Levéltári kézikönyv (Budapest, 2009)

5. Levéltártan

496 ■ 5. Levéltártan

Amennyiben a levéltárban őrzött iratanyag regisztratúrájához rendelkezünk irattári tervvel, akkor az alapján készítjük el a selejtezési tervet (de nem kell szolgaian követni, iratértékelés során tekintettel kell lenni az irattári terv elfogadása óta eltelt időszakban felhalmozódott szakmai tapasztalatokra és a változó jogszabályi körülményekre).

A selejtezési tervben hasznosítani lehet az iratanyag tartalmát értékelő levéltári segédleteket (például alapleltár, áttekintő raktári jegyzék). Mindkét esetben támaszkodhatunk az irattári segédletekre (ha vannak), mert azok alapján ügykör- jegyzék segítségével elkülöníthető a selejtezni kívánt iratok köre.

A selejtezési ügykörjegyzéknek három alaptípusa van:

♦ A megtartani kívánt ügykörök felsorolása.

♦ A selejtezni kívánt ügykörök felsorolása.

♦ A megtartani és selejtezni kívánt ügykörök együttes felsorolása.

A selejtezési tervben fel kell tüntetni a selejtezésre vonatkozó legfontosabb adatokat, és le kell írni a selejtezés folyamatát.

♦ A selejtezés alá vont teljes iratanyag megnevezését, törzsszámát vagy jelzetét, évkörét és terjedelmét.

♦ A ténylegesen selejtezés alá vonandó iratanyag évkörét és terjedelmét.

♦ A selejtezés szintjét.

♦ Röviden ismertetni kell a selejtezés alá vont iratanyag felhalmozódásának történetét, irattári rendszerének alakulását és jelenlegi őrzési rendjét.

♦ Ki kell térni arra, hogy létezik-e jogszabály vagy szabály (irattári terv stb.) a selejtezendő iratok körének megállapítására.

♦ Ha van, akkor azt mennyiben kell követni, ha nem, akkor milyen indokokkal térünk el attól.

♦ Jogszabály, utasítás hiányában milyen selejtezési elvet kívánunk követni; részletezni kell a megtartandó és kiselejtezendő iratok tárgyát, jellegét vagy ügykör- jegyzékét.

♦ Ügyiraton belüli selejtezés esetén a megtartandó és kiselejtezendő irattípusok felsorolását.

♦ Le kell írni a selejtezés tényleges munkafázisait és a selejtezés belső ellenőrzésének rendjét.

Az elkészült selejtezési tervet először a levéltár felelős vezetője hagyja jóvá, majd felterjeszti a szakfelügyelet útján az illetékes szakminisztérium illetékes szervezeti egységéhez (jelenleg az Oktatási és Kulturális Minisztérium Közgyűjteményi Főosztálya). A szakfelügyelet vagy a minisztérium egyaránt észrevételezheti a selejtezési tervet, és kérheti annak megváltoztatását. A selejtezést megkezdeni csak a minisztériumi engedély birtokában lehetséges. A selejtezés lefolytatására is lehet bizottságot alakítani, azonban a selejtezés felügyeletére és ellenőrzésére kötelező a selejtezési bizottság felállítása (minimum három taggal). A selejtezés során mindig figyelembe kell venni a selejtezési tervben rögzítetteket. Amennyiben a munka során derül ki, hogy szükséges a selejtezési terv módosítása, akkor újfent le kell folytatni a fenti engedélyeztetési eljárást.