tervezésekor egyaránt figyelembe kell venni a levéltár minden területét, szegmensét, amely egy katasztrófaesemény során károsodhat:
