Levéltári kézikönyv (Budapest, 2009)

5. Levéltártan

5.2. Az iratanyag feldolgozása ■ 495

Az alábbiakban a selejtezési metódusok és szintek rövid áttekintését nyújtjuk.

♦ Általános selejtezés: olyan selejtezés, amely a selejtezésre kerülő anyag teljes egészére, minden vonatkozására kiterjed.

♦ Részleges selejtezés: olyan selejtezés, amely a selejtezésre kerülő iratanyag csak egy részére, néhány vonatkozására terjed ki.

♦ Durva selejtezés: csak formai jegyek alapján végrehajtott selejtezés.

♦ Mintavétel alapján történő selejtezés: a selejtezendő anyagból csak egy, az egészre utaló mintát őrzünk meg. A levéltáros akkor jár el körültekintően, különösen a fond-, állag- vagy tételszintű selejtezésnél, ha a kiselejtezendő iratanyagokból mintát tart vissza, annak érdekében, hogy a selejtezési eljárást az utókor számára is értékelhetővé tegye. A mintavételre számos módszer kínálkozik:

♦ mechanikus mintavétel

♦ ügykörjegyzék alapján történő mintavétel

♦ egyedi iratértékelés során végrehajtott mintavétel

Ezek közül akár többet is lehet kombinálni. A mintavétel kiválasztása függ a fennmaradt iratanyag forrásértékétől, regisztratúrájának állapotától (teljességétől, töredezettségétől, fizikai állapotától) is.

Mechanikus mintavétel esetében egy előre meghatározott hányadot kívánunk megőrizni, így például egy 10%-os minta visszatartásakor minden tizedik ügyet megőrzünk, függetlenül attól, hogy az adott ügy mennyire teljes vagy informatív. A mechanikus mintavételt lehet évenként is alkalmazni, amikor minden évből egy meghatározott mennyiségű iratot tartunk vissza. Nagyobb mennyiségű, egyébként jogszabályilag is teljes egészében selejtezhető iratok esetében célszerű a 10%-nál jóval kisebb hányadot megtartani. Mechanikus mintavételnél lehet formai szempontokat is követni, így például minden iratfajtából is vissza lehet tartani mechanikusan mintát (például minden kötettípusból, minden évből megőrzünk egy-egyet).

Az ügykörjegyzék alapján történő mintavételnél rendelkeznünk kell a selejtezendő iratanyag ügyköreit tartalmazó jegyzékkel, amelynek alapján meg lehet azokat az ügyköröket határozni, amelyek nem selejtezendők, hanem mintának maradnak.

Az egyedi iratértékelésnek akkor van helye és szerepe, amikor a selejtezés alá vont iratanyag gyűjtemény jellegű (gyűjteményes fond), vagy pedig a selejtezés alá vont iratanyag homogén, azokban nem különíthetők el ügykörök, illetve amikor az adott, meghatározott ügykörhöz tartozó iratanyagok történeti forrásértéke nem azonos.

■ A selejtezési terv elkészítése és a selejtezés lefolytatása

A selejtezési terv általában fond- vagy állagszinten készített belső szabályzat. Általában az alábbi fő szempontokat kell érvényesíteni:

♦ Meg kell határozni, hogy a selejtezés alá vont iratanyagból mit (ügykörök vagy irattípusok felsorolásával) kívánunk feltétlenül megtartani.

♦ A sok ballasztanyagot (tehát például duplumot, másodlatot, tértivevényeket stb.) tartalmazó iratok esetében elegendő feltüntetni a kiselejtezendő iratok körét.

♦ A legkörültekintőbb selejtezési tervnek az tekintendő, amely megjelöli a selejtezendő és a megtartandó iratokat is.