Levéltári kézikönyv (Budapest, 2009)

5. Levéltártan

5.2. Az iratanyag feldolgozása ■ 475

iratkezelésnek, amelyeket iktatószámokkal láttak el, és alapszámokba fogtak ösz- sze. A mai iratkezelésben egy-egy ügyirathoz papíralapú és elektronikus ügyiratdarabok egyaránt tartozhatnak.

■ Irat

Az 1995. évi levéltári törvény eredeti meghatározása alapján irat minden olyan szöveg, számadatsor, térkép, tervrajz és vázlat - a megjelentetés szándékával készült kéziratok kivételével -, amely valamely szerv működésével, illetve személy tevékenységével kapcsolatban bármilyen anyagon, alakban, bármely eszköz felhasználásával és bármely eljárással keletkezett. A levéltári törvény 2005. évi módosításának megfogalmazása szerint iratnak tekinthető valamely szerv működése vagy személy tevékenysége során keletkezett vagy hozzá érkezett, egy egységként kezelendő rögzített információ, adategyüttes, amely megjelenhet papíron, mikrofilmen, mágneses, elektronikus vagy bármilyen más adathordozón. Tartalma lehet szöveg, adat, grafikon, hang, kép, mozgókép vagy bármely más formában lévő információ, vagy ezek kombinációja.

A levéltári terminológia megkülönböztet egyes és egyedi iratot. Az egyes irat fogalma nem azonos a mindennapi szóhasználatban ismerttel. Vannak olyan egyes iratok, amelyek alakilag és tartalmilag egyaránt egy iratot jelentenek, de egy (egyes) iratot jelent például egy több kötetre rúgó napló. Más iratok viszont alakilag egy iratot jelenthetnek, tartalmilag azonban többet. Például egy másolati kötet vagy egy olyan középkori oklevél, amely egy vagy több irat átiratát tartalmazza, formailag szintén egy irat, tartalmi szempontból azonban több egyes (egyedi) iratot tartalmaz. (Egy oklevélben három korábbi irat másolata és az átíró irat összesen négy egyedi irat.) Ennek ellentéte az újkori ügykezelésben az ügyirat, amikor formailag több irat képez levéltári nyilvántartás szempontjából egy egyes iratot.

■ Rendezési alapok

A rendszerezési elveknek a fondok vagy annál magasabb szintű egységek kialakításánál van szerepük, a rendezési vagy tagolási alap pedig a tényleges rendezési munkában van segítségünkre. A rendszerezéshez általában több rendezési alapot választunk, azokat vegyesen alkalmazzuk. Egy közigazgatási szerv anyaga tagolódhat tárgyi alapon általános és titkos iratokra, az általános iratok iratfajta szerint iktatott iratokra és segédkönyvekre. Ugyanakkor az iratok rendezhetők szervezeti alapon ügyosztályok irataira, az ügyosztályok iratai időrendi alapon évekre, az évek iratai tárgyi alapon tételekre, a tételek számrendi alapon alapszámokra, azok pedig szintén számrendi alapon iktatószámokra és azok irataira. A legfontosabb rendezési alapok a következők:

♦ Történeti alap - érvényesítésénél a levéltári anyag történeti kialakulását veszik figyelembe (ezt a rendszerezést többnyire a fondoknál nagyobb levéltári egységekfondfőcsoportok/szekciók, fondcsoportok/levéltárak, kialakításánál érvényesítik).

A Magyar Országos Levéltár szekcióinak nagy részét ilyen alapon alakították ki.

♦ Funkcionális alap - érvényesítésénél az iratképző szerv vagy személy funkcióját, ha-