Levéltári kézikönyv (Budapest, 2009)
5. Levéltártan
476 ■ 5. Levéltártan táskörét, ügykörét veszik figyelembe (szervtipológiai alapnak is nevezik). Ezen az alapon történik általában a fondok, illetve állagok csoportosítása. Általában szerves fondok tagolásánál alkalmazzuk aszerint, hogy mik voltak a fondképző szervezet vagy személy fő funkciói, és hatásköre milyen nagyobb ügykörökre oszlott. ♦ Tárgyi alap - érvényesítésénél egyrészt nagyobb levéltári egységeket bontanak kisebb egységekre, másrészt kisebb egységeket vonnak össze nagyobbakba (a fondokat vagy állagokat tételekre bontják, és a tételeket nagyobb egységekbe, sorozatokba vonják össze). ♦ Területi alap - érvényesítésénél azt tekintik irányadónak, hogy a levéltári anyag milyen területtel van kapcsolatban, milyen területre vonatkozik (ezt a rendszerezést alkalmazzák például térképek esetében). ♦ Személyi alap - érvényesítésénél azokat a személyeket veszik figyelembe, akikre a levéltári anyag vonatkozik. Egy családi levéltáron belül például a missilis leveleket címzettek szerinti sorozatokra, azokat pedig az írók szerinti tételekre bonthatják. ♦ Irattípus szerinti alap - érvényesítésénél a levéltári anyag típusa az irányadó (például oklevél, jegyzőkönyv, térkép, tervrajz, fénykép, számadás stb.). A központi kormányhatóságoknál az iktatás bevezetéséig iratfajtai alapon alakították ki a jelentősebb irattári egységeket. ♦ Időrendi alap - érvényesítésénél a levéltári anyagnak a korát veszik figyelembe (bármely szintű levéltári egység kialakításánál érvényesíthetik). Ilyen alapon alakították ki a Magyar Országos Levéltár Mohács előtti és utáni szekcióit, például a Diplomatikai levéltár és az Újkori törzsanyag gyűjteményes fondjait. ♦ Numerikus alap - érvényesítésénél a levéltári anyag számát-számozását tekintik rendező elvnek. (Általában azonos szintű levéltári és raktári egységek rendszerezésénél és rendezésénél alkalmazott, a levéltári anyag vízszintes tagolásának alapja. Az egységeket sorszámokkal látják el, és aszerint őrzik.) Ezen az elven alapul az iktatószámok, a lajstromszámok, az alapszámok, a közigazgatási rendszámok, a csoportszámok rendszere, de numerikus alapon rendezik a számlákat, bizonylatokat stb. is a modern iratkezelésben. ♦ Betűrendi alap - érvényesítésénél a betűrendet veszik figyelembe (például a személyekre vonatkozó iratoknál). Levéltári egységek tagolásánál a betűrendi alapot úgy érvényesítik, hogy az egységek címéből kiemelnek egy nevet vagy vezérszót, és azok kezdőbetűjének, illetve betűinek ábécérendjében helyezik el egymás mellett az egységeket. Például gyámsági, személyi iratok a személynevek betűrendjében helyezkednek el, rendszerint úgy, hogy a személyre vonatkozó iratok együtt vannak. A településekre, földrajzi helyekre vonatkozó iratok (telekkönyvi, kataszteri, adózási) a földrajzi helynevek betűrendjében helyezkednek el. ■ Rendezési szintek A rendezési munka eredményeként létrejött levéltári iratanyag belső, szerkezeti tagolódása kétféle lehet: függőleges (vertikális) és vízszintes (horizontális). A függőleges tagolódással különböző szintű és nagyságrendű levéltári egységek (például fond,
