Levéltári kézikönyv (Budapest, 2009)
5. Levéltártan
474 • 5. Levéltártan tokát, az útlevél-kiállító hatóság és a jegyzői nyugdíjalap igazolóválasztmányának iratait. A törvényszék állagai az elnöki, a polgári peres iratok, illetve a büntetőperek iratai. Gazdasági szerv fondjában az önálló ügyintézői funkcióval rendelkező szervezeti egységek, például a közgyűlés, a különféle bizottságok, a választmány, illetőleg az egyes igazgatási, termelési, kereskedelmi és számviteli részlegek irategyüttesei. A modern iratoknál, ha központosított iratkezelés van, állagtalan fondot alakítunk ki, míg az osztottnál az egyes szervezeti egységek iratai jelentik az állagokat. * Sorozat Ha egy állagba sorolt iratanyag tovább tagolódik, akkor sorozatokról beszélünk. Sorozatok lehetnek például a testületi jegyzőkönyvek, az iktatott iratok vagy a hozzájuk tartozó segédkönyvek. A nem iktatott, tárgyi vagy más alapon rendezett iratok egyes fajtái (például különféle bizonylatok, számlák, nyilvántartások, kartotékok) szintén egy sorozatot alkotnak. A sorozatok tagolódhatnak formai alapon (például irattípus), utalhatnak szervezeti alapon az adott szervezetre vagy funkcióra (például ügykör), illetőleg tárgyi alapú rendezésnél a tárgyra. ■ Kútfő, tétel A kútfő a XVIII. század végétől a XIX. század közepéig az iratok tárgyi csoportjait jelentette, amelyen belül a tétel (positio) az iratnak a kútfőn belüli helyére utal. A polgári korban a tétel már a legkisebb közös tárgyú tárgyi levéltári egység volt. Az 1867 utáni egyes minisztériumok iratkezelésében a kútfő jelentése is megváltozott: már nem a legkisebb irattári vagy levéltári tárgyi egységet jelentette, hanem nagyobb, szervezeti alapon kialakított irategyüttest, valamely minisztérium egy, olykor több osztályának az iratait. Az ilyen kútfőt ma inkább állagnak vagy sorozatnak nevezzük. A mai iratkezelésben az iratképző szerveknél a tétel az irattári tervben meghatározott, azonos tételszám vagy ügykörszám (és selejtezési jel) alá tartozó, illetve irattári terv hiányában tárgyi vagy egyéb szempontból csoportosított iratok összessége, az iratképző szerv vagy személy ügykörének és szervezetének megfelelően kialakított, azonos őrzési idejű irattári egység, amelybe több egyedi ügy (ügy)iratai tartoznak. ■ Ügyirat Ügyirat a szerv rendeltetésszerű működése, illetve ügyintézése során keletkező irat, amely az adott ügy valamennyi ügyintézési fázisában keletkezett ügyiratdarabot tartalmazza. Más szempontból az ügyirat az adott szerv vagy személy valamely egyedi (egyetlen) tárgyú üggyel kapcsolatos iratainak az összessége. A magyar iratkezelésben a XVIII. század utolsó harmadában alakul ki az ügyirat, amelynek használata a későbbiek során elsősorban az igazgatási szervek iratkezelésében volt jellemző. Ügyiratdarab az ügyiratnak azon része, amely az ügyintézésnek egy fázisában keletkezett iratait tartalmazza. A több fázisban intézett ügyek egyes fázisaiban keletkezett iratok ilyen, ügyiraton belüli irategységeknek, ügyiratdaraboknak (ügydaraboknak) minősülnek. Jellegzetes egységei például az 1867 utáni minisztériumi
