Levéltári kézikönyv (Budapest, 2009)

5. Levéltártan

504 ■ 5. Levéltártan

gyarapodási napló az iratok beérkezésének sorrendjében, évente 1-gyel kezdődően sorszámozott tételekben a következő adatokat tartalmazza:

♦ sorszám,

♦ a beérkezés kelte,

♦ az átadó szerv vagy személy neve és postai címe,

♦ az átvétel jogcíme (vagyis az, hogy illetékességből, vásárlás, ajándékozás vagy csere útján került levéltárba a vonatkozó iratanyag),

♦ az átvett iratanyag megnevezése, évköre és mennyisége (folyóméterben, kivételesen darabszámban megadva), levéltári jelzete,

♦ az átvétellel kapcsolatos levéltári ügyirat iktatószáma.

A fogyatéki napló szolgál a levéltár állományából más levéltárnak vagy szervnek véglegesen kiadott, továbbá a kiselejtezett és a törzskönyvből kivezetett nem letéti levéltári anyag nyilvántartására. Adatai:

♦ sorszám (évente 1-gyel kezdődő),

♦ a kiadás kelte,

♦ a kiadás jogcíme,

♦ annak a szervnek a neve és postacíme, amelynek a levéltár az iratokat kiadta,

♦ a kiadott levéltári anyag törzsszáma,

♦ a kiadott anyag címe (megnevezése),

♦ a kiadott anyag évköre,

♦ a kiadott anyag terjedelme, mennyisége folyóméterben (kivételesen darabszámban),

♦ a vonatkozó levéltári ügyirat iktatószáma.

Külön nyilvántartása van a letéteknek, amelyek átvételét vagy kiadását nem szabad nyilvántartani a gyarapodási, illetve fogyatéki naplóban. A letéti napló adatainak első része tételesen megegyezik a fentebb ismertetett gyarapodási napló adataival, ezeken kívül tartalmazza még:

♦ a letéti szerződés lejártának időpontját,

♦ a letét visszaszolgáltatására vonatkozó feljegyzéseket.

Mindhárom napló típusú nyilvántartás esetében szabály, hogy a levéltár arra felhatalmazott munkatársa év végén lezárja, összesíti és aláírásával hitelesíti a naplókat. Számítógépes program alkalmazása esetén év végén a kinyomtatott (és természetesen megőrzendő) lapokon kell elvégezni a lezárást, összesítést és hitelesítést.

A levéltár az általa őrzött fondok (beleértve a letéteket is) anyagára vonatkozó valamennyi iratot a fondonként kialakított fonddossziéban köteles elhelyezni keletkezésük sorrendjében. Ezek az iratok a következők:

♦ a fond anyagában végzett levéltári feldolgozó munka eredményeként készült rendezési, selejtezési tervek, selejtezési jegyzőkönyvek és belső feljegyzések,

♦ a raktári jegyzékek, áttekintő raktári jegyzékek és ideiglenes raktári jegyzékek egy-egy hitelesített példánya,

♦ az irattárakból beszállított levéltári anyagra vonatkozó, korábban a szervdossziéban őrzött iratok és minden, az iratanyag levéltárba kerülésére vonatkozó irat másolata,

♦ az iratanyag fizikai állapotára, károsodására vonatkozó feljegyzések.