Levéltári kézikönyv (Budapest, 2009)

6. Állományvédelem és reprográfia

584 ■ 6. Állományvédelem és reprográfia

♦ a személyek (intézményi dolgozók, kutatók, látogatók),

♦ a levéltári gyűjtemény (idesoroljuk a levéltár működéséhez szükséges dokumentumokat is),

♦ berendezések, eszközök (klímaberendezés, fontos adatbázisokat, jegyzékeket tartalmazó számítógépek, illetve winchesterek, egyéb elektromos berendezések stb.).

A katasztrófaterv elkészítésének lépései az alábbiak.

♦ Kockázatbecslés

A kockázatbecslés során a levéltári anyagra és az épületre (annak minden berendezését, eszközét és a dolgozókat is beleértve) a legnagyobb veszélyt jelentő kockázati tényezőket kell megállapítani (lásd a 6.3.5. pontot). A katasztrófaterv elkészítésekor különösen fontos azokra a kockázati tényezőkre figyelni, amelyek többnyire ritkán, kis valószínűséggel fordulnak elő, de akkor nagy kárt okoznak a gyűjteményben, sőt akár a levéltár épületében is. Ilyenek például a tűz, a földrengés és az árvíz. Ezek egy részére fel lehet készülni, és a bekövetkezés esélye megfelelő karbantartással, intézkedésekkel csökkenthető (például tűz). Másokra nem lehet igazán felkészülni, csak az általuk okozott kár mértékét tudjuk csökkenteni a gondosan kidolgozott és begyakorolt mentési terv segítségével.

■ Megelőző intézkedési és felkészülési szabályzatok felülvizsgálata

Idesorolhatók az intézményben rögzített (és alkalmazott) biztonsági és tűzbiztonsági előírások, takarítási és karbantartási gyakorlat, a raktári tárolás rendje vagy a menekítési terv. Meg kell jegyezni, hogy a menekítési terv nem azonos a katasztrófatervvel. A menekítési terv tartalmazza, hogy melyek a levéltár gyűjteményének a legértékesebb darabjai, és ezeket kinek, hogyan és hova kell menekíteni egy katasztrófa fenyegetésekor vagy bekövetkeztekor. Ezek azok az iratok, amelyeket elsőként kell kimenteni a katasztrófa sújtotta területről és biztonságba helyezni. Fontos, hogy a menekítési terv tartalmazza a felelős személyek nevét, az iratok őrzési helyét és a mentés pontos menetrendjét. Elengedhetetlen, hogy a tervet a gyakorlatban ki is próbálják és begyakorolják a felelős személyek.

■ Javaslat kidolgozása a fenti szabályzatok fejlesztésére

A felkészülési terv fejlesztése és begyakorlása különösen fontos a nagy veszteséget okozó és/vagy nagy eséllyel bekövetkező katasztrófák esetében. A felkészüléshez tartozik:

♦ a kiemelten fontos gyűjteményrészek kijelölése és ezek mentési módjának meghatározása, begyakorlása;

♦ a mentés sorrendjének meghatározása, a prioritások megállapítása;

♦ a biztonságos átmeneti tárolóhelyek kijelölése;

♦ a védő- és mentőfelszerelés összeállítása;

♦ a megfelelő tűzvédelmi rendszer kialakítása és rendszeres karbantartása;

♦ a dolgozók felkészítése (elméletben és gyakorlatban) a mentési feladatokra különböző katasztrófahelyzetek esetére.