Levéltári kézikönyv (Budapest, 2009)

5. Levéltártan

5.2. Az iratanyag feldolgozása ■ 503

A NKÖM-rendelet 34-42. §-ai alapján valamennyi hivatalos magyarországi levéltár „a levéltári anyag megfelelő dokumentálása és megőrzésének biztosítása érdekében” összesen 8-féle levéltári nyilvántartást köteles vezetni:

♦ törzskönyvi nyilvántartást

♦ gyarapodási naplót

♦ fogyatéki naplót

♦ letéti naplót

♦ fonddossziét

♦ raktári jegyzéket

♦ kölcsönzési naplót

♦ átmeneti naplót

Ezek közül az egész iratanyagra kiterjed a törzskönyvi nyilvántartás és a raktári jegyzék, valamint a fonddosszié. A többi csak bizonyos irategyütteseket, iratokat érint. A fonddosszié kivételével a többi nyilvántartás vezetésére - a hitelesség biztosítása céljából - általános szabályokat is megállapít a jogszabály. Mint említettük, a közlevéltárak számítógépen, egységes program alkalmazásával vezetik a nyilvántartásokat, és az így tárolt adatok biztonsági mentéséről és a bejegyzett változások naplózásáról gondoskodniuk kell. Manuálisan vezetett nyilvántartásokba az adatok bejegyzése és az azokban eszközölt változások átvezetése csak nem fakuló tintával vagy más megbízható technikával végezhető, a módosult adatot vagy szövegrészt nem szabad törölni vagy más módon olvashatatlanná tenni, továbbá az adatvagy szövegmódosítást az azt elvégző személy köteles aláírásával igazolni. Az elavult, újjal pótolt nyilvántartás megsemmisítése tilos, azt érvénytelenítés után is meg kell őrizni.

Ezek után tekintsük át az egyes nyilvántartásokat.

Legfontosabb a törzskönyvi nyilvántartás, amelyet az adott levéltár valamennyi fondjáról (beleértve a letéteket is) köteles vezetni. Adattartalma a következő:

♦ a fond törzsszáma, címe és évköre,

♦ a fond állagainak jelzete, címe és évköre,

♦ a fond, illetve az állag terjedelme iratfolyóméterben és a raktári egységek számában; darabszám szerint nyilvántartott iratanyag esetén darabszámban, nem papíralapú adathordozó esetén a jellegből adódó mértékegységben (például mikrofilmfelvételek esetén a felvételek számában, CD-ROM-ok esetén a lemezek darabszámában) megadva,

♦ a fond, illetve az állag helyrajzi jelzete (raktári helye),

♦ letét esetén a letéti szerződés ügyiratszáma és kelte, valamint a letevő által tett korlátozások lényegének rövid leírása,

♦ az adatokban történt változások bejegyzése.

Fontos szabály, hogy az új fondokat kialakításuk sorrendjében, a már nyilvántartásba vett fondok bármely törzskönyvi adatában a levéltári feldolgozás során vagy az iratátvételekkel és -átadásokkal bekövetkezett változásokat 15 napon belül kell bevezetni a törzskönyvi nyilvántartásba.

A levéltárba újonnan és véglegesen bekerülő iratok nyilvántartására szolgáló