Levéltári kézikönyv (Budapest, 2009)
5. Levéltártan
5.2. Az iratanyag feldolgozása ■ 473 dókhoz hasonlóan - lehet történeti, funkcionális, időrendi stb. A fondcsoport egy különleges fajtája a levéltár, a szó speciális értelmében: olyan felső szintű, nagyobb terjedelmű levéltári egység, amelynek fondjait szorosabb, szerves kapcsolat fűzi egybe. Levéltárat alkotnak például az egyazon családba vagy annak rokonságába tartozó személyek, az egyazon ágazatba vagy az annak élén álló hivatalnak, hatóságnak alárendeltségébe tartozó igazgatási szervek, illetve az egyazon gazdasági ágazatba tartozó gazdasági szervek fondjai. ■ Fond A rendszerezés és rendezés legfőbb alappillére a levéltári egységek közül a szervesen kialakult fond, amely egy természetes vagy jogi személy (például intézmény, vállalat) működése során létrejött és rendeltetésszerűen nála maradó iratok összességét jelenti. Ezt a kialakult irategyüttest nevezzük az illető szerv vagy személy irattári (levéltári) fonójának, más néven regisztratúra jellegű vagy szerves fonónak. Időbeli határait az egyes szervek megalakulásának és megszűnésének időpontjai jelzik, a létrehozó szervet fondképzőnek nevezzük, de értelemszerűen fondképző lehet egy- egy személy is. Fondok úgy is létrejöhetnek, hogy több szerv vagy személy különböző tárgyú iratait valamilyen szempont (korbeli, személyi, tárgyi, területi, formai stb. vonatkozás) alapján összevonjuk. Az így kialakított irategyütteseket gyűjtemény jellegű vagy szervetlen fondnak nevezzük. A gyűjtemény jellegű fond rendszerét és struktúráját a fondkialakító (általában a levéltáros) határozza meg. Gyűjteményen belüli állagokat azonos fondképzőtől származó levéltári anyagból vagy a különböző fond- képzőktől származó, azonos tárgyú (például szabályrendeletek) vagy azonos tárolási módot igénylő (például térképek) iratokból célszerű kialakítani. Tehát a fond a valamely szerv, illetve személy irattári anyagába való tartozás (a keletkezés [eredet] szerinti rendeltetésszerű hely, vagyis a proveniencia) vagy a korbeli, személyi, tárgyi, területi, formai stb. vonatkozás (vagyis a pertinencia) azonossága alapján összetartozó maradandó értékű iratok együttese. ■ Állag Az állag a fondon belüli legmagasabb szintű levéltári egység. Az állagok tárgyukat, jelzetrendszerüket és segédleteiket tekintve elkülönülnek egymástól. Csak olyan terjedelmesebb fondokat osztunk állagokra, amelyekben a fondképző szervezeti tagoltsága, funkcióinak és iratkezelésének megosztott volta következtében ilyen önálló részek létrehozása indokolt. Az állag iratanyagának egybetartozása és más állagoktól való határozott elkülönülése alapulhat a szervezetnek (a funkció vagy a tevékenység szervezeti keretének), a tárgynak (az iratok tárgyi összetartozásának) vagy a formának (az irattípusnak, a jelzeteltségnek, az irattári rendszernek vagy a segédletekkel való ellátottságnak) a sajátosságain. Az állagnak önálló jelleget adó tényezők tehát a szervezeti különállás, a tárgyi különállás, önálló iratkezelés, saját segédletek megléte és a nagyobb terjedelem. A vármegyék polgári kori alispáni fonójában például állagként kezeljük a közigazgatási, a kihágási, a közellátási ira
