Levéltári kézikönyv (Budapest, 2009)

6. Állományvédelem és reprográfia

582 ■ 6. Állományvédelem és reprográfia

Az összegyűjtött információk alapján megállapítható, hogy mely kockázati tényezők előfordulása a legvalószínűbb, illetve melyek jelentenek komoly veszélyt a levéltári anyagra az adott intézményben vagy épületben. A kiértékelés során az alábbi kritériumok alapján lehet meghatározni a kockázati tényezők mértékét:

♦ Milyen hamar várható a kockázati tényező megjelenése? (1, 10, 100 éven belül?)

♦ Mekkora károsodás éri az érintett iratokat? (Például egy csőtöréskor az elázott iratokon mekkora információvesztés várható a tinta oldódása miatt.)

♦ A gyűjtemény mekkora része érintett? (Például a csőtöréskor hány doboz vagy csomó irat fog várhatóan elázni.)

♦ Mennyire fontosak az érintett iratok? (Az érintett iratok jelentőségét, értékét a prioritási rend alapján kell megállapítani - lásd a 6.3.4. pontot)

Mindezek alapján világossá válik, hogy melyek azok a kockázati tényezők, amelyek a legnagyobb veszélyt jelentik a gyűjteményre.

6.3.5.2. KOCKÁZATKEZELÉS

A kockázatkezelés azt jelenti, hogy megtervezik, milyen intézkedések, beruházások szükségesek a legveszélyesebb kockázati tényezők csökkentéséhez, esetleg megszüntetéséhez. Egy-egy intézkedéssel, beruházással sok esetben több káros tényező csökkenthető. (Például spalettáknak az ablakokra szerelésével nemcsak a természetes fény zárható ki a raktárból, de a meleg és a légszennyezés egy része is, továbbá biztonsági szempontból is jelent bizonyos védelmet.) A kockázatkezelési terv kidolgozása több szinten is történhet, meghatározható természetesen az optimális intézkedések köre, de a munka akkor lesz eredményes, ha reális és az adott körülmények között megvalósítható terv készül. A kockázatkezelés részét képezi egy konkrét költségkalkuláció és cselekvési terv, amely nemcsak a feladatokat, hanem a határidőket és a felelősöket is megnevezi. A terv része a költség-, illetve haszonelemzés, vagyis annak vizsgálata, hogy a tervezett intézkedések költsége milyen arányban áll a kockázat, illetve a várható károsodás mértékének csökkenésével. A kockázatkezelési terv mindig írásban készül, és a forrásteremtés alapjául szolgál.

A kockázatbecslés egy folyamat, amelynek fontos eleme a visszacsatolás, a meghozott intézkedések és beavatkozások eredményességének ellenőrzése. A levéltári gyűjtemény, a külső körülmények, a dolgozók köre folyamatosan változik, ezért a kockázatbecslést is rendszeresen, legalább ötévente meg kell ismételni. Ezáltal folyamatosan javítható a levéltári gyűjtemény környezete, csökkenthető a kockázati tényezők mennyisége és mértéke. A kockázati tényezők ismeretében lehet felkészülni az esetleges katasztrófákra, illetve veszélyhelyzetekre. A katasztrófaterv a felkészülés, a védekezés és a helyreállítás mikéntjét tárgyalja és felelőseit nevezi meg.