Levéltári kézikönyv (Budapest, 2009)
5. Levéltártan
522 ■ 5. Levéltártan zendő anyagok jelzetét kaphassák meg a tájékoztatás során. Különösen sok gondot okoz a kutatóknak a különféle korszakokban keletkezett jegyzőkönyvekben egy-egy keresett téma, személy vagy helység megtalálása, ugyanis ezekhez a legtöbbször nem készült korabeli mutató. Ezért készültek és készülnek folyamatosan regeszták, napirendi jegyzékek, például a vármegyei közgyűlési jegyzőkönyvekhez, a Fővárosi Tanács ülésjegyzőkönyveihez, a minisztertanácsi jegyzőkönyvekhez vagy az MSZMP központi vezető szervei üléseinek jegyzőkönyveihez. A könyvtári katalóguscédulákhoz hasonlóan a lajstromlapok és a regeszták is szolgálhatják a mutatóépítés alapját, ha több példányban készülnek. Azaz elvileg besorolhatók mindhárom mutatótípusba. A térkép- és tervtárhoz készült katalógusok, éppen a mutatókészítés érdekében, általában több példányban készülnek. Az egyik sorozat az iratanyag tárolási rendjében található, a másik a helynevek rendjében, további példány képezheti a szerzői névmutatót. A középkori oklevelek lajstromlapjai is úgy készülnek, hogy az őrzési renden kívül mutató is kialakítható legyen (évrendi mutató és kiadói mutató). A mutatókészítés nehézségei a nevek írásmódjánál és a tárgyszavak kijelölésénél jelentkeznek. Míg az első kérdést már a mutató készítésének megkezdése előtt tisztázni kell, akárcsak a lajstrom vagy regeszta készítésénél, addig a tárgyszavak kijelölése további odafigyelést és következetességet igényel. Az itt felvetődő probléma nem speciális, hanem ugyanaz, mint egy nyomtatásban megjelenő munka esetén. Mindössze az a különbség, hogy a levéltári iratok lajstromozásánál, regesz- tázásánál annak készítőjét sokszor befolyásolja az irat keletkezésének korában használt kifejezés, így a tárgyszavakat a lajstrom és regeszta megfogalmazásában nem mindig lehet aláhúzással, automatikusan kijelölni, hanem megfelelő szinonimát kell megadni helyette tárgyszóként. ■ Számítástechnika és levéltári segédletek Különösen figyelni kell a mutató rendszerű segédletek készítésére számítógép használata esetén. A gép a több szempontú visszakeresés biztosításával megsokszorozza a segédletek készítésébe fektetett energiát. Nemcsak azzal, hogy az őrzési rendben beírt lajstromokat és regesztákat vagy bármely segédletet évrendbe vagy levelezési anyag esetén betűrendbe és azon belül évrendbe tudja rendezni, hanem tárgyszókijelölés esetén ilyen rendszerbe is rendezni tudja az anyagot. Természetesen a rendezés mellett az adatbázisba rögzített adatok keresése, és ezzel a kutatás lehetősége is bővül, a kutatás hatékonysága megnő. Ugyanakkor a számítógép megnöveli a tárgyszavazó felelősségét, mert nem értékeli a nyelvi sokszínűséget. A modern technika tehát csak a kartonok mechanikus besorolásától, további rendben tartásától kímél meg, a mutató készítésének sokszor gyötrő és nehezen megoldható adatfelvételi problémájától nem. A korábban készült mutató rendszerű segédletek közül többet napjainkra már számítógépre vittek, illetve CD-n vagy DVD-n hozzáférhetőek. Az egyéb darabszintű levéltári segédletek módszertanát is gyökeresen megváltoztatta a számítógép. A feldolgozás célja olyan adatszerkezet létrehozása, amely a segédletből a több szempontú visszakeresés kívánalmainak megfelelő adatbázist alkot.
